Mötesprotokoll/Protokoll 2020-10-10

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 11 oktober 2020 kl. 19.04 (CEST)
Justerare JONSSSVE (diskussion) 11 oktober 2020 kl. 16.16 (CEST)


Tid
Lördag 10 oktober 2020 klockan 10.00–13.00 via Google Meet.
Närvarande
Mattias Blomgren, Sofie Wennström, Sven-Erik Jonsson, Sofie Jansson, Göran Konstenius, Ylva Pettersson, Bengt Oberger (från kl. 10.50), André Costa (föredragande)
Frånvarande
Johanna Berg, Brit Stakston

Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Val av justerare

  • Sven-Erik Jonsson valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

Beslutsuppföljning

  • Genomförande av krishanteringsövning bör planeras in. Ansvariga: Verksamhetschef och ordförande.
    • 2017-05-27: Styrelsen diskuterade hur ett scenario skulle kunna simuleras. Mattias och John kontaktar övriga ordförande och verksamhetschefer och hör efter vilka erfarenheter som finns i andra föreningar.
    • 2017-09-10: Punkten kvarstår. Offentlig konst-frågan har under sommaren varit en form av krishantering.
    • 2018-01-20: Föreslogs att ta upp frågan framåt sommaren.
    • 2018-03-17: Punkten kvarstår.
    • 2018-04-15: Punkten kvarstår.
    • 2018-05-26: Punkten kvarstår.
    • 2018-09-22: Punkten kvarstår. Diskussion om krishantering har förts med WMF inför Wikimania.
    • 2018-10-21: Punkten kvarstår.
    • 2019-01-12: Punkten kvarstår.
    • 2019-03-16: Punkten kvarstår.
    • 2019-04-28: Kontakt med WMF:s krishanteringsteam inför Wikimania.
    • 2019-10-05: Punkten kvarstår. Följande krishanteringsåtgärder noterade:
      • Hjärt- & lungräddning i samband med Wikimania för volontärer.
      • Trust & safety team hos WMF i samband med Wikimania. Ett dokument, som kan användas framöver togs fram.
      • Inga övningar i teamet på kansliet har genomförts.
      • Sammanställning över kontaktuppgifter till anhöriga till anställda framtagen.
    • 2019-11-24: Punkten kvarstår.
    • 2020-01-11: Punkten kvarstår.
    • 2020-02-15: Arbetet har kommit igång i samband med material för volontärer och svar på frågor från lägerdeltagare.
    • 2020-05-31: Arbetet tas upp under kommande månader.
    • 2020-06-28: Arbetet kommer att startas.
    • 2020-08-20: Arbetet påbörjat.
    • 2020-09-17: Krisövning planeras inom ramen för Face2Face-arbetet. Kommer att kunna användas av samtliga anställda som har event.
    • 2020-10-10: Krisövning genomförd inom ramen för Face2Face-arbetet. Kommer att kunna användas av samtliga anställda som har event. (Punkten kan avföras från Beslutsuppföljning.)

Projekt/budget 2020

Budgetuppföljning

  • Prognos för kommande året.

Ledningsrapporter för projekt

  • Ledningsrapport 2020
  • Överlag: Majoriteten av målen förväntas att uppnås under året och projekten kunna genomföras som planerat. Covid-19 påverkar dock ett antal av dem negativt.
  • Röda markeringar: Det finns i dagsläget inga röda markeringar.
  • Orange markeringar:
    • T.1.1 Arbetet med massuppladdningar har pågått kontinuerligt men har fokuserat på olika specialfall och kommer att fokusera på förbättringar av tidigare uppladdningar med nyttjande av strukturerad data på Wikimedia Commons och sammanlänkning med Wikidata för ökad sökbarhet. Målet med 25 uppladdningar förväntas därför inte nås.
    • T.1.3 Antalet kurser förväntas bli något lägre än målet på 10 kurser. Detta då universitet var nedstängda och, då vårt utbildningsprogram höll på att återuppstarta med ny personal hade vi begränsad möjlighet till att interagera med nya och gamla samarbetspartners. Arbetet förväntas dock öka när universiteten öppnar upp i höst.
    • G.1.1 Det stöd vi har kunnat erbjuda till volontärer har varit begränsat och vi ser inte att målet kommer att kunna uppnås.
    • M.2 Deltagandet i internationella Wikimediaevenemang kommer inte att kunna uppnås på grund av Covid-19. Övriga delar bedöms kunna upprätthållas.

Rapportering från verksamhetschefen

  • Rapport hade skickats ut till styrelsen inför mötet. Styrelsen ställde frågor och André informerade om några av punkterna. Bland annat diskuterades trögheten i att få WMF:s säkerhetsgranskning av Wikispeech genomförd, vilket sågs som en risk för framtida programutveckling.
Ansökningar
  • FDC-ansökan för 2021 påbörjas.
  • Ansökan Crowdsourcing längs Sidenvägarna inskickad till Vinnovas utlysning Civic tech: Digitala tjänster för stärkt förtroende mellan medborgare och offentlig sektor på totalt 2 miljoner (1,4 miljoner kr för WMSE). Fokus på samlingar från andra länder som bör översättas och kontextualiseras och hur info kan återföras till GLAM-institutionerna. Besked 28 oktober, vi blev inbjudna till intervju hos Vinnova om projektet 8 oktober.
  • Ansökan Wikikartan - nygamla kartor med och för alla inskickad till Vinnovas utlysning Civic tech: Digitala tjänster för stärkt förtroende mellan medborgare och offentlig sektor på totalt 2 miljoner (1,5 miljoner kr för WMSE). Fokus på transkribering och rektifiering av historiska kartor. Besked 28 oktober, nästan helt säkert att denna inte blivit accepterad.
  • Ansökan inskickad till RAÄ:s utlysning Riksantikvarieämbetets FoU-anslag till centrala museer på totalt 1 miljoner (200-300 000 kr för WMSE). Ett projekt som fokuserar på internationellt interoperabla auktoriteter och vokabulärer för svenska museer. Ansökan sker tillsammans med Statens historiska museer och Nationalmuseum (som leder projektet). Besked januari 2021.
  • Möjlig finansiering för en accelerator från WMDE. Storlek okänd, men ett antal månaders arbete förväntas bekostas under 2021.
  • Diskussioner förs med tre olika projekt om att vi är med som underleverantör. En av dem har redan fått finansiering och vårt deltagande bedöms som mycket troligt. Vår involvering kan bli i upp till 3 år och innebära 200-300 000 kr. De andra två är pågående ansökningar där totalsumman kan komma att handla om ca. 300 000 kr.
  • Undersöker framtida uppdrag om att stödja Samsyn efter projektavslut. Ca. 100 000 kr över 3 år.
  • Vi deltar i en COST-ansökan om strukturerad data för scenkonst (LODEPA = Linked Open Data Ecosystem for the Performing Arts) för att sprida information om hur Wikidata kan användas.
  • Vi förbereder två ansökningar till Svenska Institutets utlysning Creative Force för såddfinansiering (100 000 kr per ansökan). Den första tittar på WikiGap-inspirerade skrivstugor med HBTQ-fokus i Ukraina. Den andra tittar på att ta fram utbildningsmoduler för nya skribenter i Uganda. Båda projekten sker tillsammans med UNFPA samt lokala partners på plats. Deadline januari 2021. Såddfinansiering är inte ett krav för att få fortsättningsprojekt (på upp till 1 miljon kr) men en stark rekommendation från SI.
  • Vi tittar på större ansökningar till Postkodstiftelsen samt Postkodlotteriets förmånstagare (gemensamt projekt med en av deras nuvarande förmånstagare) samt till Allmänna arvsfonden.
Viktiga händelser
  • Presenterade arbetet med Unescos OER-rekommendationer på SVERD:s höstmöte.
  • Projektet Fri musik på Wikipedia 2019 har fortsatt söka kontakter som kan genomföra nyinspelningar av fri musik.
  • Ett första utkast av Riktlinje för underhållsansvar för utvecklade verktyg och tjänster har publicerats.
  • Wiki Loves Monuments har avslutats, 2 000 bilder inkom.
  • Krisövning genomförd inom ramen för Face2Face-arbetet. Kommer att kunna användas av samtliga anställda som har event.
  • Insamlings- och medlemsvärvningskampanj (Face2Face) har startat och värvarna har genomgått alla träningsmoment, minst 250 samtal som informerar om oss har förts.
  • Genomförde en avstämning med Wikimedia Deutschland om Talresursinsamlaren samt Wikispeech.
  • Ytterligare ambassader har kontaktats angående fallstudier för WikiGap.
  • Slutrapporten för Wikipedia i biblioteken har publicerats.
  • Wikimedia Foundations Risk Assessment Tool (för Covid-19) har utvärderats och återkoppling har gjorts.
  • Vi deltog i Deloitte Impact day med 4 projektströmmar fokuserade på wikipedia.se, hur vi hanterar tillväxten om vi blir hub, kommunikation om våra projekt, operationalisering av volontär och utbildningsstrategier. En ström om att etablera nya typer av partnerskap ställdes sent in.
  • Påbörjat arbetet med att kartlägga utbildningsmoduler vi kan skapa i föreningen vilka sedan kan förpackas i kurspaket.
  • Svar inskickat på EU-kommissionens konsultation om digitalt kulturarv.
  • Första möte med sammankallande i arbetsgrupperna för Strategi 2025.
  • Autogiro har bekräftats fungera och värvarna har fått tillgång till utrustning för att därigenom kunna värva månadsgivare och nya medlemmar.
  • Vi har tagit fram ett utbildningsförslag för att träna Göteborgs museer för att de själva ska kunna genomföra massuppladdningar inför deras 400-års jubileum.
Kommande händelser
  • Översättningen av OER-rekommendationerna presenteras på en konferens.
  • Wikidatadagarna genomförs på KB.
  • Ytterligare möte med WMDE om framtida samarbeten genomförs.
  • Möte med WMCH och WMFR om framtida samarbete runt insamlingskampanjer.
  • Möjligheten att betala medlemsavgift och ge pengar kommuniceras.
  • Face2Face-insamlingskampanjen går igång på allvar och åtgärder för att öka intäkterna genomförs.
  • Sammanställa fallstudier över WikiGap.
  • Påbörja planeringen av WikiGap 2021.
  • Påbörja planering av 20-års jubileum.
  • Undersöker vår medverkan i Svenskarna och Internet 2021.
  • White paper om hur en Wikimediaförening kan bli en hubb skapas.
  • Krisplan vidareutvecklas.
  • Säkerhetsgranskningen av Wikispeech genomförs och reviderad projektplan skickas till PTS.
  • Wiki Loves Monuments juryarbetet inleds och vinnare kommuniceras.
  • Presenterar vårt arbete med biblioteksdata på Libris Användardag 2020.
  • De kommande volontärutbildningarna konkretiseras.

Strategiarbete

  • Status för arbetet med föreningens strategi för de kommande fyra åren. Diskuterades om ledamöterna fått inbjudan och material till de kommande mötena.

Wikipediadagen

  • André informerade om praktiska detaljer. WMF risk assessment genomförd och frågor har ställts och synpunkter har framförts till WMF om utvärderingen och hur den fungerar i svensk miljö.
  • Fastställande av motivering för Wikimediapriset 2020. Mottagare utsågs 2020-03-14 och tillkännagivande skall ske på Wikipediadagen. Vid dagens möte godkändes motiveringen av Wikimediapriset.

Wikipedias 20-årsfirande 2021

  • En plan för arrangemang vid Wikipedias 20-årsfirande i januari 2021 håller på att tas fram. För att möjliggöra planeringen behövde styrelsen, till följd av covid-19-situationen, ta principiell ställning till genomförande av fysiska möten.
  • Styrelsen beslöt:
    • att evenemanget för Wikipedias 20-årsfirande den 15 januari 2021 genomförs digitalt,
    • att genomföra ett fysiskt evenemang för strategigrupperna utomhus i Stockholm i slutet av maj, om förutsättningarna då tillåter.

Universal Code of Conduct

  • Styrelsen hade inte lämnat in något yttrande över Universal Code of Conduct.
  • Styrelsen diskuterade det amerikanska perspektivet i Universal Code of Conduct.

Kommande styrelsemöte

  • Nästa styrelsemöte är planerat till söndagen den 22 november på kontoret i Stockholm. Ett möte mellan styrelsen och kansliets personal efter Wikipediadagen på lördagen den 21 november har planerats. Med anledning av covid-19-situationen diskuterade styrelsen mötenas genomförande.
  • Styrelsen beslöt:
    • att inte hålla möte mellan styrelsen och kansliets personal i samband med Wikipediadagen den 21 november, utan genomföra det vid senare tillfälle, när omständigheterna så medger,
    • att hålla styrelsemötet den 22 november enligt plan, men med beredskap att ändra det till digitalt möte, om omständigheterna försämras.

Styrelseutbildningar

  • Sven-Erik hade skickat ut information om Grant Thorntons lunchseminarier. Sven-Erik, John och Mattias hade anmält sig till några.

Personalfrågor

  • André hade redogjort skriftligt för personalfrågor under punkten Rapportering från verksamhetschefen.

Övriga frågor

  • André tog upp frågan om en framtida finansiering/samarbete som kan ses som kontroversiell. Styrelsen diskuterade frågan, men såg inget hinder för det.

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.