Mötesprotokoll/Protokoll 2020-03-14

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande --Historiker (diskussion) 16 mars 2020 kl. 21.47 (CET)
Justeringsman --Dunkels (diskussion) 16 mars 2020 kl. 19.44 (CET)

Tid

Lördag 14 mars 2020 klockan 10.30–14.25 via Google Meet på grund av covid-19/coronavirus.

Närvarande

Mattias Blomgren, Sven-Erik Jonsson, Sofie Jansson, Elza Dunkels, Kristina Berg, Göran Konstenius, Ylva Pettersson (till kl. 13.30), Bengt Oberger, John Andersson (föredragande)

Frånvarande

Brit Stakston

Mötets öppnande

• Första halvtimmen ägnades åt genomläsning och kommentering av utskickade dokument.
• Mötet öppnades klockan 11.00.

Val av justeringsman

• Elza Dunkels valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• 2020-02-15
  • Inga anmärkningar togs upp.

Beslutsuppföljning

• Genomförande av krishanteringsövning bör planeras in. Ansvariga: Verksamhetschef och ordförande.
  • 2017-05-27: Styrelsen diskuterade hur ett scenario skulle kunna simuleras. Mattias och John kontaktar övriga ordförande och verksamhetschefer och hör efter vilka erfarenheter som finns i andra föreningar.
  • 2017-09-10: Punkten kvarstår. Offentlig konst-frågan har under sommaren varit en form av krishantering.
  • 2018-01-20: Föreslogs att ta upp frågan framåt sommaren.
  • 2018-03-17: Punkten kvarstår.
  • 2018-04-15: Punkten kvarstår.
  • 2018-05-26: Punkten kvarstår.
  • 2018-09-22: Punkten kvarstår. Diskussion om krishantering har förts med WMF inför Wikimania.
  • 2018-10-21: Punkten kvarstår.
  • 2019-01-12: Punkten kvarstår.
  • 2019-03-16: Punkten kvarstår.
  • 2019-04-28: Kontakt med WMF:s krishanteringsteam inför Wikimania.
  • 2019-10-05: Punkten kvarstår. Följande krishanteringsåtgärder noterade:
    • Hjärt- & lungräddning i samband med Wikimania för volontärer.
    • Trust & safety team hos WMF i samband med Wikimania. Ett dokument, som kan användas framöver togs fram.
    • Inga övningar i teamet på kansliet har genomförts.
    • Sammanställning över kontaktuppgifter till anhöriga till anställda framtagen.
  • 2019-11-24: Punkten kvarstår.
  • 2020-01-11: Punkten kvarstår.
  • 2020-02-15: Arbetet har kommit igång i samband med material för volontärer och svar på frågor från lägerdeltagare.
  • 2020-03-14: John redogjorde för hur de anställda har informerats om åtgärder som distansarbete, resor med privat bil eller taxi, samt förberedelser hemma i enlighet med MSB:s rekommendationer, i samband med utbrottet av covid-19/coronavirus. Kontoret är öde.

Från styrelsemötet 2019-04-28

• Styrelsen beslöt att John och Mattias tar fram en plan och prioritering för revidering av övriga policyer.

Projekt/budget 2020

Budgetuppföljning

• Prognos för kommande året.
  • Dokument kommer att skickas ut till styrelsen.

Ledningsrapporter för projekt

• Ledningsrapport 2020
  • Gicks inte igenom.

Rapportering från verksamhetschefen

• Rapport hade skickats ut till styrelsen i förväg. John förtydligade vissa punkter och besvarade frågor från styrelsen.

Hantering av situationen med spridningen av coronavirus

• Pandemin med covid-19/coronavirus påverkar föreningens verksamhet, exempelvis beträffande årsmöte, Wikipediadagen och andra arrangemang. Styrelsen diskuterade och fattade följande beslut:
  • John informerade att Wikimedia Foundations beslut inte innebär att det är förbjudet att deltaga i evenemang som andra ordnat. Naturligtvis skall personalens säkerhet beaktas och en veckoavstämning om läget görs inom kansliet.
  • Styrelsen beslöt att ställa in Wikipediadagen den 25 april 2020 och flytta den till senare tillfälle till hösten. Inget nytt datum fastställdes.
  • Styrelsen beslöt att årsmötet den 25 april kommer att hållas helt digitalt vid samma datum och tid (25 april), som framgått av utskickad kallelse. Som reservdatum och tid, i händelse av allvarliga teknikproblem, eller andra orsaker som utgör hinder för årsmötets genomförande, kommer det att genomföras helt digitalt tisdagen den 28 april klockan 19.00. Vidare information om detta kommer att skickas ut till medlemmarna senast fyra veckor före årsmötet.
  • Styrelsen beslöt att delegera till ordföranden att, efter samråd med verksamhetschefen, fatta beslut om eventuellt genomförande av årsmöte vid senare tidpunkt än den sista april, i det fall situationen med Covid-19/Coronavirus, eller de tekniska förutsättningarna, utgör ett allvarligt hinder för genomförande inom den stipulerade tiden.
  • Styrelsen beslöt att anta Direktiv och rekommendationer beträffande av WMSE och gemenskapen arrangerade skrivstugor.

Besluten om årsmötet och Wikipediadagen kan läsas på Beslut om genomförande av Wikimedia Sveriges årsmöte 2020 digitalt samt beslut om flyttande av Wikipediadagen 2020.

Wikipediadagen 2020

• Med anledning av den pågående spridningen av covid-19/coronavirus beslöt styrelsen att ställa in Wikipediadagen den 25 april och genomföra den vid senare tillfälle till hösten. Inget nytt datum fastställdes.
• Wikimediapriset 2020
  • Fyra nomineringar till Wikimediapriset 2020 hade inkommit. Styrelsen diskuterade de inkomna nomineringarna och utsåg årets mottagare, samt diskuterade motivering. Formuleringen av motiveringen kommer att finjusteras i fortsatt diskussion inom styrelsen. Tillkännagivande sker på Wikipediadagen.

Årsmöte 2020

• Årsmötet kommer att genomföras helt digitalt enligt beslut ovan.
• Se agenda: Årsmöte 2020
• Motioner: Inga motioner hade inkommit.
• Uppföljning av motioner från årsmöte 2019:
  • Motion 2018 om Delta i årsmöte på distans med uppföljning 2019. Styrelsen beslöt att lägga fram Wikimedia Sveriges stadgar och distansbaserade årsmötesbeslut för årsmötet.
  • Betalning via autogiro: John rapporterade status.
• Propositioner: Inga propositioner läggs fram.
• Medlemsavgift 2021: Styrelsen föreslår årsmötet besluta att fastställa medlemsavgiften till 100 kr för privatpersoner, 500 kr för stödmedlemskap och 5 000 kr för organisationsmedlemmar, vilket innebär en höjning av medlemsavgiften för organisationsmedlemskap från 1 000 kr. Styrelsen föreslår vidare att medlemsavgifter inbetalade i sista kvartalet skall gälla även nästkommande år.
• Styrelsen beslöt att godkänna Verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar 2021 och lägga fram dessa för årsmötet.
• Verksamhetsberättelse 2019: John rapporterade att arbetet med Impact report till Wikimedia Foundation pågår och den skall lämnas in senast den 31 mars. Delar av den kommer att översättas och ingå i verksamhetsberättelsen. Översyn av verksamhetsberättelsens struktur pågår.
• Underskrift av årsredovisning. Till följd av den pågående spridningen av covid-19/coronavirus och att dagens styrelsemöte därför hölls online, kommer underskriften av årsredovisningen att hanteras genom att skicka runt den till styrelsens medlemmar via post. Mattias kommer att upprätta en distributionslista, samt inleda distributionen.
• Valberedning: Tre av valberedningens ledamöter ställer inte upp till omval. Styrelsen diskuterade valberedningsledamöter och beslöt att nominera Kristina Berg och Elza Dunkels. Avstämningar skall ske med kandidater till den tredje ledamoten.

Policyer

• Lönepolicy. Förslag till lönepolicy hade tagits fram, vilken styrelsen var nöjd med. Styrelsen beslöt att låta John ta en runda med kansliet om den och att styrelsen därefter tar ett per capsulam-beslut.
• Integritetspolicy och volontärer. Förslag till komplettering av integritetspolicyn beträffande hantering av personuppgifter om volontärer hade tagits fram. Styrelsen beslöt att godkänna framtaget förslag, med undantag för föreslagen förändring av formuleringen "kön" till "könsidentitet", det vill säga styrelsen beslöt att nuvarande formulering "kön" behålls.

Wikimedias strategiarbete

• Stående punkt under 2020 angående Wikimedias strategiarbete.
  • John informerade från möte där strategin redigerades. Arbetet pågår fram till och med fredag.

Styrelseutbildningar

• Vid förra mötet diskuterades workshop om värde och värdeskapande för föreningen och att planera in denna efter konstituerande möte. Styrelsen beslöt att den planeras in till hösten.

Personalfrågor

• John informerade.
• Mattias informerade om förlängning av Johns anställningsavtal som verksamhetschef, vilket börjar gälla 2020-06-01. Avstämning har skett med verksamhetsrevisorn och information har tidigare skickats till styrelsen.

Övriga frågor

• Extra styrelsemöte hålls online tisdagen den 14 april 2020 klockan 20.00 i maximalt 1,5 timme.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.