Projekt:Offentligkonst.se 2015/Erfarenheter

Nedan följer insikter, och lite analys över kommunkontakterna under projektet. Data finns även tillgängligt här för den som är nyfiken.

Noterat

Det är värt att göra särskilt tydligt att brist på data inte (alltid) reflekterar bristande samarbetsvilja. Många kontakter är entusiastiska/samarbetsvilliga men saknar rätt verktyg

Det är ofta en initial förvirring över varför vi vill ha datat
Ofta hänvisning till en webbplats med beskrivande info snarare än strukturerad data. Eller en app där informationen enbart kan "upplevas".
Strukturerad information (om speciellt utomhuskonsten) saknas ofta, men reklam/broschyr finns
Det finns ibland en motvilja mot att lämna ut informationen då man ”förlorar redaktionell kontroll”
Ansvarig för innehåll saknar ofta kunskap om hur informationen faktiskt lagras/kan fås ut
Existerande system tillåter sällan export i strukturerade format (designade enbart för utskrift)
Kommunen känner ofta ett behov av att städa upp i informationen innan någon extern tittar på den
Existerande information finns men då ny inventering är planerad vill man ej lämna ut den (då man inte vill associeras med låg kvalité)
Kommunen skickar ett redaktionellt urval som man är stolt över snarare än all informationen
Ofta har det slutliga materialet sammanställts speciellt för vår förfrågan
Med enstaka undantag görs informationen aldrig tillgänglig på /psi utan finns enbart hos oss

Svarstid

Tid reflekterar inte de som aldrig svarat, ej har data, ej levererat data

Det är fortfarande väldigt dålig responstid för att få svar eller data från kommunerna. Detta är speciellt sorgligt då ett av kraven i Tryckfrihetslagen (som ligger till grund för PSI-direktivet) kräver att denna typen av ärende hanteras skyndsamt. Det enda utlåtande jag kunnat hitta är JO som gjorde det klart att "handläggningstider på två veckor vara osedvanligt lång tid."

För de kontakter som initierats under 2015 var snitt-/mediantiden 19/15 dagar för att få ett första svar. Variationen är dock stor med den snabbaste kommunen som svarade redan samma dag, en kommun som dröjt 71 dagar innan sitt första svar samt två kommuner som fortfarande inte svarat. För svar har jag här räknat allt som inte är av typen "jag är på semester" eller "jag har vidarebefordrat". Utöver att svar tagit lång tid har det i majoriteten av fallen krävts en eller flera påminnelser för att få ett första svar och oftast ännu fler för att få faktisk data.

Tittar man till de kommuner som faktiskt lyckats leverera data så ligger snittiden på ungefär 21/35 dagar efter det att första kontakt tagits. Tiden mellan det första svaret och faktisk data är dock betydligt lägre (16/0,5) vilket reflekterar att vissa kommuner väntar med att svara innan de sammanställt informationen. Även här finns det dock några riktiga utstickare där det tagit mer än ett halvår innan vi fått data. Siffrorna döljer även de kommuner som saknar data, eller aldrig lämnat någon data ofta med kommentarer i still med "återkom om något år". Siffrorna är även enbart för de kommuner där kontakt togs först 2015, tittar vi på de kommuner där kontakt togs tidigare kan vi snabbt komma upp på över ett år innan data levererats.

Vill man vara självkritisk kan man även se på hur lång tid det tar innan inkommen data integrerats i Offentligkonst.se. Snittiden på ungefär 18/5 dagar men även vi har nått dataset som tagit upp till tre månader att behandlas samt vissa som fortfarande inte integreras p.g.a. sin data-kvalité.

PSI eller inte

Under den senare delen av projektet experimenterade vi med två separata versioner av vårt kontakt-e-post. Ett som uttryckligen nämnde PSI-direktivet och ett som inte gjorde det. 56 kontakter togs med denna modell, 28 av var. Utskicken gjordes så att det för vart e-post av en typ skickades det ut ett av den andra typen till en annan kommun.

Vår tanke om att den initiala svarstiden skulle vara kortare i en kontakt som nämner PSI kunde inte styrkas av resultaten. Dock visar det sig att tiden innan data skickades sjönk med PSI-alternativet. Med så få försök är det dock svårt att avgöra om formuleringen var orsaken till detta. Det kan t.ex. noteras att utav de två kommuner som aldrig svarat fick båda PSI-alternativet. Eftersom efterföljande påminnelse e-post varierade i skrivning kan dessa även ha påverkat svarstider. För framtiden skulle det vara intressant att föra en särskild logg över antalet påminnelser (skilt från övrig kontakt) för att se vad som kan ha en positiv inverkan på detta.

Format

Textdokument (främst .pdf och .doc) är fortfarande de format som dominerar. Dessa varierar dock internt från broschyrer/prosa till inskannade tabeller eller tabelliknande lösningar.
Hänvisningar till webbplatsen som enda källa till data var fortfarande väldigt vanligt. I dessa fall fick vi ofta implementera egna lösningar för att få ut informationen på ett strukturerat format. Ironiskt är dock att det ofta går att få ut bättre och mer strukturerad data på detta sätt än från exempelvis xls-filer. Detta har även nästintill uteslutande varit den enda källan för koordinater från kommunerna.
Fysiska utskick förekommer fortfarande. Ofta handlar detta om information som kompletterar den digitala kommunen skickat men det finns även ett fall där vi fick 1 kg pappersutskrift.