Verksamhetsberättelse 2020/Story: Digitala evenemang och arbetssätt

Möjliggörande

2020

I denna Story berättar vi hur introducerade digitala förändringar till våra interna processer och möten till följd av covid-19, hur det blev och vad som kommer kunna användas efter pandemin.

Precis som många andra organisationer har Wikimedia Sverige tvingats att anamma helt digitala arbetssätt på grund av covid-19-pandemin. Vi hade visserligen påbörjat dessa förändringar innan pandemin, men den framväxande situationen gjorde det nödvändigt att påskynda några av dem. Vi fick även göra flera processer digitala trots att vi inte tidigare planerat att göra det.

Den största förändringar var att vårt årsmöte för första gången någonsin fick genomföras helt digitalt. Under tidigare år hade det varit möjligt att delta på mötet digitalt, men utan att kunna rösta. Årsmötet är ett centralt element i vår verksamhet och vi fick därför lägga mycket kraft på att allt skulle fungera korrekt. Såväl den analys som genomfördes innan mötet som planeringsdokumenten och efterhandsanalysen finns tillgängliga i ett återanvändbart format. I utvärderingen uppgav de allra flesta deltagarna att de var nöjda med mötets format och att det var ändamålsenligt. Många uppskattade att det digitala formatet gjorde det lättare att vara med på mötet. Å andra sidan gick man miste om den sociala delen av att mötas fysiskt. Det digitala formatet gjorde det dessutom möjligt att spela in mötet så att andra kunde se det efteråt, för transparensens skull.

Föreningens styrelsemöten är ett annat centralt element som har påverkats och genomförts helt digitalt. Mötena blev mer frekventa och kortare. För att bättre stödja det digitala formatet tog föreningens anställda fram fler stöddokument som delades med styrelsen innan mötet. En del av dessa kunde även tillgängliggöras offentligt, vilket möjliggör lättare insyn i organisationens arbetssätt och processer. Styrelsen har uppskattat det nya mötesformatet då det har gjort det möjligt för dem att arbeta effektivt under ett år som präglades av flera viktiga beslut. Samtidigt har den sociala aspekten uteblivit även här.

Andra digitala processer som vi fick påskynda var digital signering av dokument, som behövde både en rutin och en leverantör, och digital inlämning av kvitton för ersättning. Dessa två förändringar gjorde det möjligt att ha mindre personal på plats på kontoret, och de behöver inte åka dit lika ofta. Att slippa skicka dokument med post gör även att man inte behöver oroa sig för förseningar och andra med det förknippade risker; detta är särskilt viktigt när det gäller tidskänsliga styrelsedokument som tidigare fick skickas land och rike runt. Vi fortsätter att identifiera fler pappersberoende processer som kan förenklas med digitala verktyg.

Alla våra interna möten sker nuförtiden helt online. Vi har identifierat flera problem som tidigare endast påverkat de anställda som jobbar hemifrån på heltid, men inte den kontorsbaserade delen personalstyrkan. En del är tekniska, som dålig ljudkvalité, andra grundar sig i mötesstilar. Medarbetarna som jobbar på distans sedan innan pandemin har faktiskt påpekat att våra digitala möten fungerar mycket bättre och känns mer jämlika nu när alla deltar på lika villkor.

Under pandemin har vi både deltagit i och arrangerat digitala evenemang, workshops och konferenser. Rent formellt har dessa fungerat bra eller till och med bättre i ett digitalt format: enkel tillgång, resultaten kan spridas lättare och det framtagna materialet kan återanvändas mer smidigt. Det är däremot svårare att återskapa de mindre formella delar som hör varje konferens till, som mingeltillfällen och spontana diskussioner mellan programpunkter. Vi vill särskilt uppmärksamma två evenemang som vi arrangerat under året: Wikipedia-dagen 2020 och Wikipedias 20:e födelsedagsfirande, som, tillsammans med föreningens veckovisa fika, har försökt sig på att återskapa sociala aspekt av fysiska evenemang.

Det är viktigt att ha i bakhuvudet att flera av våra digitala förändringar kommer att ha integrerats i vårt arbetssätt när livet återkommit till det normala. Men när vi återigen kan träffas fysiskt måste vi vara försiktiga för att inte förlora de fördelar som digitala verktyg och processer har när det kommer till transparens, jämlikhet, tillgänglighet och återanvändbarhet.