Årsmöte 2024/Checklista

Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänkas på för att ordna ett årsmöte. "Årsmöte skall hållas årligen, innan april månads utgång." Skapa den här checklistan och bocka av punkterna där när de genomförts.

Före

Början av december

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Utse en ansvarig för anordnandet	Verksamhetschefen	Fixat!
Bestäm datum och ort	Styrelsen	Fixat!	27 april 2024 i Stockholm
Bestäm lokal matchande mot behovslistan	Eric	Fixat!	Norrsken House
Börja leta efter årsmötesordförande efter att detta är bestämt	Eric
Skapa en sida på wikin för årsmötet (med Mall:Pågår)	Axel	Fixat!
Skriva förslag på eventuella propositioner	Verksamhetschefen	Håller på...	Färdigställs på styrelsemötet 8 april.

Första styrelsemötet på året (under januari)

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Verksamhetsplan bör fastställas	Verksamhetschefen	Fixat!
Budget bör fastställas	Verksamhetschefen	Fixat!
Verksamhetsberättelse bör färdigställas	Verksamhetschefen	Fixat!
Årsredovisning bör färdigställas	Verksamhetschefen	Fixat!
Engelsk översättning av verksamhetsberättelse	Julia (praktikant) med stöd av Alicia	Fixat!
Inkomna motioner ska behandlas	Ordföranden	Fixat!	På styrelsemötet 17 mars.
Dubbelkolla protokollet från förra året om något särskilt ska göras inför detta årsmöte	Ordföranden	Fixat!	Hanteras på styrelsemötet 17 mars samt 8 april.

Åtta veckor innan

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Skriv kallelsen till årsmötet och, om den hålls i samband med årsmötet, Wikipediadagen. Skicka kallelsen för synpunkter och godkännande till styrelseordföranden, kassören och verksamhetschefen.	Organisationsassistenten (med stöd av kommunikatören)	Fixat!
Utannonsera på Bybrunnen att det är dags att nominera till Wikimediapriset (exempel från 2019 här).	Ordföranden	Fixat!
Besluta om bemanning på årsmötet	Verksamhetschef	Fixat!

Sex veckor innan

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Skicka ut kallelse till årsmötet till alla medlemmar. Kallelsen ska innehålla uppgifter om tid och plats för mötet, samt om möteshandlingar. Om Wikipediadagen hålls i samband med årsmötet, skicka även med information om den.	Organisationsassistenten (med stöd av kommunikatören)	Fixat!
Börja samordna resor.	Organisationsassistenten	Håller på...
Kontakta volontärer.	Eric

Fyra veckor innan

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Revisorerna ska senast fyra veckor före årsmötet av styrelsen få tillgång till samtliga handlingar som skall ligga till grund för revisionsberättelsen	Verksamhetschefen	Fixat!
Koordinera utskick kring Wikimediapriset, årsmötet och Wikipediadagen i sociala kanaler, blogginlägg samt bannrar på WMSE-wikin och eventuellt på wikipedia.se	Anna	Håller på...
Kontrollera de tekniska förutsättningarna i lokalen (mikrofoner, streaming och så vidare)	Organisationsassistenten	Håller på...

En vecka innan

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Påminn verksamhetsrevisorerna om revisionsberättelsen	Verksamhetschefen	Fixat!
Påminn valberedningen om förslag	Verksamhetschefen	Fixat!
Catering	Organisationsassistenten	Fixat!
Förslag till plats för träff efter årsmötet	Organisationsassistenten	Sker ej
Offentliggör adressen som det kommer att videostreamas ifrån	André
Förbered en utvärdering, så den är redo att skickas ut efter årsmötet	Eric
Förbered kommunikation runt årsmötet och Wikipediadagen, både under dagen och efter dagen	Anna
Gör ett körschema för dagen och håll ett möte med alla inblandade och gå igenom det	Verksamhetschefen	Fixat!

Dagen innan

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Säkerställ att medlemshanteringssystemet går att använda i lokalen för årsmötet	Organisationsassistenten	Fixat!
Skriva ut möteshandlingar till mötespresidiet och funktionärer	Organisationsassistenten	Håller på...
Färdigställa nödvändiga presentationer, kopiera alla dokument som kan behöva visas på projektorn på ett dator/usb-minne så att de finns snabb tillgänglig under årsmötet	Organisationsassistenten	Håller på...

Dagen för årsmötet

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Skylta till lokalen	Organisationsassistenten
Kontrollera logistiken (catering m.m.)	Organisationsassistenten
Gör en säkerhetsgenomgång	Ordförande
Medlemsregistrering	Organisationsassistenten
Placera ut give-aways och informationsmaterial	Organisationsassistenten
Rigga kamera för livestreamvideo	André
Städa upp i lokalen	Organisationsassistenten

Efter

Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänka på efter ett årsmöte.

Mötesprotokoll

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Få det justerat, först on-wiki, skicka sedan till organisationsassistenten för digital signatur	Organisationsassistenten
Skrivskydda protokollet	Organisationsassistenten
Skrivskydda alla sidor som lades till handlingarna under mötet	Organisationsassistenten

Uppdatera wiki-sidor och dokument

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Arkivera föregående års funktionärer	Organisationsassistenten
Uppdatera funktionärssidorna på andra språk: En, No, Pt, Ru, Fi	Organisationsassistenten
Uppdatera uppgifter på Funktionärer#Styrelse	Organisationsassistenten
Uppdatera eventuella tidigare funktionärer med tidigare	Organisationsassistenten
Skapa användarsidor med relevanta kvalifikationer för nya i styrelsen	Organisationsassistenten
Uppdatera dokumentet Uppgifter om styrelsen på Drive (Kontaktuppgifter för styrelsen [ÅR])	Organisationsassistenten
Om antalet ledamöter i styrelsen eller valberedningen har ändrats, uppdatera https://wikimedia.se/om-oss/	Organisationsassistenten
Vid behov uppdatera stadgarna, med länk till mötesprotokollet i sammanfattningsrutan	Verksamhetschefen
Kontrollera om tabellen behöver uppdateras http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_chapters	Organisationsassistenten
Kontrollera om tabellen behöver uppdateras https://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Gender_Gap_Observatory	Organisationsassistenten
Uppdatera Medlemsavgift (både i text och datat)	Organisationsassistenten	Fixat!	André åtgärdade då mallstrukturen påverkas.
Om avgiften har ändrats, uppdatera även samarbeta-med-oss samt Medlemskap/Zynatic/Manuella_utskick/Medlemskapsförnyelse samt i Zynatic	Organisationsassistenten		T363670
Uppdatera sidan Årsmöte	Organisationsassistenten

E-post och Google Workspace

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Skapa konto i Google Workspace (för alla nya förtroendevalda), inklusive sätta upp aviseringar	Sebastian
Uppdatera grupper för styrelsemedlemmar som börjat eller slutat. Det gäller grupperna "drivegrupp-styrelse" och "Kansli och styrelse (mejllista)"	Sebastian
Uppdatera vilka som får mail som går till valberedningenwikimedia.se	Sebastian
Uppdatera vilka som får mail som går till revisorerwikimedia.se	Sebastian
Uppdatera vilka som får mail som går till jobbwikimedia.se	Sebastian

Övrigt

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Betala ut reseersättningar	Organisationsassistenten
Lägg upp bilder på Wikimedia Commons	Organisationsassistenten
Beställ visitkort till nya styrelsemedlemmar	Organisationsassistenten
Protokoll med firmateckningsordning skall skickas ut till samtliga signerande firmatecknare (underskriven och vidimerad kopia)	Organisationsassistenten
Skicka ut utvärdering till deltagarna	Organisationsassistenten
Sammanställ resultatet av utvärderingen som skickades till deltagarna	Eric
Om medlemsavgiften har ändrats. Uppdatera i Zynatic (instruktion)	Organisationsassistenten
Mejla en kopia av årsmötesprotokollet, konstituerande, och firmateckningsordningen till Swedbank, Nordea, Svensk Insamlingskontroll (har stadgar ändrats ska även dessa skickas med)	Organisationsassistenten
Ta kreditupplysning på de nya styrelsemedlemmarna. Antingen gör WMSE detta själv 1. (via abonnemang) eller via Svensk Insamlingskontroll 2	Organisationsassistenten
1. Beställ Kreditupplysning via abonnemang	Organisationsassistenten
2. Beställ Kreditupplysning av Svensk Insamlingskontroll, antingen i samband med ansökan av förläning av giltighetstid för 90-konto, alternativt via ändringsblankett (kontakta dem för kompletterande frågor och pris för året)	Organisationsassistenten
Uppdatera https://wikimedia.se/om-oss/ med nya länkar till: Årsmötesprotokoll, Verksamhetsplan, Verksamhetsberättelse samt Årsredovisning	Organisationsassistenten
Be nya styrelsemedlemmar skriva under Deklaration beträffande möjlig intressekonflikt/möjligt jäv i mitt arbete i Wikimedia Sverige	Organisationsassistenten
Be nya styrelsemedlemmar presentera sig i ett blogginlägg	Organisationsassistenten
Skicka blommor och tackkort till styrelsemedlemmar och andra förtroendevalda som avgått	Organisationsassistenten
Uppdatera vilka som ingår i styrelsen i kursen "Om Wikimedia Sverige" på Wiki Learn	Josefine