Varannan vecka info om vad folk jobbar med (och vad som händer) samt om nyheter om tech (Sebastian), om gemenskapen (Axel) och om ansökningar (John) och varannan om saker relevanta för kansliets arbete (d.v.s. det som tidigare varit fokus för mötena)
Lägga till en månad i taget i förväg när möten ska ske (Axel lägger upp en struktur för januari)
Deadline för när det går att lägga till mötespunkter (Axel lägger till förslag)
Vecka 50, 11 december
Torsdagstrevligheter (Axel)
Teambuilding med personal.
Middag med personal.
Nextcloud (Sebastian)
Sebastian ger info om uppdatering.
Vecka 48, 27 november
Kaffe vid event (John)
Det är okej att ta kaffe från Goto10 för event i huset.
Användning av gemensam kalender (Sebastian)
Intern kalender nyttjas för större konferenser och aktiviteter där de flesta/alla i personalen deltar. För möten med några få i personalen så bjuds de in så att mötet läggs in i den egna kalendern.
Vecka 44, 30 oktober
Teambuilding, julbord (Axel)
Sker antingen i sista veckan av november eller de första två i december. Planen är att teambuildingen blir Escape Rooms och julbord. Frågor går till Axel.
Namnbyte på Veckomötet (Sara)
Veckomötet byter namn till Arbetsplatsträff (APT).
Roll som operativa chef (Sara)
När Sara och André inte är på plats tar Sven-Erik och Mattias över.
Vecka 42, 16 oktober
Praktikant nästa vecka (Evelina)
Kommer på onsdag för snabbt möte med teamet.
Jobbar heltid nästa vecka, men på distans.
Skicka material om det är något som skall kontrolläsas eller förbättras.
Förslag att kalla dessa veckomöten för "Arbetsplatsträff (APT)".
Information om rollen som skyddsombud inför att välja ny.
Information om arbetsmiljöenkäterna som gick ut igår.
André uppdaterade kort om rekryteringsprocess.
André informerade kort om överlämningar i och med föräldraledighet.
Vecka 39, 25 september
Uppdatering om styrelsemötet (John)
John går igenom protokollet och vad som beslutats och vad som innebär.
Uppdatering om anställningar (John)
John går igenom de pågående arbetet med anställningar.
Informationen om alla som sitter på Goto10 (Axel)
Axel presenterar om det evenemanget.
Vecka 38, 18 september
Uppdatering om anställningar (John)
Många relevanta ansökningar har kommit in för tjänsten Projektledare utbildning och lärande. Intervjuer sker under denna och nästa vecka. Även anställning runt Wikimania är aktuellt.
Tidplan för stressenkät (John)
Möte och utskick 1 oktober. 11 oktober deadline för att besvara. 18 oktober gruppdiskussion.
Diskuteras på styrelsemötet 22 oktober. Kommentera gärna innan om ni inte instämmer i något och gör eventuella språkliga förbättringar nu (det är ännu inte någon beslutad policy).
Handbok (John)
Kommer att skrivas under de närmsta månaderna. Fyll gärna på i dokumentet med frågor eller funderingar ni haft. Handboken är tänkt att inkludera det relevanta materialet som redan finns på wikin, samt uppkomna frågor.
Vecka 36, 4 september
Nextcloud (Sebastian)
Sebastian informerar om ny chatt, om Collabora och hur det fungerar vs. Google Docs.
Kan vara ett sätt att dela dokument med partners då Google Team Drives är klumpigt för detta. Det går att dela en mapp med ett lösenord till en partner.
Sebastian sätter upp workboard på Phabricator där vi kan rapportera buggar i Collabora när vi börjar testa.
Finns möjlighet att spara lösenord där. Sebastian fortsätter undersöka.
Tekniknytt (Sebastian)
CSS-mallar kommer nu.
Redigeringsavbrott på alla Wikimedias projekt kl. 14.00 UTC den 10 september och den 12 oktober. Pågår upp till en timme. Inga event eller redigeringar då.
Säkerhetsgenomgång (André)
Om hur enkäter säkras så att ingen kan se svar.
Om hur en incidentrapport ser ut.
Om att vi lägger upp ett exempel på utskick som mall för framtida incidenter.
Tvåfaktorautenticering aktiveras snart.
Vecka 35, 28 augusti
Sara informerar (Sara)
Planer har påbörjats. Mer info kommer.
Risk för inbrott (Axel)
Inbrott skedde på en av våningarna där en laptop stals av en som gick in.
Låsvajrar sätts på skrivborden så att det går att låsa fast laptops.
Axel tar kontakt med internetstiftelsen om rutiner för crowdworkingspaces.
Webbplatsen nere (André)
Serverproblem, uppdateringar sker.
Vecka 34, 21 augusti
Nextcloud (Sebastian)
Tekniknytt (Sebastian)
Uppdatering om papperskvitton, original eller kan man fota (John)
Vecka 33, 14 augusti
Uppdateringar om ansökningar (John)
John uppdaterar om hur det ser ut med ansökningarna.
Papperskvitton, original eller kan man fota (Alicia)
John dubbelkollar om hur det fungerar med Evelina och OPAD
Sara påminner om att mötet sker. John och Sara förbereder inför mötet. Även stressenkäten
Vecka 28, 10 juli
Nextcloud, ständigt denna (Sebastian)
Vecka 27, 3 juli
Rapport från ED-möte (John)
Om FDC-finansiering som kommer att förenklas.
Movement strategy och nya working groups.
Vad göra med gamla mobilerna? (John)
Försäkring och BOINC för de nya mobilerna
De nya mobilerna har inte någon försäkring via teleföretaget (Evelina 180628)
Alla lägger till serienummer i inventarielistan under dagen. Axel fixar försäkring för mobilerna under veckan.
Alla installerar BOINC på jobbtelefonerna. John sätter upp konto för föreningen och följer upp efter semestern.
due date i Phabricator (André)
André informerar om ny funktion för sluttid på Phabricator.
Dokumentera due date i våra riktlinjer efter sommaren.T198696
Om WMSE-mallar i GSuite (Sara)
Sara har satt upp mallar för föreningen med den nya loggan och layouten (till stor del baserat på WMF:s mallar). Det finns utrymme att skapa fler mallar för andra mer specialiserade presentationer, för kalkylark, för dokument m.m.
Uppsamling av frågor/surdegar för GSuite-migration (André)
Hur vi städar upp bland dokument i Drive som ägs av extern person, efter att ett projekt avslutats, behöver vi titta på.
Den externa kalendern saknas ännu och behöver sättas upp. Task finns. T197575
André tar en titt på team-kalendrar och ser hur det fungerar. T198697
Kolla om det kommer några jobbmail till er privata och meddela i så fall André.
Vecka 25, 19 juni
Nextcloud, ständigt denna (Sebastian)
Vecka 24, 12 juni
Sebastians arbetstid (Sebastian)
Sebastian uppdaterade.
Mobiler (Evelina)
Leveransen har kommit och en till router ska beställas ytterligare.
Underdomäner för G Suite-komponenter? (Sebastian)
Vi har möjlighet att ha en enklare adress till någon av komponenterna om vi har det behovet.
Nya mobiler kommer nästa vecka. Uppdatera nya serienummer i inventarielistan. Vid installationen kan man kolla av checklista för nyanställda om appar etc.
Nya Goolge-miljön
Uppdatering från Sebastian om ex administratörsrättigheter för vissa funktioner. Externa WMSE kalendern är den enda som inte finns i nya kalendern. Det går att exportera filter och regler från gamla mejlen till den nya.
Det går inte att dela hela mappar om den ligger i Team Drive.
Vecka 22, 29 maj
Synkningar i nya kalendern + annat i nya mejl-lösningen (Sara)
John tittar på massöverföring av kalendrar så att vi kan överge den gamla kalendern.
Arbetsmiljö (Sara)
Sara och John har genomgång på onsdag.
Uppdatering från styrelsemötet (John)
John uppdaterar om styrelsemötet.
Nya Drive (Sebastian)
Allt har förts över på den nya Drive.
Sebastian ger lite tips och trix.
Utvärderingspunkt läggs in i kalendern i juli för NextCloud vs. Drive för att se vad vi fortsätter med.
Tekniknytt (Sebastian)
Globala inställningar på MediaWiki-projekten är möjliga.
Vecka 21, 22 maj
Mailhantering efter GDPR (John & André)
Mailserver ska vara uppe på onsdag.
Experiment med ny lösning på torsdag-fredag.
Kan exportera mail från Gmail.
Föreningens OTRS påverkas troligtvis. Vi undersöker hur den kan hanteras.
Föreningen kommer att kunna se de mail som kommer till @wikimedia.se-adresserna för att kunna lämna ut personuppgifter om någon begär det. Vi undersöker hur vi kan hantera styrelsen och volontärernas mejladresser.
Nya riktlinjer för mailen kommer att publiceras under veckan.
Nextcloud som en del av GDPR (Sebastian)
Vi konsoliderar här våra system vilket är bra!
Struktur har satts upp på Nextcloud för migrering av dokument från Drive och Dropbox.
Taggar tillkommer så att de dokument vi har blir lite mer sökbara. Gör det enklare att koppla ihop ex. ekonomidokument och projektdokument.
Allt före 2017 kommer att föras över i bulk för enklare hantering. Kontroll för dokument i mapparna för 2017-2018 sker manuellt på torsdag eftermiddag.
Chatten (André)
Vi får titta på alternativ till Hangout nu när vi slutar använda Gmail. Lägg inte in några personuppgifter där! Den är dock inte prio innan 25 maj.
Tekniknytt (Sebastian)
Avancerad sökning finns nu att aktivera som Beta så att det inte krävs att minnas alla sökfunktioner. Ser användarvänligt och bra ut.
Interaktiva kartor finns nu som kallas Kartographer. Det går enkelt att lägga till via Visual Editor. Kan vara bra att veta om vid skrivstugor.
Finns möjlighet att lägga till kalender på wiki via en funktion som WMFR byggt.
Tidsrapportering för maj (John)
Måndag den 28 maj behöver alla logga sin tid fram ända till och med sista maj så att lönerna kan köras innan ledighet. Om något blir fel de sista dagarna kan det justeras i juni.
Mobiler (Evelina)
Mobilabonnemangen tar slut i juni så nya avtal behöver fattas.
Evelina skickar ut info om de kriterier vi har på telefonerna. Komplettera om ni kommer på ytterligare reella behov.
Påminnelse om att uppdatera växelappen med era ledigheter innan ni går på semester.
Vecka 20, 15 maj
Flytt av mötesdag till tisdag (John)
Vi har mindre praktiska punkter och mer infopunkter.
Tisdag förmiddag kan de flesta. Axel ändrar rumsbokningarna.
Wikimania-uppdatering (ansvarsfördelning, ekonomi m.m.) (John)
John informerar om en del logistiskt arbete som skett och vad kansliet behöver jobba på i närtid.
John informerar om projektansökningar som gått igenom, vilka som inte gått igenom och vilka som ännu är ute. Info om nuvarande kostnadstäckning för 2018 samt 2019 ser bra ut redan nu.
Dokumentflytt (John, André, Sebastian)
Planering på onsdag och övriga teamet ges info därefter hur strukturen ser ut. Överflytt sker innan 25 maj.
Roll-up ha kommit (Axel)
Göteborg får en ny snygg roll-up om de vill.
Vecka 19, 7 maj
Signaturer för GDPR och Opad (André)
André samlar in signaturer för Samtyckesavtal och personallista
Mötesrum (Axel)
Axel informerar om Wide
Arbetsmiljö (Sara)
Sara meddelar om Arbetsmiljörondsom kommer inom de närmaste veckorna.
Skicka tips och tankar inför denna till Sara
Diskussion om vissa oklarheter kring de nya lokalerna
GDPR kommer - vad innebär det för de anställda (André)
Kort diskussion
Vecka 15, 9 april
Nextcloud, fjärde gången gillt (Sebastian)
Sebastian förevisar Nextcloud och de funktioner som finns där.
Frågor:
Går det att radera chatthistoriken?
Går det att redigera dokumenten samtidigt?
Diskussioner om flytt av dokument. John/Sebastian/André sätter upp ett förslag på struktur på mapparna som sedan diskuteras i grupp. Därefter successiv överflyttning av material.
Viktigt att kolla dokument om personuppgifter och tagga upp dem med tagg: "Personuppgift" (eller liknande) och "ÅR". Instruktioner kommer att skrivas ihop.
Sebastian sätter upp task på Phabricator för sidor på wikin att uppdatera när vi väl beslutat om vilka funktioner vi aktiverat.
Prao (Axel)
Dokument med Axels uppgifter finns att bidra till.
Årsmöte/Wikipedia-dagen (John, Sara, Axel)
Axel informerar om det logistiska.
Cliff hanger från Sara och Evelina
För dagen har vi 251 medlemmar!
Vecka 13, 26 mars
Adobe Creative Cloud har sagts upp (Evelina)
Vecka 12, 21 mars
Nextcloud (Sebastian)
Vecka 11, 12 mars
Uppackning/kansli
Fel namn på skylten (Wikimedia istället för Wikimedia Sverige)
Det vita skåpet blir vårt gemensamma kontorsskåp
Skaffa pump för bollarna
Öppna frågor:
Var ställa de två sista skärmarna?
Var ha Johns och Evelinas fack för papper?
Ytterligare fast plats möjlig?
Hur aktiverar vi färgskrivaren i nätverket?
Bättre förvaringshyllor i förrådet?
Får vi ett till skåp till vid de fasta platserna?
Styrelsemöte (John)
Kolla upp vart lunch ska ätas.
Sociala aktiviteterna nu när Elza inte är här.
Vecka 10, 6 mars
Wikimania 2019
John uppdaterar anställda om vad som är på gång.
Vecka 8, 19 februari
Nextcloud (Sebastian)
Kontor v. 9 (Sebastian)
Vecka 7, 13 februari
Tidsregistreringsrutin (André)
André har satt upp en lista (kalkylark) för att underlätta tidsregistreringen.
Wikimania 2019 (John)
John och André informerar om möte med WMF och kommande steg.
Ansökningsstatus (John)
John informerar om nuvarande status på ansökningar.
Flyttuppdatering (Axel)
Flera flyttfirmor kontaktade och de återkommer med offerter under veckan. Planerad tömning av kontoret är 23 februari.
Privata grejer kan med fördel packas ihop till på torsdag då vi flyttar en del grejer till Goto10.
För de som vill ha grejer från kontoret behöver de komma och hämta grejerna innan 23 februari.
Nextcloud (Sebastian)
Sebastian visar framtiden!
Vecka 6, 5 februari
Kommunikationsinsatser nästa vecka (John)
John informerar om kommande kommunikationsinsatser.
Flyttförberedelser (Axel)
Genomgång av material i stort sett färdigt.
Axel kollar upp flyttfirma och förråd på måndag.
8 uppsättningar behålls och magasineras. Resten ges bort.
Larmgenomgång och frukost på torsdag på Goto10.
Axel planerar in en första flyttomgång på torsdag/fredag.
Global metrics (Axel)
Nya mallen behöver ännu uppdateras baserat på feedback från WMF. Ta tillsvidare noggranna anteckningar om vilka som deltar i era evenemang.
Upplägg på Wikipedia-dagen (John)
John presenterar förslag på upplägg på kallelse.
Första utkast på presentationspunkter sätts ihop under veckan.
André presenterade den nya mallen. Den hyllades. Axel förbereder den för Visual Editor.
Årsmöte och Wikipedia-dagen (John)
Wikipedia-dagen diskuterades och förslaget från styrelsemötet om Wikin och demokratin som tema stöddes.
Ansökningar (John)
John presenterade vilka ansökningar som skickats in, samt vilka som är på gång i närtid. Hur projekten kommer att behöva placeras i tid (beroende på reglerna runt försumbart stöd) diskuterades också.
André presenterade den nya mallen för Global Metrics och vilka mätetal som skall inkluderas där diskuterades. Beslut togs om att kategorisera bilder som laddas upp under föreningens programmatiska aktiviteter.
Vecka 2, 8 januari
GOTO10 (Axel)
Inventering
John & Evelina: Papper
Sara & André: Broschyrer
Axel & Sebastian: Teknikpool
Sker troligtvis i början av februari
Inpassering
Genomgång av hur inpassering sker ges när vi anmäler oss som medlemmar.
