Mötesprotokoll/Protokoll 2015-11-21

Från Wikimedia
Hoppa till: navigering, sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande --Historiker (diskussion) 23 november 2015 kl. 20.00 (CET)
Justeringsman --Prolineserver (diskussion) 22 november 2015 kl. 19.20 (CET)


Tid
Lördag 21 november 2015 klockan 10.30-17.00 på kontoret.
Närvarande
Mattias Blomgren, Maria Arneng, Kristina Berg, Holger Motzkau, Bengt Oberger, Karin Åström Iko (t.o.m. klockan 15.10, punkt Styrdokument för jämställdhet och mångfald), Jan Ainali (föredragande)
Frånvarande
Brit Stakston, Ylva Pettersson

INLEDNING

Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Val av justeringsman

  • Holger Motzkau valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2014-06-15
  • Jan fick i uppdrag att se över backup-rutiner avseende elektroniska dokument inför framtiden.
    • 2014-08-24: Kansliet har undersökt möjligheterna med att köpa tjänst eller egen server. Kansliet sätter upp en kravspecifikation så kontrollerar Holger om det kan lösas på Glesys och FS-data.
    • 2014-09-20 Kravspec för backuprutiner har ej tagits fram än, planerat till efter FDC-ansökan.
    • 2014-10-13 Arbete för genomgång av hela IT-miljön påbörjad.
    • 2014-11-08: Pågår, möte ska planeras in med Holger och André.
    • 2014-12-08: En funktionell specifikation har tagits fram. En backupstrategi har påbörjats. Kravspecifikation på Cloudminne och dess organisation behöver tas fram.
    • 2015-01-23: Jan tar kontakt med Andreas för att sätta upp server för Drupal/CiviCRM med mailserver. Holger har uppdaterat till ny version av Drupal. Vi har nu tvåstegsverifiering. Mål är att detta är klart till nästa styrelsemöte.
    • 2015-02-23: Jan har haft kontakt med Andreas och en diskussion pågår nu mellan Holger och Andreas. Jan kontrollerar om någon kan sponsra med server.
    • 2015-03-22: Diskussion om teknisk specifikation pågår.
    • 2015-04-18: Tekniska specifikationen framtagen, diskussion med leverantör pågår, det ser positivt ut med sponsring.
    • 2015-05-23: Överens med leverantör, avtal skall skrivas och pressrelease publiceras. Tillgång till server beräknas kunna ske i nästa vecka.
    • 2015-08-23: Avtal skrivet. Server uppe! Frågan om backup-rutiner kvarstår.
    • 2015-09-19: Detta samordnas med dokumentplanen i oktober.
    • 2015-11-21: Inte klart då dokumentationsplanen inte är klar.
      • Styrelsen beslöt att ge Jan i uppdrag att kontakta Andreas angående etablering av OwnCloud på egen server, samt på sikt teckna avtal för underhåll av servermiljö.
Från styrelsemötet 2015-03-22
  • Styrelsen gav Jan i uppdrag att dra igång arbetet med att ansöka om 90-konto.
    • 2015-04-18: Arbete pågår.
    • 2015-05-23: Arbete pågår.
    • 2015-08-23: Avvaktar ansökan till Postkodlotteriet.
    • 2015-09-19: Svar på ansökan till Postkodlotteriet förväntas i november.
    • 2015-11-21: Positivt svar, förhandling om projektbidragets storlek inleds.
Från styrelsemötet 2015-08-23
  • Styrelsen beslöt att ta fram en finansieringspolicy för att visa på hur föreningen förhåller sig till olika typer av finansiärer, såväl offentliga som privata. Den skall även omfatta sponsring och eventuella logotyper på webbplatsen, samt konsultkostnader inom projekten. Det uppdrogs åt Mattias att ta fram ett utkast, som styrelsen fattar beslut om under hösten.
    • 2015-09-19: Avvaktar till kommande möte.
    • 2015-11-21: Se beslutspunkt Finansieringspolicy nedan.
  • Styrelsen beslöt att uppdra åt Jan att ta fram en dokumentplan inspirerad av exemplet och anpassad för föreningens verksamhet, senast till oktober. Karin kan utgöra bollplank.
    • Framtagande av systemdokumentation görs i ett följande steg, senast i december.
      • 2015-09-19: Skall vara klart till decembermötet.

Rapportering från verksamhetschefen

  • Utskick till tidigare donatorer.
    • Får ej nämna medlemskap längre, men vi får skicka mejl. Det bör därför skapas en bra landningssida med enkel information.
    • Styrelsen uppdrog åt Jan att förbereda julutskick och julgåvobrev.
  • Resor Q3 redovisades. Slutsatsen var att det gjorts fler resor, men genomsnittskostnaden är ungefär densamma som 2014.
  • Inbjudna till hearing om Open Access på Rosenbad.

Genomgång av checklistor

  • Checklistor 2015
    • Jan rapporterade. Listorna fr.o.m. juli är inte klara, men det ligger i högsta prioritet att ekonomiadministratören hanterar detta självständigt.

Rensningsrutiner

Projekt/budget 2015

Budgetuppföljning

Ledningsrapporter för projekt

Personalfrågor

  • Rekrytering av verksamhetschef.
    • HR-utskottets ledamöter informerade om de genomförda intervjuerna och de olika kandidaterna.
    • Styrelsen diskuterade vad val av respektive kandidat skulle innebära för föreningens framtida utveckling och inriktning.
    • Information om kontakt med Idea beträffande chefsavtal lämnades.
    • Styrelsen beslöt att uppdatera Föreningens arbete för att förtydliga verksamhetschefens arbetsgivaransvar.
    • Information kommer att lämnas till berört fackförbund. Bengt kontaktar Idea för att klarlägga om det enbart är Unionen som är berörda enligt kollektivavtalet.

Styrdokument för jämställdhet och mångfald

  • Beslut om Styrdokument för jämställdhet och mångfald.
    • Styrelsen konstaterade att Personalpolicyn behöver uppdateras beträffande personalens kompetensutveckling. Uppdatering görs vid kommande möte.
    • Styrelsen beslöt att uppdatera Personalpolicyn.
    • Styrelsen beslöt att uppdatera Riktlinjer för trevliga möten, samt bytte namn på den till Riktlinjer för inkluderande möten.
    • Styrelsen gav Mattias i uppdrag att färdigställa "Policy för en mångfald av perspektiv" till nästa styrelsemöte, samt bryta ut handlingsplanen ur policyn.

Stadgerevision

  • Styrelsen beslöt att initiera en revidering av stadgarna inför årsmötet 2016 genom diskussion på wikin. De punkter som skulle kunna behöva ses över är antagande av budget och fastställande av verksamhetsplan, som av praktiska skäl åvilar styrelsen snarare än årsmötet.

Skatteregler

  • Holger informerade om diverse skatteregler, som berör föreningens verksamhet.
Fråga om förmånsbeskattning, traktamente, med mera.
Föreningen som beskattningsbar person

Finansieringspolicy

  • Utkast till Finansieringspolicy enligt uppdrag 2015-08-23.
    • Frågan bordlades på grund av tidsbrist.

Övriga frågor

  • Styrelsen beslöt att hålla ett separat exitmöte med Jan och några ur styrelsen (utökade HR-gruppen), för att därigenom fånga upp goda och dåliga erfarenheter, förslag på förändringar i rutiner och roller framöver etc.
  • Revision och löpande granskning
    • Styrelsen gav Jan i uppdrag att kontakta revisorn.
  • Wikipedia 15 år
    • Planering pågår. Firande sker den 15 januari 2016.

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.