Mötesprotokoll/Protokoll 2016-08-28

Från Wikimedia
Hoppa till: navigering, sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 26 september 2016 kl. 18.27 (CEST)
Justeringsman Boberger (diskussion) 26 september 2016 kl. 10.40 (CEST)


Tid
Söndag 28 augusti 2016 klockan 09.30-17.00 på kontoret.
Närvarande
Mattias Blomgren, Sven-Erik Jonsson, Kristina Berg, Elza Dunkels, Bengt Oberger, Brit Stakston, Anna Troberg (föredragande)
Frånvarande
Ylva Pettersson, Karin Åström Iko

INLEDNING

Mötets öppnande

  • Mötets öppnades.
  • Mattias rapporterade att Holger Motzkau lämnat styrelsen av personliga skäl.

Val av justeringsman

  • Bengt Oberger valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2014-06-15
  • Jan fick i uppdrag att se över backup-rutiner avseende elektroniska dokument inför framtiden.
    • 2014-08-24: Kansliet har undersökt möjligheterna med att köpa tjänst eller egen server. Kansliet sätter upp en kravspecifikation så kontrollerar Holger om det kan lösas på Glesys och FS-data.
    • 2014-09-20 Kravspec för backuprutiner har ej tagits fram än, planerat till efter FDC-ansökan.
    • 2014-10-13 Arbete för genomgång av hela IT-miljön påbörjad.
    • 2014-11-08: Pågår, möte ska planeras in med Holger och André.
    • 2014-12-08: En funktionell specifikation har tagits fram. En backupstrategi har påbörjats. Kravspecifikation på Cloudminne och dess organisation behöver tas fram.
    • 2015-01-23: Jan tar kontakt med Andreas för att sätta upp server för Drupal/CiviCRM med mailserver. Holger har uppdaterat till ny version av Drupal. Vi har nu tvåstegsverifiering. Mål är att detta är klart till nästa styrelsemöte.
    • 2015-02-23: Jan har haft kontakt med Andreas och en diskussion pågår nu mellan Holger och Andreas. Jan kontrollerar om någon kan sponsra med server.
    • 2015-03-22: Diskussion om teknisk specifikation pågår.
    • 2015-04-18: Tekniska specifikationen framtagen, diskussion med leverantör pågår, det ser positivt ut med sponsring.
    • 2015-05-23: Överens med leverantör, avtal skall skrivas och pressrelease publiceras. Tillgång till server beräknas kunna ske i nästa vecka.
    • 2015-08-23: Avtal skrivet. Server uppe! Frågan om backup-rutiner kvarstår.
    • 2015-09-19: Detta samordnas med dokumentplanen i oktober.
    • 2015-11-21: Inte klart då dokumentationsplanen inte är klar.
      • Styrelsen beslöt att ge Jan i uppdrag att kontakta Andreas angående etablering av OwnCloud på egen server, samt på sikt teckna avtal för underhåll av servermiljö.
    • 2016-01-11: Styrelsen gav förnyat uppdrag till verksamhetschefen att lösa serverfrågan.
    • 2016-02-06: Anna har fått en lista över vad vi har var från Andreas. Listan kommer att överlämnas till Ola N, som kan komma att hjälpa till. Offert kommer att begäras in. Konsolidering kommer att göras till en serverleverantör.
    • 2016-03-20: Möte med Ola N på tisdag och arbete kan inledas under april.
    • 2016-05-21: Inventeringen är nästan klar. Planering av nästa steg kommer att ske inom de kommande veckorna. En uppsättning av ny Wordpress för hemsidan skall göras före sommaren.
    • 2016-08-28: Inventering utförd. Identifiering av vad som skall flyttas har gjorts - prioritering av mejlserver, ny Owncloud sätts upp, byte av ekonomisystem till Fortnox, redovisningsbyrån kommer att hjälpa till med att flytta till nytt system, hemsidan läggs över i Wordpress. Installationen på server sker under innevarande helg. Byte av ekonomisystem, tillsammans med andra system (till exempel hemsida) sker månadsskiftet september/oktober (kvartalsskifte).
Från styrelsemötet 2015-03-22
  • Styrelsen gav Jan i uppdrag att dra igång arbetet med att ansöka om 90-konto.
    • 2015-04-18: Arbete pågår.
    • 2015-05-23: Arbete pågår.
    • 2015-08-23: Avvaktar ansökan till Postkodlotteriet.
    • 2015-09-19: Svar på ansökan till Postkodlotteriet förväntas i november.
    • 2015-11-21: Positivt svar, förhandling om projektbidragets storlek inleds.
    • 2016-02-06: Väntar på underskrift av avtal.
    • 2016-03-20: Arbetet går vidare.
    • 2016-05-21: Det mesta för ansökan är förberett och planen är att lämna in ansökan efter deklarationen i juni.
    • 2016-08-28: Arbetet har skjutits upp på grund av prioritering av andra uppgifter.
Från styrelsemötet 2015-08-23
  • Styrelsen beslöt att uppdra åt Jan att ta fram en dokumentplan inspirerad av exemplet och anpassad för föreningens verksamhet, senast till oktober. Karin kan utgöra bollplank.
    • Framtagande av systemdokumentation görs i ett följande steg, senast i december.
      • 2015-09-19: Skall vara klart till decembermötet.
      • 2016-03-20: Arbete pågår. Karin gav tips om att hjälp kan fås av studenter eller praktikplatser.
      • 2016-05-21: Inget att rapportera.
      • 2016-08-28: Inget att rapportera.
Från styrelsemötet 2015-11-21
  • Integritetspolicyn behöver uppdateras i början av 2016, bland annat till följd av ny personuppgiftslag.
    • 2016-02-06: Nytt EU-direktiv kommer i april. Därefter är det två års implementeringstid.
  • Styrelsen gav Holger i uppdrag att utreda frågan om föreningen som beskattningsbar person vidare och till nästa styrelsemöte ta fram underlag för beslut och eventuella förändringar av policys och riktlinjer.
  • Styrelsen gav Jan i uppdrag att kontakta revisorn beträffande revision och löpande granskning.
    • 2016-02-06: Möte med revisorn i nästa vecka beträffande offert, liksom genomgång inför årets revision. Offerter från andra revisionsfirmor begärs också in.
    • 2016-03-20: Årets revision avklarad och offerter har lämnats in och årsmötet beslöt att fortsätta med PWC. Styrelsen beslöt att ge Anna i uppdrag att be revisorn om lista över dokumentation som krävs för årsredovisning inför nästa års revision.
    • 2016-05-21: Anna har varit i kontakt med revisorn och ett möte med revisorn skall hållas innan semestern. Ett avstämningsmöte kommer att hållas till hösten.
    • 2016-08-28: Revisorn har varit på semester, men möte kommer att planeras in. Revisorn skall kontaktas inför byte av ekonomisystem.
Från styrelsemötet 2016-02-06
  • Bluegarden kommer att upphöra med tjänsten. Styrelsen beslöt att ta in utredning av framtida system i arbetet med en övergripande översyn av redovisningssystem etc.
    • 2016-03-20: Styrelsen beslöt att ge Mattias i uppdrag att i samarbete med Anna ta fram underlag för utvärdering av nytt löne- och ekonomisystem.
    • 2016-05-21: Se nedan.
    • Se ekonomisystem.
Från styrelsemötet 2016-03-20
  • Styrelsen beslöt att ge Anna i uppdrag att begära in tre offerter från redovisningsbyråer för per capsulam-beslut så snart som möjligt.
    • 2016-05-21: Anna har talat med fyra redovisningsbyråer. På torsdag i nästa vecka kommer ett möte att hållas med en redovisningsbyrå.
    • 2016-08-28: Anna rapporterade att val av redovisningsbyrå var klart.
  • Styrelsen beslöt att ge HR-utskottet i uppdrag att ta fram ett nytt tilläggsavtal till verksamhetschefsavtalet.
    • 2016-05-21: Kommer att diskuteras under dagen.
    • 2016-08-28: Kvarstår.
  • Anna rapporterar stadgeändringarna till WMF.
    • 2016-05-21: Anna mejlar WMF. Dessutom kan den engelska versionen av stadgarna behöva uppdateras, då detta inte skett sedan 2008.
    • 2016-08-28: Anna skall tala med WMF när kontaktpersonen är tillbaka från semester.

Rapportering från verksamhetschefen

  • Rapportering av arbetsmiljöarbetet.
    • Årligt arbetsmiljöarbete sker när André är tillbaka från semestern.

Genomgång av checklistor

Projekt/budget 2016

Budgetuppföljning

Ledningsrapporter för projekt

  • Ledningsrapport 2016
    • Ledningsrapporten gick igenom.
    • Medlemsutskick för att återvärva medlemmarna har gått ut via brev på grund av de tekniska mejl-problemen.
    • Diskuterades att ta fram en introduktionskurs för nya styrelsemedlemmar, för att de skall få en bättre inblick i verksamheten.

Verksamhetsplan 2017

  • Verksamhetsplanen, som diskuterats vid gårdagens medlemsmöte gicks igenom och mål fastställdes.

Skatteregler

Föreningen som beskattningsbar person

Utredning om nytt löne- och ekonomisystem

  • Utredningen om nytt löne- och ekonomisystem var klar och systemet Fortnox kommer att införas i månadsskiftet september/oktober, vilket också är kvartalsskifte. Redovisningsbyrån kommer att hjälpa till med överläggningen till nytt ekonomisystem och Jan kommer att ta ut informationen ur det gamla systemet.

Personalfrågor

  • Anna informerade om personalsituationen.

Övriga frågor

  • Taget per capsulam-beslut om datum för styrelsemötet i september – beslutat datum 24/9 krockar med Bokmässan där flera av oss deltar. Nytt datum: Måndag 26/9 klockan 19.00 på kontoret/via Skype.
  • Styrelseledamöters fokusområden: Diskussion om hur kansliet kan använda styrelseledamöter med fokusområden för att få råd och bolla idéer.
    • Bör åtgärdas genom introduktion av nya styrelseledamöter. Retroaktiva introduktioner görs som pilot.
  • Investering i bättre utvärderingsmetoder.
    • Anna lyfte frågan, vilken diskuterades i styrelsen.
  • Handlingsplan för mångfald.
    • För att nå målet med projektet Jämställdhet på Wikipedia behöver handlingsplan för mångfald antas.
      • Styrelsen beslöt att ge Anna i uppdrag att låta kansliet att ta fram ett förslag, som kan behandlas av styrelsen vid kommande möte.

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.