Mötesprotokoll/Protokoll 2016-05-21

Från Wikimedia
Hoppa till: navigering, sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 23 maj 2016 kl. 19.48 (CEST)
Justeringsman Kriber (diskussion)


Tid
Lördag 21 maj 2016 klockan 10.40-17.10 på kontoret.
Närvarande
Mattias Blomgren, Kristina Berg, Bengt Oberger, Sven-Erik Jonsson, Anna Troberg (föredragande), samt Karin Åström Iko (via telefon under punkterna Val av kassör, Firmatecknare, Val av HR-utskott, Redovisningsbyrå och Ekonomi- och lönesystem)
Frånvarande
Ylva Pettersson, Brit Stakston, Elza Dunkels, Holger Motzkau

INLEDNING

Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Val av justeringsman

  • Kristina Berg valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

Val av kassör

  • Styrelsen beslöt att välja Sven-Erik Jonsson till kassör.

Firmatecknare

  • Föreningens firma tecknas av ordföranden Mattias Blomgren, kassören Sven-Erik Jonsson och verksamhetschefen Anna Troberg, var för sig.

Val av HR-utskott

  • Styrelsen beslöt att till HR-utskott välja Mattias Blomgren, Sven-Erik Jonsson och Bengt Oberger. Kristina Berg lämnar utskottet.

Redovisningsbyrå

  • Styrelsen beslöt att delegera till Anna att i samråd med ordföranden och kassören utse redovisningsbyrå.

Ekonomi- och lönesystem

  • Styrelsen beslöt att delegera till Anna, Mattias och Sven-Erik att fatta beslut om nytt ekonomi- och lönesystem.

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2014-06-15
  • Jan fick i uppdrag att se över backup-rutiner avseende elektroniska dokument inför framtiden.
    • 2014-08-24: Kansliet har undersökt möjligheterna med att köpa tjänst eller egen server. Kansliet sätter upp en kravspecifikation så kontrollerar Holger om det kan lösas på Glesys och FS-data.
    • 2014-09-20 Kravspec för backuprutiner har ej tagits fram än, planerat till efter FDC-ansökan.
    • 2014-10-13 Arbete för genomgång av hela IT-miljön påbörjad.
    • 2014-11-08: Pågår, möte ska planeras in med Holger och André.
    • 2014-12-08: En funktionell specifikation har tagits fram. En backupstrategi har påbörjats. Kravspecifikation på Cloudminne och dess organisation behöver tas fram.
    • 2015-01-23: Jan tar kontakt med Andreas för att sätta upp server för Drupal/CiviCRM med mailserver. Holger har uppdaterat till ny version av Drupal. Vi har nu tvåstegsverifiering. Mål är att detta är klart till nästa styrelsemöte.
    • 2015-02-23: Jan har haft kontakt med Andreas och en diskussion pågår nu mellan Holger och Andreas. Jan kontrollerar om någon kan sponsra med server.
    • 2015-03-22: Diskussion om teknisk specifikation pågår.
    • 2015-04-18: Tekniska specifikationen framtagen, diskussion med leverantör pågår, det ser positivt ut med sponsring.
    • 2015-05-23: Överens med leverantör, avtal skall skrivas och pressrelease publiceras. Tillgång till server beräknas kunna ske i nästa vecka.
    • 2015-08-23: Avtal skrivet. Server uppe! Frågan om backup-rutiner kvarstår.
    • 2015-09-19: Detta samordnas med dokumentplanen i oktober.
    • 2015-11-21: Inte klart då dokumentationsplanen inte är klar.
      • Styrelsen beslöt att ge Jan i uppdrag att kontakta Andreas angående etablering av OwnCloud på egen server, samt på sikt teckna avtal för underhåll av servermiljö.
    • 2016-01-11: Styrelsen gav förnyat uppdrag till verksamhetschefen att lösa serverfrågan.
    • 2016-02-06: Anna har fått en lista över vad vi har var från Andreas. Listan kommer att överlämnas till Ola N, som kan komma att hjälpa till. Offert kommer att begäras in. Konsolidering kommer att göras till en serverleverantör.
    • 2016-03-20: Möte med Ola N på tisdag och arbete kan inledas under april.
    • 2016-05-21: Inventeringen är nästan klar. Planering av nästa steg kommer att ske inom de kommande veckorna. En uppsättning av ny Wordpress för hemsidan skall göras före sommaren.
Från styrelsemötet 2015-03-22
  • Styrelsen gav Jan i uppdrag att dra igång arbetet med att ansöka om 90-konto.
    • 2015-04-18: Arbete pågår.
    • 2015-05-23: Arbete pågår.
    • 2015-08-23: Avvaktar ansökan till Postkodlotteriet.
    • 2015-09-19: Svar på ansökan till Postkodlotteriet förväntas i november.
    • 2015-11-21: Positivt svar, förhandling om projektbidragets storlek inleds.
    • 2016-02-06: Väntar på underskrift av avtal.
    • 2016-03-20: Arbetet går vidare.
    • 2016-05-21: Det mesta för ansökan är förberett och planen är att lämna in ansökan efter deklarationen i juni.
Från styrelsemötet 2015-08-23
  • Styrelsen beslöt att uppdra åt Jan att ta fram en dokumentplan inspirerad av exemplet och anpassad för föreningens verksamhet, senast till oktober. Karin kan utgöra bollplank.
    • Framtagande av systemdokumentation görs i ett följande steg, senast i december.
      • 2015-09-19: Skall vara klart till decembermötet.
      • 2016-03-20: Arbete pågår. Karin gav tips om att hjälp kan fås av studenter eller praktikplatser.
      • 2016-05-21: Inget att rapportera.
Från styrelsemötet 2015-11-21
  • Integritetspolicyn behöver uppdateras i början av 2016, bland annat till följd av ny personuppgiftslag.
    • 2016-02-06: Nytt EU-direktiv kommer i april. Därefter är det två års implementeringstid.
  • Styrelsen gav Holger i uppdrag att utreda frågan om föreningen som beskattningsbar person vidare och till nästa styrelsemöte ta fram underlag för beslut och eventuella förändringar av policys och riktlinjer.
  • Styrelsen gav Jan i uppdrag att kontakta revisorn beträffande revision och löpande granskning.
    • 2016-02-06: Möte med revisorn i nästa vecka beträffande offert, liksom genomgång inför årets revision. Offerter från andra revisionsfirmor begärs också in.
    • 2016-03-20: Årets revision avklarad och offerter har lämnats in och årsmötet beslöt att fortsätta med PWC. Styrelsen beslöt att ge Anna i uppdrag att be revisorn om lista över dokumentation som krävs för årsredovisning inför nästa års revision.
    • 2016-05-21: Anna har varit i kontakt med revisorn och ett möte med revisorn skall hållas innan semestern. Ett avstämningsmöte kommer att hållas till hösten.
Från styrelsemötet 2016-02-06
  • Bluegarden kommer att upphöra med tjänsten. Styrelsen beslöt att ta in utredning av framtida system i arbetet med en övergripande översyn av redovisningssystem etc.
Från styrelsemötet 2016-03-20
  • Styrelsen beslöt att ge valberedningen i uppdrag att rekrytera en ny ledamot till styrelsen, vilken skall ta kassörsrollen vid extra årsmöte så snart som möjligt.
    • 2016-05-21: Extra årsmöte har hållits 2016-05-21.
  • Styrelsen beslöt att ge Anna i uppdrag att begära in tre offerter från redovisningsbyråer för per capsulam-beslut så snart som möjligt.
    • 2016-05-21: Anna har talat med fyra redovisningsbyråer. På torsdag i nästa vecka kommer ett möte att hållas med en redovisningsbyrå.
  • Styrelsen beslöt att ge HR-utskottet i uppdrag att ta fram ett nytt tilläggsavtal till verksamhetschefsavtalet.
    • 2016-05-21: Kommer att diskuteras under dagen.
  • Styrelsen beslöt att informera medlemmarna om pågående process om affiliate selected board seats och möjligheten för dem att inkomma med synpunkter. Slutligt beslut om föreningens ställningstagande tas av styrelsen och publiceras i protokoll.
  • Anna rapporterar stadgeändringarna till WMF.
    • 2016-05-21: Anna mejlar WMF. Dessutom kan den engelska versionen av stadgarna behöva uppdateras, då detta inte skett sedan 2008.

Rapportering från verksamhetschefen

  • Rapportering av arbetsmiljöarbetet. André är utsedd till skyddsombud, vilket rapporterats in till Unionen.
  • Det finns en risk i verksamheten med personberoende. En diskussion fördes om hur kompetensöverföring och kompetensutveckling kan göras för att minska personberoendet.

Genomgång av checklistor

  • Checklistor 2016
    • Har inte prickats av, då det finns en punkt som skall stämmas av med Holger.

Projekt/budget 2016

Budgetuppföljning

  • https://www.wikimedia.se/sv/wmse/audit/public/
    • Något för lite har spenderats under första delen av året, men det kommer att spenderas mer under resten av året.
    • Drygt 1,5 MSEK har inkommit från WMF.
    • Det dagliga ekonomiska arbetet fungerar bra.
    • Under veckan kommer en platsannons om projektadministratör att läggas ut.

Ledningsrapporter för projekt

  • Ledningsrapport 2016
    • Rapportering om de olika projekten gjordes.
    • Nya broschyrer kommer att tas fram. De kommer även att finnas elektroniskt på nya hemsidan. Det föreslogs att även gamla broschyrer skall finnas tillgängliga på hemsidan.

Finansiell strategi

  • I januari 2014 diskuterades framtaget förslag till finansieringsstrategi. Styrelsen bör ta nya tag i frågan, för att säkra icke projektspecifika medel för att finansiera grundläggande administration.
  • Styrelsen diskuterade frågan.
    • Organisationsmedlemskap bör utökas och de existerande organisationsmedlemmarna bör vårdas väl. En översyn av avgiftens nivå bör göras, då den inte utgör ett hinder för organisationer som är intresserade.
    • 90-konto kommer att skaffas under året.
    • Ökad finansiering från andra parter kan medföra att vi minskar finansieringen från WMF, utan att för den skull expandera verksamheten.
    • Hur läggs bottenplattan på bästa sätt? Hur tar vi hand om inflöden av medel framöver?
    • På nya hemsidan behöver en beskrivning av föreningens finansiella situation göras, för att donatorer skall förstå varför de skall donera.

Faktorer som utgör begränsningar för finansieringar

  • WMF/FDC-regelverk
  • Skatteregler
  • 90-konto-regler
  • Regler kring ideella organisationer
  • Finansieringspolicy
  • Dotterbolag – möjlighet/problem
  • Företagssponsring – utbyteskrav
  • Politiska ramar nationellt/EU

Möjligheter

  • Donationer från företag/organisationer/enskilda professioner som nyttjar Wikipedia och/eller Wikimedia Commons.
  • Möjliga enskilda större donatorer behöver inventeras.

Skatteregler

Föreningen som beskattningsbar person

Offentlig konst

  • Diskussion om Högsta domstolens beslut fördes.

Personalfrågor

  • Inga personalfrågor behandlades.

Övriga frågor

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.