Mötesprotokoll/Protokoll 2016-11-26

Från Wikimedia
Hoppa till: navigering, sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 18 december 2016 kl. 21.59 (CET)
Justeringsman Kriber (diskussion)


Tid
Lördag 26 november 2016 klockan 10.30-17.00 på kontoret.
Närvarande
Mattias Blomgren, Sven-Erik Jonsson, Brit Stakston, Bengt Oberger, Kristina Berg, Anna Troberg (föredragande)
Frånvarande
Ylva Pettersson, Elza Dunkels, Karin Åström Iko

INLEDNING

Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Val av justeringsman

  • Kristina Berg valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2015-03-22
  • Styrelsen gav Jan i uppdrag att dra igång arbetet med att ansöka om 90-konto.
    • 2015-04-18: Arbete pågår.
    • 2015-05-23: Arbete pågår.
    • 2015-08-23: Avvaktar ansökan till Postkodlotteriet.
    • 2015-09-19: Svar på ansökan till Postkodlotteriet förväntas i november.
    • 2015-11-21: Positivt svar, förhandling om projektbidragets storlek inleds.
    • 2016-02-06: Väntar på underskrift av avtal.
    • 2016-03-20: Arbetet går vidare.
    • 2016-05-21: Det mesta för ansökan är förberett och planen är att lämna in ansökan efter deklarationen i juni.
    • 2016-08-28: Arbetet har skjutits upp på grund av prioritering av andra uppgifter.
    • 2016-11-26: Avvaktar nytt ekonomisystem.
Från styrelsemötet 2015-08-23
  • Styrelsen beslöt att uppdra åt Jan att ta fram en dokumentplan inspirerad av exemplet och anpassad för föreningens verksamhet, senast till oktober. Karin kan utgöra bollplank.
    • Framtagande av systemdokumentation görs i ett följande steg, senast i december.
      • 2015-09-19: Skall vara klart till decembermötet.
      • 2016-03-20: Arbete pågår. Karin gav tips om att hjälp kan fås av studenter eller praktikplatser.
      • 2016-05-21: Inget att rapportera.
      • 2016-08-28: Inget att rapportera.
      • 2016-11-26: Avvaktar nytt ekonomisystem.
Från styrelsemötet 2015-11-21
  • Integritetspolicyn behöver uppdateras i början av 2016, bland annat till följd av ny personuppgiftslag.
    • 2016-02-06: Nytt EU-direktiv kommer i april. Därefter är det två års implementeringstid.
    • 2016-11-26: Se punkt nedan.
  • Styrelsen gav Holger i uppdrag att utreda frågan om föreningen som beskattningsbar person vidare och till nästa styrelsemöte ta fram underlag för beslut och eventuella förändringar av policys och riktlinjer.
  • Styrelsen gav Jan i uppdrag att kontakta revisorn beträffande revision och löpande granskning.
    • 2016-02-06: Möte med revisorn i nästa vecka beträffande offert, liksom genomgång inför årets revision. Offerter från andra revisionsfirmor begärs också in.
    • 2016-03-20: Årets revision avklarad och offerter har lämnats in och årsmötet beslöt att fortsätta med PWC. Styrelsen beslöt att ge Anna i uppdrag att be revisorn om lista över dokumentation som krävs för årsredovisning inför nästa års revision.
    • 2016-05-21: Anna har varit i kontakt med revisorn och ett möte med revisorn skall hållas innan semestern. Ett avstämningsmöte kommer att hållas till hösten.
    • 2016-08-28: Revisorn har varit på semester, men möte kommer att planeras in. Revisorn skall kontaktas inför byte av ekonomisystem.
    • 2016-11-26: Revisorn och redovisningsbyrån har kontakt. Punkten tas bort från dagordningen.
Från styrelsemötet 2016-03-20
  • Styrelsen beslöt att ge HR-utskottet i uppdrag att ta fram ett nytt tilläggsavtal till verksamhetschefsavtalet.
    • 2016-05-21: Kommer att diskuteras under dagen.
    • 2016-08-28: Kvarstår.
    • 2016-11-26: Tas upp under dagen.
  • Anna rapporterar stadgeändringarna till WMF.
    • 2016-05-21: Anna mejlar WMF. Dessutom kan den engelska versionen av stadgarna behöva uppdateras, då detta inte skett sedan 2008.
    • 2016-08-28: Anna skall tala med WMF när kontaktpersonen är tillbaka från semester.
    • 2016-11-26: Anna tar kontakt med Delphine i nästa vecka.
Från styrelsemötet 2016-08-28.

Rapportering från verksamhetschefen

  • Nytt ekonomisystem och redovisningsbyrå: Anna rapporterade om arbetet med byte av ekonomisystem och arbetet med redovisningsbyrån. Anna, Sven-Erik och redovisningsbyrån kommer att ha ett möte framöver.

Projekt/budget 2016

Ledningsrapporter för projekt

FDC-ansökan

Finansiering

  • Vid styrelsemötet i maj diskuterade finansieringsstrategi. Det är dags att styrelsen börjar sätta en plan för finansiering vid sidan av FDC.
    • Styrelsen beslöt att ge Anna i uppdrag att förbereda för en workshop där frågan diskuteras på styrelsemötet i januari 2017. Syftet är att klargöra vad som styrelsen respektive kansliet ansvarar för och utför beträffande finansiering.
    • Styrelsen beslöt att ge Anna i uppdrag att konkretisera de åtgärder som ligger på henne och kansliet, samt att ta upp med redovisningsbyråns skattejurister beträffande tillämpliga skatteregler för föreningen som beskattningsbar person.

Årscykel – Årsplanering 2017

  • Styrelsens möten för verksamhetsåret fastställdes på första styrelsemötet i mars och återfinns på Styrelsemöten 2016. I den uppställningen listas respektive mötes huvudärenden. Det kan redan nu finnas behov av att se över planen för år 2017 och skapa en årscykel, enligt vilken vissa punkter är årligen återkommande, till exempel budget. För nästa år påverkas detta även av att FDC-ansökan i år är tvåårig.
  • Styrelsen fann att punkterna Finansiering och Verksamhetens förbättringsarbete är punkter som bör återfinnas i årscykeln.
  • Styrelsen beslöt att ge Anna, Mattias och Sven-Erik i uppdrag att ta fram förslag till årscykel till nästa möte.

EU:s dataskyddsreform

  • I april 2016 antog Europaparlamentet EU:s dataskyddsreform, som har två års implementeringstid och börjar gälla den 25 maj 2018. Den ersätter då den nuvarande Personuppgiftslagen (PUL). Eftersom föreningen hanterar en del personuppgifter behöver vi se över våra rutiner. Styrelsen föreslås fatta beslut om att initiera ett arbete som hanterar detta och fastställa en tidplan för när det skall vara färdigt. Läs mer hos Datainspektionen på EU:s dataskyddsreform och Förberedelser för personuppgiftsansvariga].
  • Denna punkt är en uppföljning av beslut i november 2015.
    • Styrelsen beslöt att ge Anna och Mattias i uppdrag att lägga upp en plan för arbetet, samt genomföra det och rapportera på kommande styrelsemöten.

Wikimedia Conference 2017

  • Wikimedia Conference 2017 äger rum 31 mars–2 april 2017 i Berlin.
  • Dagarna före, 29–30 mars, äger Boards Training rum.
    • Styrelsen beslöt att Anna, Mattias och Bengt åker på konferensen.
    • Styrelsen beslöt att Brit och Sven-Erik deltar på Boards Training.

Sociala mediepriset

  • Frågan om hur prispengarna på 100 000 kronor skall disponeras diskuterades.
  • Styrelsen beslöt att ge Anna i uppdrag att organisera ett Wikimedia-event, omfattande ett pris, internationellt deltagande och i samarbete med annan organisation.

Handlingsplan för en mångfald av perspektiv

Personalfrågor

  • Ekonomiassistenten har slutat.
  • En i personalen är föräldraledig på 50 %.
  • Rekrytering av en programmerare på 50-75 % pågår.

Övriga frågor

  • Styrelsen beslöt att vid nästa styrelsemöte den 28 januari 2017 hålls en utbildning för styrelseledamöter om kansliets arbete, wikiarbete och samverkan styrelse–kansli.

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.