Mötesprotokoll/Protokoll 2017-11-18

Från Wikimedia
Hoppa till: navigering, sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 27 november 2017 kl. 21.46 (CET)
Justeringsman JONSSSVE (diskussion) 27 november 2017 kl. 21.26 (CET)


Tid
Lördag 18 november 2017 klockan 10.30-17.10 på kontoret.
Närvarande
Mattias Blomgren, Sven-Erik Jonsson, Elza Dunkels, Bengt Oberger, Sofie Jansson, Erik Åström, Kristina Berg, Brit Stakston, John Andersson (föredragande)
Frånvarande
Ylva Pettersson


Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Val av justeringsman

  • Sven-Erik Jonsson valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2015-03-22
  • Styrelsen gav Jan (fr.o.m. 2016 Anna, fr.o.m. maj 2017 John) i uppdrag att dra igång arbetet med att ansöka om 90-konto.
    • 2015-04-18: Arbete pågår.
    • 2015-05-23: Arbete pågår.
    • 2015-08-23: Avvaktar ansökan till Postkodlotteriet.
    • 2015-09-19: Svar på ansökan till Postkodlotteriet förväntas i november.
    • 2015-11-21: Positivt svar, förhandling om projektbidragets storlek inleds.
    • 2016-02-06: Väntar på underskrift av avtal.
    • 2016-03-20: Arbetet går vidare.
    • 2016-05-21: Det mesta för ansökan är förberett och planen är att lämna in ansökan efter deklarationen i juni.
    • 2016-08-28: Arbetet har skjutits upp på grund av prioritering av andra uppgifter.
    • 2016-11-26: Avvaktar nytt ekonomisystem.
    • 2017-01-28: Avvaktar ekonomisystemet och årsbokslutet.
    • 2017-03-18: Inget nytt redovisades.
    • 2017-04-23: Inget nytt redovisades.
    • 2017-05-27: Inget nytt redovisades.
    • 2017-09-10: Grant Thornton har lämnat ett yttrande, men det kräver ett förtydligande. John begär in förtydligande.
    • 2017-11-18: Grant Thornton har fått information om att det behöver förtydligas och utveckla rapporten, men arbetet har pausats på grund av den ekonomiska situationen. Vi har dock fått svar på den ställda frågan, som gör att det är klart vad vi skall förhålla oss till. Punkten kan stängas från protokollet.
Från styrelsemötet 2015-08-23
  • Styrelsen beslöt att uppdra åt Jan (fr.o.m. 2016 Anna, fr.o.m. maj 2017 John) att ta fram en dokumentplan inspirerad av exemplet och anpassad för föreningens verksamhet, senast till oktober. Karin kan utgöra bollplank.
    • Framtagande av systemdokumentation görs i ett följande steg, senast i december.
      • 2015-09-19: Skall vara klart till decembermötet.
      • 2016-03-20: Arbete pågår. Karin gav tips om att hjälp kan fås av studenter eller praktikplatser.
      • 2016-05-21: Inget att rapportera.
      • 2016-08-28: Inget att rapportera.
      • 2016-11-26: Avvaktar nytt ekonomisystem.
      • 2017-01-28: Nya rutiner tas fram i samband med byte av ekonomisystem och övergång till ny redovisningsbyrå. Arbete pågår.
      • 2017-03-18: Diskussion med redovisningsbyrån om vilka dokument de skall ha, respektive vilka som skall finnas på kansliet, har skett. Rutiner för dokument som skall finnas på kontoret skall tas fram.
      • 2017-04-23: Dokumentunderlag framtaget, men dokumentet ej uppdaterat. Kommer att göras av ekonomiassistenten.
      • 2017-05-27: Justering av dokumentet pågår.
      • 2017-09-10: Förtydligande av projektledarens ansvar, samt uppdatering av ekonomiassistentens uppgifter utifrån nuläget, har gjorts. John lägger upp det på wikin.
      • 2017-11-18: Projektledarbeskrivningen har uppdaterats. Rutinerna för ekonomiassistenten har uppdaterats. Punkten kan stängas från protokollet.
Från styrelsemötet 2016-11-26
  • Styrelsen beslöt att ge Anna i uppdrag att förbereda för en workshop där frågan om finansiering diskuteras på styrelsemötet i januari 2017. Syftet är att klargöra vad som styrelsen respektive kansliet ansvarar för och utför beträffande finansiering.
    • 2017-01-28: Anna kommer att mejla ett utkast till styrelsen för diskussion.
    • 2017-05-27: John kontaktar Anna för att mejla ut det till styrelsen.
    • 2017-09-10: Frågan kvarstår.
    • 2017-11-18: John har mejlat Anna i veckan. Punkten stängs och öppnas på nytt senare.
  • Styrelsen beslöt att ge Anna i uppdrag att konkretisera de finansieringsåtgärder som ligger på henne och kansliet, samt att ta upp med redovisningsbyråns skattejurister beträffande tillämpliga skatteregler för föreningen som beskattningsbar person.
    • 2017-01-28: Anna kommer att mejla ett utkast till styrelsen för diskussion.
    • 2017-03-18: Anna hade tagit fram ett utkast som diskuterades. Anna anpassar det utifrån de synpunkter som framfördes och skickar ut till styrelsen i nästa vecka. En genomgång om skattemässiga aspekter kommer att ske med redovisningsbyrån.
      • Riktlinjer för samarbeten med företag och organisationer behöver tas fram gemensamt mellan kansliet och styrelsen.
      • 2017-04-23: Inget framtaget. Tas upp på nästa möte.
      • 2017-05-27: Ansvaret överförs till John.
      • 2017-09-10: Punkten kvarstår.
      • 2017-11-18: Punkten stängs.
Från styrelsemötet 2017-04-23
  • Föreningens arbete: Uppdatering av Ekonomiassistent, Projektledare och eventuellt av andra funktioner behöver göras. Ansvariga: Anna och Sven-Erik.
    • 2017-05-27: Punkten kvarstår. Ansvaret överförs till John och Sven-Erik.
    • 2017-09-10: Punkten kvarstår.
    • 2017-11-18: Uppdatering har gjorts.
  • Finansieringspolicy: Uppdaterades språkligt. Internationell finansiering bör läggas in som ny punkt. Ansvariga: Anna och Mattias.
    • 2017-05-27: Punkten kvarstår. Ansvaret överförs till John och Mattias.
    • 2017-11-18: Frågan behandlas på på möte mellan John och Mattias 2018-11-28.
  • En översyn av rutiner för reserapportering görs till kommande möte. Ansvariga: Anna, Mattias och Sven-Erik.
    • 2017-05-27: Punkten kvarstår. Ansvar överförs till John, Mattias och Sven-Erik.
    • 2017-09-10: Punkten kvarstår.
    • 2017-11-18: Avtal med SJ klart. Administrativa rutiner skall förbättras och mall uppdateras. Beräknas arbetas med i Q1 2018..
  • Former för introduktion av nyanställda och nya i styrelsen behöver tas fram. Ansvariga: Verksamhetschef och ordförande.
    • 2017-05-27: Punkten kvarstår.
    • 2017-09-10: Punkten kvarstår. Tas upp vid styrelsemötet 18/11.
    • 2017-11-18: Frågan behandlas på på möte mellan John och Mattias 2018-11-28.
  • Genomförande av krishanteringsövning bör planeras in. Ansvariga: Verksamhetschef och ordförande.
    • 2017-05-27: Styrelsen diskuterade hur ett scenario skulle kunna simuleras. Mattias och John kontaktar övriga ordförande och verksamhetschefer och hör efter vilka erfarenheter som finns i andra föreningar.
    • 2017-09-10: Punkten kvarstår. Offentlig konst-frågan har under sommaren varit en form av krishantering.
    • 2017-11-18: Erfarenheter från senare tid skall dokumenteras.
  • EU:s dataskyddsreform: Mattias bokar möte med kansliets personal för genomgång.
    • 2017-05-27: Avvaktar att rutiner kring Fortnox är klara.
    • 2017-09-10: Mattias gick igenom frågorna med André, Sebastian och John vid möte på kansliet den 11 juli. John rapporterade att krav hade ställts på leverantören av det nya medlemsregistret, vilket kommer att införas i systemet.
    • 2017-11-18: Arbetet kommer att följas upp och arbetas vidare med vid möte 2017-11-28 mellan André, John och Mattias.
Från styrelsemöte 2017-06-15
  • Styrelsen beslöt att uppdra åt John att ge Grant Thornton i uppdrag att formulera dialogfrågor till Skatteverket avseende de avtal och ersättningar där osäkerhet råder, i enlighet med Grant Thorntons rekommendation.
    • 2017-09-10: Grant Thornton arbetar med det.
    • 2017-11-18: Uppdraget har pausats. Momsfrågan diskuterades i styrelsen.

Rapportering från verksamhetschefen

  • Rapport till FDC hade skickats ut till styrelsen och presenterades. John informerade om att FDC hade förklarat att de var nöjda med hur vi hanterat den ekonomiska situationen och den information de fått.
  • Framtagen burnchart gicks igenom. Den kommer att uppdateras löpande för att redovisa hur kostnader och intäkter löper under året.
  • Verksamhetsplan 2018: Behandlades på medlemsmöte och styrelsemöte i september. Uppföljning av uppdatering.
    • Ingen uppdatering av texterna har gjorts, då andra uppgifter har fått prioriteras. FDC har inte efterfrågat något än. I februari kommer FDC på besök.

Projekt/budget 2017

Budgetuppföljning

  • Prognos för kommande året gicks igenom under punkten Rapportering från verksamhetschefen.

Ledningsrapporter för projekt

  • Ledningsrapport 2017
    • Redovisning skedde genom rapporten till FDC under punkten Rapportering från verksamhetschefen. Vissa projektrapporter har uppdaterats. John visade projektuppföljning i Google Docs, där koppling mellan projekt och mål gjorts. En diskussion om projektrapporteringens omfattning, nytta och periodicitet fördes.

Ny lokal

  • Styrelsen beslöt att hyra ny lokal hos Goto 10 från och med mars 2018, då nuvarande lokal sagts upp på grund av avisering av kraftigt höjd hyra.

Föreningens förbättringsarbete

  • I enlighet med mötesplan och årscykel gjordes utvärdering av hur styrelsens och föreningens arbete kan förbättras. Följande punkter föreslogs:
    • Ekonomirapporteringen (avklarat)
    • Rensning/konsolidering av plattformar (information) (prio 2)
    • Finansieringsfrågor (lista i gamla protokoll)
    • Medlemskommunikation och -aktivering
    • Medlemsvärvning (prio 1)
    • Strategiarbete - verksamhetsutveckling/omvärldsanalys
      • Egen punkt på agendan - omvärld
    • Implementering av WMF-strategin
    • Träffar mellan styrelsen och kanslipersonal. Avsätta tid på styrelsemöten. (Läggs in på kommande styrelsemöte.)
    • Anställda presenterar projekt på styrelsemöten.
    • Föreningsutveckling

Offentlig konst

  • John informerade om diskussionerna med BUS beträffande ersättning för de bilder, som legat uppe på Offentligkonst.se under rättegångsperioden.

Förmånstagare till Svenska Postkodlotteriet

  • Ansökan om att bli förmånstagare till Svenska Postkodlotteriet. Nuvarande förmånstagare.
    • Styrelsen beslöt att ansöka om 90-konto.
    • Styrelsen beslöt att ansöka om att bli förmånstagare till Svenska Postkodlotteriet.

Arrangemang av Wikimedia-konferenser

  • Wikimania. Föreningen har fått förfrågan från WMF om att arrangera Wikimania 2019. En diskussion om förutsättningar för arrangemang fördes.
  • Nordisk Wikimedia-konferens. Det diskuterades på Wikimania 2017 om att utbyta erfarenheter mellan nordiska chapters, omfattande cirka 20 personer under några dagar.
    • Styrelsen ställde sig positiv till att arrangera ett nordiskt Wikimedia-möte under 2018.

Wikimedia Conference 2018

  • Wikimedia Conference äger rum 20–22 april 2018 i Berlin. Föreningen får sända tre representanter.
    • Styrelsen beslöt att Mattias, John och Sofie deltar på Wikimedia Conference 2018.

Styrelseutbildningar

  • Kristina hade gått på frukostseminarier hos Grant Thornton.
  • Boards training workshop på Wikimedia Conference pre-conference i Berlin 18–19 april 2018.
    • Styrelsen beslöt att rekommendera Sofie och Brit till Boards training workshop 2018.

Samewikipediastöd

  • Stöd till samiska Wikipedia och andra minoritetsspråk. Bengt informerade. En diskussion fördes och olika idéer framfördes.

Personalfrågor

  • Inga personalfrågor togs upp.

Övriga frågor

  • Styrelsen har fattat per capsulam-beslut om att stödja den strategiska inriktning, som tagits fram för Wikimedia-rörelsen, vilken därefter undertecknats av Mattias.
  • Sofie och John rapporterade från Wikimedia Diversity Conference. 83 deltagare från 43 länder. Deltagarna hade varit positiva.
  • Bengt rapporterade från Östeuropakonferens, som hållits i Polen.
  • Föreningen har tilldelats Ann-Marie Lunds Encyklopedipris av Bild och Ord Akademin, vilket Mattias tar emot den 28 november på Filmhuset.

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.