Kommunkontakter
Första fem (2013-02-05)
- Kontaktade: Göteborg, Stockholm, Umeå, Växjö och Örebro.
Frågor som uppkommit:
Kommunerna har missförstått oss när vi kontaktat dem och svarat på vår begäran med att:
- Svara att bildmaterialet (d.v.s. foton på konstverken) inte kan släppas fria.
- Brevet har omformulerats för att göra det tydligt att vi inte söker bildmaterialet utan data om konstverken.
- Fråga vilka typer av konstverk som eftersökes.
- Det har varit oklart vilken typ av konstverk som söktes. I vårt brev angav vi "offentlig konst på allmän plats" vilket har kunnat tolkas på flera olika sätt. Problematiken ligger delvis i att det ej finns en standardiserad vokabulär inom detta området. Man skiljer ibland på fast och lös konst där den fasta ofta är permanent placerad medan den lösa ofta omplaceras. Begreppet byggnadsanknuten konst som ibland används syftar ibland på enbart den lösa konsten som är knuten till en byggnad och ibland på all konst (inkl. utomhus) som är knuten till en byggnad. Indelningen görs ibland efter om konstverket är inomhus eller utomhus, detta säger dock inget om tillgängligheten, exempelvis är ett konstverk i en bussterminal mer lättillgängligt än en staty på innergården hos en icke öppen verksamhet.
- Uttrycka en oro för ökad stöldrisk.
- För mindre inomhuskonst (lös konst) finns oron för att utlämning av information så som adresser kan komma att leda till en ökad stöldrisk. En lösning till detta skulle kunna vara att inte visa adress/koordinater för konstverk som markerats med "inomhus". Se även "Vilka typer av konstverk..." ovan.
- För konstverk av vissa material finns en oro för att en lista ska kunna leda till ökade stölder (utomhus)
- Uttrycka en oro för störande av verksamheten.
- Det finns en oro för att informationen kan leda till att känslig verksamhet kan komma att störas av att intresserade kliver in från gatan. Detta gäller exempelvis konst i särskilda byggnader så som skolor och äldreboende.
- Fråga om det är verk inom kommunen eller ägda av kommunen.
- När vi talat om offentlig konst på allmän plats har det visat sig vara otydligt huruvida vi enbart söker de konstverk som ägs av kommunen eller alla offentliga konstverk inom kommunen (som kommunen har kännedom om). Detta har resulterat i att vi fått in enbart en del av den information som vi vet att kommunen har. Vi bör göra det tydligare att vi söker deras data om offentlig konst inom kommunen inte deras data om kommunens offentliga konst.
- Genom att lägga till "Ägare" som en av de efterfrågade parametrarna hoppas vi att det ska vara tydligare att vi söker även efter "andras" konst inom kommunen.
Andra erfarenheter:
- Vilken person inom kommunen bör kontaktas?
- I nästan samtliga fall har e-posten skickats runt internt vilket lett till att värdefull tid gått förlorad. Det är även tydligt att det inom kommunen är oklart vem som bär ansvaret för denna typen av förfrågningar.
- Konstansvarig och dataansvarig
- Den som ansvarar för konsten ansvarar inte nödvändigtvis för datan (och vice versa). Detta kan bl.a. leda till svar från personer som är omedvetna om att en databas faktiskt existerar då de inte själva använder denna direkt.
- Behövs tid för interna diskussioner
- Vi underskattade den tid för diskussioner som behövs för att kommunerna internt ska kunna ta ställning till hur frågan ska hanteras. Oftast finns det lättillgänglig data som erbjuds inom två veckor medan den data vi faktiskt söker ofta tar längre tid.
- Ovana vid förfrågan om öppna data
- Kommunerna i denna omgång valdes (med undantag av Växjö) för att de har tidigare vana av förfrågningar om öppna data. Trots detta saknas det ofta en intern praxis för hur denna typen av förfrågningar bör hanteras. Få kommuner har utsett någon som ansvar för öppna data, än färre har gjort den informationen tillgänglig. Kopplat till detta är att den person som faktiskt kontaktas är omedveten om erfarenheter av öppna data inom andra avdelningar av kommunen.
- Urval
- Det är i dagsläget svårt/omöjligt att avgöra ifall vi fått tillgång till alla objekten eller enbart ett urval. Urvalet kan dels bero på tekniska/administrative anledningar (skilda databaser där vi enbart fått den ena). Det kan bero på tolkningen av vad vi begärt (se "Vilka typer av konstverk..." samt "Inom kommunen eller ..." ovan). Eller på vilken information som finns lättillgänglig (ex. reklammaterial).
- Det finns ett behov av att veta vilken information som saknas, dels för att veta ifall det finns ett behov av komplettering och dels för att kunna dokumentera datakvalitén för efterkommande användare (ex. forskare). Det finns även en risk för att kritik uppstår då någon söker efter ett objekt de vet finns i en viss kommun men som saknas i datasetet.
- Format för data
- Den data som finns är ofta tillgänglig i olika format. Det format vi blivit erbjudna är inte alltid det som för oss är det mest användbara. Detta kan dels bero på bristande kännedom om vilka skillnaderna är eller vilka format som är tillgängliga. Se även "Konstansvarig och dataansvarig" ovan eller "Externa aktörer" nedan.
Behov av utredning/svar:
- Riskbedömning och PSI
- Kan en riskbedömning (se "... stöldrisk" samt "... störande av verksamheten" ovan) leda till att utlämningen av data ej sker? Är detta ett giltigt argument under PSI?
- Externa aktörer och PSI
- Om en extern aktör (t.ex. konsultfirma) har byggt databasen och/eller sköter den (å kommunens vägnar) kan informationen ur denna då fås via kommunen? Hur påverkar detta rättigheterna under PSI?
- Urval
- Kan ett icke-komplett dataset anses uppfylla en begäran enligt PSI? Kan ett snabb men ofullständigt svar kringå kravet på "skyndsamhet"?
- Data utan kommentarer
- Vilka krav kan ställas på förklaringar/definitioner av datafälten? T.ex. en kolumn märkt "år" gör det inte tydligt ifall det handlar om införskaffningsår, placeringsår för nuvarande plats eller framställningsår. Se även "Urval" ovan.
Andra fem (2013-02-18)
- Kontaktade: Degerfors, Hällefors, Kungsbacka, Linköping och Norrtälje.
- Åtgärder: Formulering kring bildmaterial ändrat. Formuleringen "data" har ändrats till "information" på vissa ställen.
Andra erfarenheter:
- Format för data:
- Data i kalkylblads-format har inkommit i pdf-format vilket gjort informationen mindre lättillgänglig. Genom att nämna detta i fotnoten hoppas vi att pdf ej längre ska vara det självklara formatet.
- Urval:
- Genom att direkt efter inkommen data be kommunen klargöra hur de tolkat "offentlig konst på allmän plats" får vi en mycket tydligare bild av deras data. Genom att inkludera denna informationen i databasen ger vi därmed vidareanvändarna den information de behöver för att sätta vart datasett i sitt sammanhang.
Tredje omgången (2013-03-10)
- Kontaktade: Karlskoga, Borås, Halmstad, Helsingborg, Motala, Eksjö, Staffanstorp, Robertsfors, Malmö, Lund (även Solna kontaktades senare i mars).
- Åtgärder: Not om pdf-format tillagd. Efter att data mottagits följs detta upp av klargörande av urval.
Andra erfarenheter:
- Data eller information:
- Från kommunernas svar är det tydligt att de ofta inte förstår att vi är intresserad av underliggande data snarare än allmän information. Detta märks i att vi ofta blir hänvisade till broschyrer, hemsidor eller appar där informationen kan "upplevas" men inte skördas. Till en viss del kan detta bero på omformuleringen som gjordes inför omgång två. Troligen beror det även på att kommunerna inte ser att andra aktörer kan ha nytta av de "tråkiga" registren som verken innehåller bilder eller beskrivningar.
- Snabba svar:
- Trots att vi inte uttryckt ett behov om skyndsamhet har merparten av de kontaktade kommunerna ändå gett snabba svar. Från den interna kommunikationen är det också tydligt att de är medvetna om att skyndsamhet är något som förväntas i samband med förfrågningar om öppen data. Med detta som bakgrund anses det inte finnas ett behov av att uttryckligen begära skyndsamhet i den initiala kommunikationen.
- Oro över datakvalité:
- En kommun uttryckte en motvilja mot att göra informationen tillgänglig i sitt nuvarande skick. När registret enbart används internt var man medveten om de fel och brister som den innehöll men kunde p.g.a. det dagliga arbetet inte göra en större rensning. När vi nu uttryckt en vilja av att ta del av registret samt göra (delar av) det offentligt är man orolig för att dessa felaktigheter dels ska ställa kommunen i ett dåligt ljus och dels ska spridas utanför kommunens kontroll vilket därmed gör det svårt att korrigera. I detta fallet var vår förfrågan det som behövdes för att kommunen skulle påbörja städningen av data, dock innebär detta att informationen inte kan levereras på flera månader.
- Telefonnummer:
- Utan att vara en avsiktlig förändring i kommunkontakten lades ett telefonnr. till i e-postsignaturen. Det vi märkte var att detta ledde till till snabb respons där ett telefonsamtal ofta kunde inkomma någon minut efter det att kommunikationen skickats ut, oavsett om det handlade om den initiala kontakten eller ett uppföljande e-post. Det blev tydligt att man i de fall där det fanns en osäkerhet kring vad som efterfrågades ofta fann det enklare att ringa än att försöka formulera ett e-post.
- Webbtjänster:
- De kommuner som har konstdata tillgängligt via en webbtjänst hänvisar ofta till denna. Det är ofta svårt att förklara varför denna tjänst inte går att använda för oss och inte fyller samma syfte som den underliggande data vi vill få tag i. Det är inte heller klart för kontaktpersonen att webbtjänsten i sig (ofta) bygger på en databas från vilken vi skulle kunna få en export.
Uppsamling av övriga kommentarer (2013-09-16)
- Personuppgiftsslagen (PUL):
- Frågan om huruvida information om konstnärer kan skickas till oss, under PUL, har kommit upp. Problematiken ligger i det att vi (önskar) förses med strukturerad information vilket kräver en intresseavvägning mellan allmänhetens intresse och den registrerades integritetsskydd. Avvägningen sker dels på om personnamn kan kopplas till konstverken och dels på om födelse-/dödsår kan kopplas till konstnären. Problematiken ökas dessutom av att upphovsrätten kräver att upphovsmannen ges erkännande samt att födelse-/dödsår krävs för att kunna avgöra om konstverket fortfarande omfattas av upphovsrätten.
- Värt att notera är att samma information även finns i Wikipedia/Wikidata som i sin natur är strukturerad data.
- Till vilken utsträckning påverkar detta den data som finns i vår egna databas?
- Definitioner
- Kommunerna önskar ofta en tydligare definition av vilken information vi vill ha. Detta har ofta sin grund i otydliga termer så som allmän och offentlig. Dessa blandar lagtermer (med mer än en definition) med hur dessa termer vanligen används. Detta är speciellt framträdande kring de svar som (främst) oroar sig över sitt lagliga ansvar.
- De relevanta lagreferenserna är:
- Rekommenderas att vi använder definitionen av Offentlig plats då denna är vidare definierat än allmän plats och även inkluderar privatägda platser inomhus så som busstationer. Samtidigt bör vi tona ner "offentliga verk" per nästa punkt.
- Rå lista
- De mest kompletta dataset vi fått är oftast de som som ger oss mest problem. Detta då dessa ofta innebär kompletta register över all konst som ägs av kommunen, inkl. konst inomhus samt konst av "lägre" intresse för oss (ex. trycksaker etc.).
- Delvis löst genom tydligare definitioner av vad som önskas.
- Det kan även vara värt att uppmärksamma för kommunerna värdet (för turismen etc.) av att introducera ett särskiljande fält för den konst som är tillgänglig för allmänheten.
- Privat ansvar
- I vissa fall har ansvaret för kommunens konst lagts på en privat organisation eller ett kommunalt ägt företag. Dessa faller i sin tur inte under PSI-direktivet
- I vissa fall kan det påvisas att vår förfrågan och delgivandet av informationen faller i linje med organisationens/företagets stadgar/mål.
- Behöver utreda till vilken utsträckning detta innebär att ingen information kan krävas/begäras ut.
- Inkorrekta officiella uppgifter
- Att misstag smyger sig in i dataset är naturligt och en av anledningarna till att vi erbjuder att exportera tillbaka förbättrad och/eller berikad information till dataägarna. Problemet blir dock större om det handlar om information som är mindre enkel att upptäcka/rätta, t.ex. koordinater. I de fall där osäkerhet finns om dessa kan det vara av intresse med någon form av märkning som indikerar att informationen behöver ses över.
- Licens
- Den exakta licenssituationen för den utlämnade informationen behöver ses över. I dagsläget har det tolkats som att den utlämnade informationen utgör en offentlig handling och därför är PD under URL9. Detta omfattar inte bildmaterial men det är otydligt om det omfattar beskrivningar i prosa.
- Vidareutnyttjande av handlingar – genomförande av PSI-direktivet (s.38 framåt) verkar styrka att bruksrätten för officiella dokument står högre än både eventuellt katalogskydd och upphovsrätten för beskrivningar.
- I de fall där kommunen lämnar ut broschyrer etc. som svar har de den fulla äganderätten att göra detta? (från en upphovsrättssynpunkt). Om inte hur påverkar det licensen?
- Till vilken utsträckning är faktauppgifterna (ej prosatext eller bilder) verkligen upphovsrättsligt skyddad?
- Undvikande svar
- Det har vid ett flertal tillfällen hänt att vi fått svar från kommuner som bekräftar att de mottagit vår begäran där dessa sedan inte följts av någon åtgärd eller har följts med undvikande svar. I vissa av dessa fall får vi svar från kansliet men inget från den person som utsetts till ansvarig. I dagsläget har vi följt upp dessa ärenden med påminnelser men i flera fall har det blivit tydligt att kommunen inte önskar samarbeta eller uppfylla sin plikt i enlighet med PSI.
- Vilka är våra alternativ för uppföljning av dessa kommuner? Hur kostnads-effektiva är dessa åtgärder samt skapar de ont blod i samband med framtida kontakter med dessa och andra kommuner.
- Prövade en mer aggressiv andra påminnelse (med registrator CC:ad) som kräver en statusuppdatering. Detta resulterade i snabba svar men det är för tidigt att säga om det i slutänden även leder till data.
- Privata samlingar
- Vi är sedan tidigare medvetna om att stora delar av den offentliga konsten är privat ägd och därmed inte finns med i de kommunala registren. Kommunerna ber ofta oss om att kontakta även dessa för att på så sätt ge en mer fullständig bild av konsten i kommunen. Det brev vi i dagsläget förberett är dock specifikt skrivet för offentliga institutioner och förlitar sig delvis på PSI-direktivet. För kontakt med företagen behöver vi ett nytt underlag som istället trycker på vikten av helhetsbilden samt på värdet för dem.
- Skrap av hemsidor
- I de fall där kommunen pekar på hemsidan som ett svar och underliggande information (eller kompetensen att få ut denna) saknas bör ett skrap av hemsidan ses som ett realistiskt alternativ. Följande frågor uppstår dock:
- Kan den skrapade informationen ses som ett officiellt svar på dataförfrågan eller måste denna först bollas tillbaka till kommunen för "godkännande".
- Påverkar detta sättet att få informationen dess status som offentlig handling och därmed dess upphovsrättsliga status. Ändras detta om data "godkänns" av kommunen.
- Uppföljning
- Sedan de initiala kontakterna har rutinerna förbättrats för att registrera när den senaste kontakten skedde samt vilken nuvarande status är. Denna utveckling skedde p.g.a. tidigare kontakter som lovat oss data vid ett specifikt tillfälle i framtiden men där vi upptäckt först långt senare att denna data aldrig skickats. Kontakt över telefon ger ofta bra resultat men här är uppföljning och dokumentation ofta svårare.
- Telefonkontakten kan förbättras genom att alltid direkt skicka ett uppföljande e-post som sammanställer det som nyss diskuterats samt vilka nästa steg är.
- Krav på ersättning
- En positiv upptäckt är att enbart en kommun har nämnt krav på ersättning. I detta fallet var det baserad på kostnaden av att skriva ut och skicka en fysisk kopia men applicerades även på digitala utskick. Slutligen fick vi dock informationen gratis då den Excelfil som skickades var "mindre än X sidor" där X var maximala antalet sidor som skickas ut utan kostnad.
- Verifierbarhet
- För att göra informationen mer verifierbar samt undvika risken för "egen forskning" har möjligheten att göra källmaterialet tillgängligt diskuterats.
- Tekniskt sett borde det vara möjligt att länka individuella objekt till en källfil. Oklart hur enkelt det skulle vara att länka till specifika platser inom dokumentet.
- Licensmässigt kan detta vara problematiskt då materialet kan innehålla bilder som ej är avsedda för spridning eller material för vilket kommunen inte äger upphovsrätten.
- Frivilligt med svar
- Åtminstone en kommun uttryckte att de tolkat att svar på begäran var frivilligt (om de inte hade exakt det vi frågade om). Bör brevet omformuleras så att vi gör det tydligt att vi vill ha ett svar oavsett om svaret är positivt eller negativt?
- En enkel och icke-kontroversiell lösning är att ändra avlutningen på brevet så att sluthälsningen säger något i stil med "Vi ser fram emot ert svar".
- Problematiska datasystem
- Flera system har begränsningen att utdrag enbart kan göras i pdf format och inte som en strukturerad fil. I ett fall fanns det även en begränsning som gjorde att digitala filer inte kunde skickas externt (med resultatet att vi fick en pappersutskrift). En kommun bad dessutom uttryckligen om rekommendationer för vad vi som en extern intressant skulle vilja se i det registerprogram de nu skulle upphandla.
- Det kan vara värt att sätta upp rekommendationer för saker att tänka på inför nyinförskaffning av programvara. Även om exempelvis API-tillgång skulle vara idealiskt är det värt att lägga störst vikt på exempelvis persistenta id samt flexibilitet i vilken information som exporteras samt exportformatet.
- Arbetsmaterial
- I vissa fall finns inget färdigt sammanställt material i kommunen då en inventering är pågående. Ofta finns dock ett aktivt arbetsmaterial.
- Vilken möjlighet finns det att begära ut detta arbetsmaterial?
- I de fall där en kommun erbjuder sitt arbetsmaterial är licens-statusen för denna annorlunda?
- Uppföljning på högre nivå
- Det skulle vara intressant att för alla kommunkontakter där idealiska svar ej mottagits följa upp genom att lyfta ärendet till en högre nivå. Detta för att öka medvetenheten kring Öppna data samt de begränsningar i informationshanteringen/mjukvara/organiseringen av svar vilka vi önskar att de bygger bort inom hela sin organisation.
- Vid dessa kontakter behöver det göras tydligt att problemet ligger i organisationen/systemen och inte i insatsen av den person vi varit i kontakt med. I de fall där detta var problemet bör eventuell uppföljning ske på annat sätt.
- Övrigt (mindre/tankar)
- I ett fall påpekade kommunen att all informationen redan fanns på Wikipedia och att de därmed inte såg behovet av att lämna ut data. Vi förklarade vikten av att få info direkt från kommunen (persistenta id, bekräftad källa) men fick inget svar.
- Bör det göras tydligare att vi inte är samma sak som Wikipedia?
- Vi har fått flera exempel från kommuner som beskriver hur existerande data försvunnit/gjorts otillgänglig i samband med byta av programvara/datorer. Detta är ytterligare en faktor vi bör marknadsföra; värdet av att informationen finns "säkerhetskopierad" externt.
- Flera kommuner har bett om uppskov för att kunna uppdatera sina listor (eller färdigställa pågående uppdatering).
- Hur lång tid är det vettigt att ge kommunen? När är det värt att kräva ut existerande info och när är det värt att vänta?
Wikiarbete
Vid synkning av listor
- För att kunna hantera listobjekt som saknas i databasen bör dessa spåras som en separat UGC-källa. Dock måste rutiner skapas så att nya unika id är lätta att lägga in av enskilda användare (alternativt att detta görs med bot och det görs tydligt att det inte ska ske manuellt).
- För att undvika att ny information läggs in i listorna under omstruktureringsarbetet bör listorna märkas upp med sv:Mall:Pågår2. Detta ger två dagar under vilket artikeln är "vilande"
