Mötesprotokoll/Protokoll 2012-10-21

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Ainali (diskussion) 24 oktober 2012 kl. 22.22 (CEST)
Justeringsman Historiker (diskussion) 25 oktober 2012 kl. 20.11 (CEST)

Tid

22 oktober klockan 19.30-22.35 kontoret/via Google Hangout

Närvarande

Jan Ainali, Bengt Oberger, Arild Vågen, Ylva Pettersson, Holger Motzkau, Mattias Blomgren (via Google Hangout), Harald Andersson (via Google Hangout) (t.o.m. punkten Extern kommunikation). Adjungerad: Jakob Hammarbäck.

Frånvarande

Mikaela Waxin

INLEDNING

Mötets öppnande

• Mötet öppnades.

Val av mötesordförande

• Jan Ainali valdes.

Val av justeringsman

• Mattias Blomgren valdes.

Val av sekreterare

Protokollet skrevs på Etherpad på denna länk: http://etherpad.wikimedia.org/WMSE-20121021

Stöd till gemenskapen

Teknikpoolen

Genomförda inköp:

• Ersättningsinköp för trasigt UV-filter till kameran.
• Inköp av resväska med hjul för transport av utrustning. Belastar inte teknikpoolen, utan tagits som kontorsutrustning, då den även används för annat än teknikpoolens utrustning.
• Allmän förbättring av vården av utrustning vid utlåning.

Inköpsförslag under omröstning:

• Inköp av ryggsäck Lowepro Fastpack 350 till kamera och objektiv.
• Förslag om en kamera till har lämnats och kommer att diskuteras i teknikutskottet.

Utlån som är genomförda i år: 30 stycken rapporterade (fler enligt listan över intresseanmälningar), planerade 4 stycken under resten av oktober - november.

Det blir mycket slitage när sakerna lånas ut mycket. Vad kan vi göra för att förhindra det, och vilka blir konsekvenserna? Mattias och Jakob gör en genomgång.

Påminnelse om att utlåningslistan behöver hållas aktuell och korrekt.

Referenslitteratur

• John har personligen kontaktat ett par Wikipedianer och de är intresserade. Den metoden verkar fungera väldigt väl. En användare skriver om humlor och sociala bin och har böcker lånade. Inför nästa projekt behöver denne köpa några lexikon.

• Förlängningskontraktet med Chelha är undertecknat och inskickat.

Editahons

• Ada Lovelace skrivarstuga https://sv.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Skrivstuga/Ada_Lovelace_2012. 6 helt nya personer deltog.
• Hembygdens helg lördag söndag 20-21 oktober på Historiska museet. Sju personer från föreningen deltog. Föredrag om "sockenprojektet" av Anders Wennersten den första dagen drog god publik och ledde till intresserade besökare vid föreningens datorbord och rollup. Relativt lågt deltagande på evenemanget som sådant, men föreningen fick god exponering och bra kontakter, framför allt med Stockholms läns hembygdsförbund. Dessa kan leda vidare. Anders ombads således och tackade ja till att skriva artikel i förbundets tidskrift Ledungen. Bengt ombedd och tackat ja till att hjälpa Hägerstens hembygdsförening att exponera dess området på Wikipedia. (första inslag av Bengt, Axel fylla på) Se vidare blogg samt WP-artikeln om Sorunda socken för fototillägg från helgen.

Gemenskapens projekt

• Swecon, välbesökt konvent men tyvärr väldigt få deltagare som kom till rummet där Wikimedia satt. Mycket bra kontakt med Folkbildningsrådet. Även fotografering av några författare.
• Fornminnesjakten har avslutats med prisutdelning i Hedemora. Tävlingen hade sju deltagare som tillsammans laddade upp ett trettiotal bilder. Calle Eklund och Arild Vågen deltog i prisutdelningen. Prisutdelningen (och tävlingen) fick positiv uppmärksamhet i medierna med en längre artikel i Dala-Demokraten.
• Bokmässan. 82 personer intervjuade. 107 bilder i Commonskategorin på personer, samt 25 bilder på Wikimedia Sveriges deltagare.

Kvalitet

Kvalitetsundersökningar

• Arbete pågår. Holger besöker dem i november.

Användarundersökningar

• KTH-studenten valde att hoppa av 3 oktober med hänvisning till att vi "krånglade". Det som vi krävde var att man satte sig in i hur wiki-gemenskapen fungerar och att man inte bara kan hoppa in och kräva att få sätta upp banners överst på Wikipedia. Man måste först nå konsensus. Studenten verkade inte riktigt ha förstått detta utan ansåg att ett annat erbjudande han fått var intressantare.

Innehållsdonationer

ArtDataBanken - Uppsala lantbruksuniversitet

• Harald har varit i kontakt med dem igen och fått svar. De är inne i en diskussion om vad de kan ge ut (vill ej ge ut gammal info) och hur. Han har mailat ett svar om att vi kanske har en möjlighet att på något sätt stödja dem i denna processen så att de vet vad som behövs, vad som fungerar och kanske även lite om det rättsliga läget (jag har dock inte varit specifik). Det gjordes i torsdags och har därför inte hunnit få något svar än.

Sveriges sjöar, VISS

• Nasko planerar att robotskapa artiklar om Sveriges sjöar, och Yger har varit i kontakt med en person på länsstyrelsen i Kalmar om detta. De i Kalmar är intresserade av ett samarbete och kontaktade Nasko om detta, se meddelandet under. Kan vi på något sätt stödja dem? Harald har lite ytligt skickat en förfrågan via mail till Nasko, men vill ändå ta upp det här för att se vilka möjligheter vi har.

Meddelandet: Tack för intressant samtal i fredags Yger! Jag har nu skaffat ett konto och försöker lära mig hur Wiki fungerar men jag har misslyckats med att förstår hur man kommunicerar med användare i systemet - jag skulle vilja ha kontakt med Nasko ovan och hoppas på detta sätt nå mitt mål... Nasko - jag jobbar på länsstyrelsen i Kalmar med att förvalta en databas över alla Sveriges vatten kallad VISS. I den finns dels informationen från SMHI som du beskriver ovan men även en mängd annan information som vilka miljöproblem resp. sjö har, vilka mätningar som görs, vilka skydd som finns m.m. Dessutom finns det information om vattendrag, grundvatten och kustområden. Jag har försökt luska runt om möjligheter att ladda in data automatiserat men det verkar inte helt enkelt - men du verkar ha jobbat en hel dem med detta... Vi hjälper gärna till med detta - men vill gärna diskutera vidare... Signerar Adville (diskussion) 22 oktober 2012 kl. 14.29 (CEST)

Flygfoton

• Harald har skrivit en artikel på Newsmill angående detta. På grund av lite tekniska problem på Newsmill så gick den inte att öppna i början, utan först när den hamnat en bra bit ner i nyhetsflödet var den läslig. Den är dock läst av 574 personer i dagsläget.
• 20 juni i år beslutade regeringen att tillsätta en utredning i detta ärendet (dvs innan Harald skrev artikeln). Holger upptäckte det eftersom lantmäteriet har blivit utsedda att vara experter och skrev om det på sin sida 9/10-12, artikeln. Det betyder att det händer saker och Harald anser att det skulle vara bra om någon anställd kontaktade personen i den artikeln för att framföra var vi står och se om vi på något sätt kan vara delaktiga.
• Jan har genomfört en testtur med helikopter med gott resultat.

Outreach

Utbilda lärare och GLAM-anställda

Wikipedia i utbildning

• Deltagande på Mötesplats skola 29-30 oktober
• Skolforum 29-31 oktober. Ylva presenterar på måndagen och blir intervjuad av en lärartidning.
• Case Studies är nu tryckt, på både svenska och engelska.

KMH

• Jakob och Sophie har träffat Kungliga Musikhögskolan och de kommer direkt att köra igång ett pilotprojekt med musiklärarstudenterna på Musik och Medieproduktion. De startar med två workshops tillsammans med Wikimedia, för att direkt implementera Wikipedia Education Program i kursen. Möjlighet att få tillgång till att utbilda lärarna på högskolan, sätta ihop en kurs i lärarnas program för vidareutbildning. Kungliga Musikhögskolan skulle passa bra eftersom de är mycket praktiska i sin undervisning. De har ett eget program för kompetensutveckling, typ en katalog med kurser som lärarna kan välja, och där skulle en Wikipediakurs passa in.

KTH

• För närvarande pågår det ett projekt på en civilingenjörsutbildning på KTH att skriva om en tekniks apparat som projektarbete. Det de skriver har förr varit som ett stort arbete, men efter kontakt med Harald och (en väldigt kort) diskussion valde läraren att de skall skriva om maskinen så att det kan platsa som en artikel på Wikipedia (De uppmuntras även att registrera sig och att utgå ifrån wikipediaartiklarna som finns och inte är så välbyggda). Harald har hållit en 40 minuters introduktion för klassen (ca 40 studenter + ca 4 doktorander) och 5 november skall vi ha en edit-a-thon/mer utbildning i enkel wikikod. Ett inofficiellt mål är att försöka få några artiklar nominerade till bra artiklar. Detta projekt råkade bara falla ut väldigt snabbt och har därför inte tagits upp innan.

• Harald rapporterade vidare: Dessutom så uppmuntrar jag mina klasskamrater att redigera via kurslistor så att vi gemensamt bygger upp en studiebok med bra artiklar för just den kursen. När tentan för ovan länk är rättad (och om det gick bra) skall jag skriva ett blogginlägg på Wikimedias blogg. Jag skall även försöka få in det på KTH:s studentblogg för att uppmuntra andra klasser till samma sak.

Hallunda folkhögskola

• Harald rapporterade: Jag har påbörjat ett projekt på Wikibooks med Hallunda folkhögskola för att förbättra studenters datorvana och deras språkkunskaper, se projektsidan. Projektet startar på riktigt till våren när studenternas grundläggande datorvana och språkkunskap är bättre. Eventuellt kan SFI-projektet anamma detta, enligt Sofie. Målet är även att vara en föregångare för att visa andra kurser på möjligheten att använda de olika wikisarna i utbildningen samtidigt som man själv bidrar.
• Eventuellt skulle detta projekt, och ett som är på planeringsstadiet mot en skrivarstuga i Hallunda, behöva göra ett inköp av en billig digitalkamera (billigaste modellen med laddare och minneskort). Detta för att studenterna och skrivarstugan skall kunna fotografera resultatet av recepten och lära sig ladda upp bilder. Efter projektet skulle i så fall kameran tillfalla teknikpoolen. Är det möjligt?

Beslut

Fråga om inköp av kamera skall läggas upp på förslagssidan på teknikpoolen.

Tom Tits

• Harald rapporterade: En första inofficiell kontakt togs idag med den person på Tom Tits som är ansvarig för att redigera deras hemsida och deras Wikipedia artikel (hon var på besök på KTH). Jag förklarade lite kort hur Wikipedia fungerar och om QR-kodsappen. Det är möjligt att hon kontaktar mig vidare om detta och "intressanta artiklar för Tom Tit, om de skulle använda QR till Wikipedia". Om så behöver jag någon som jag kan bolla henne vidare till.

Studentklubbar

• Arbetet med Wikipediaklubb Katedralskolan initierades v 42. Eleverna har fått flipfilmer kring Wp-redigering för att kunna sätta sig in i tekniken över höstlovet. En plan för projekt "Gräv där du står" kommer att utarbetas v 45-46.

Europeana Awareness

• Statens Konstråd har gett positivt besked om att stötta projektet, möte kommer att bokas.
• Ett första möte har skett med SKL. De vill jobba tillsammans med oss inom ramen för WLPA, men det kan tidigast komma att gagna oss år 2014 då de just börjat arbetet med att skapa nationella databaser med information från kommunerna. De kommer dock att erbjuda viss hjälp och kontaktuppgifter redan nu. De vill även veta hur det gått för oss med projektet så att de får bättre förståelse hur kommunerna hanterar externa intressenters förfrågningar om öppen data.
• Arild börjar som nationell koordinator för WLPA men vi kommer att lägga upp en ansökan för andra intressenter på volontärbyrån.se och på wikin och skriva på BB och Commons för att försöka hitta någon som garanterat kan arbeta med det hela efter nyår.
• Kevin Bäckström kommer omgående att börja som webbdesignvolontär för att sätta upp wikilovespublicart.org. Kevin fann igen vår ansökan efter att en jobbcoach tipsat honom om volontärbyrån.se
• Hackathonet i Berlin blir uppskjutet då det var ett hackathon inplanerat i Nederländerna med liknande tema bara en vecka innan vårt planerade hackathon. Det mesta av det jobb som lagts ned går att återanvända och Lennart träffar Barbara Fischer idag (måndag) i Berlin för att bl.a. prata om möjliga event att samarbeta med.

Skapa kontakter med viktiga utbildningsinstitutioner

Studieförbunden

• Möte med Studieförbunden med gott resultat. Möjlighet att delta på Folkbildarforum i Linköping 20-21 november. En konferens, mässa och seminarium om folkbildningen. Två dagar med möjlighet att träffa lärare, rektorer, pedagoger och andra inom folkbildningen.

Det vore bra om Jakob åkte för att nätverka i fundraisingsyfte och Sophie åker för att träffa pedagoger.

Nordiskt samarbete

• Årsrapporten. Förslag från konsulten Michael Gustafsson till layoutad årsbok har lämnats i helgen och kommentar med begränsade ändringsförslag har lämnats till konsulten idag förmiddag. Slutjusterat manus bör kunna lämnas inom några dagar med sikte på att tryck föreligger till FSCONS. (Bengt)

• Samespråkiga Wikipedia. Inga aktuella tids- eller projektplaner finns idag för Wikimedia Norges diskuterade fortsättning av stöd för norskspråkiga Wikipedia. I avvaktan på att vi får något mer kunskap om hur de planerna kan tänkas utvecklas, utreder vi i lugn takt möjliga samarbetsparter på svensk sida för ett möjligt, helst med ett WMNO-projekt sammanlänkat, WMSE-projekt. En GLAM-kursaktivitet i Jokkmokk 29 oktober ger föreningen en kontaktyta med Ájtte Fjäll- och Samemuseum och förväntas samtidigt ge en första kontakt med Sametingets kultur- och språkavdelning. (Bengt)

• Johns återstående timmar för året på Nordiskt samarbete bör diskuteras då inga konkreta arbetsuppgifter finns inom projektet för närvarande. Kan de timmarna kanske sparas till nästa år och fler timmar läggas på Europeana Awareness istället? Detta vore lämpligt då det är väldigt mycket att göra med Europeana Awareness fram till juni nästa år. (John)
  • Beslut taget på punkten Justering av tidsfördelning på projekten.

• FSCONS är på gång. Vi sponsrar en deltagare från Färöarna. Prisutdelning för WikiLoves Monuments sker där.

Möjliggörande

Fundraising

• Lista över bidrag att söka

Beslut

Högst prioritet av Jakobs arbetsuppgifter efter Q3-rapporten till WMF.

Beslut

Jan tar fokusområde på fundraising och släpper HR. I detta område innefattas fundraising från privatpersoner, företag och stiftelser.

• FDC–ansökan är inlämnad. Det kommer mycket frågor som ska besvaras snabbt fram till och med 1 november.
• Personuppgifter om de som sitter i styrelse och har hand om ekonomi.

Utvärderingsmall

Mikaelas förslag att lägga till Lärdomsrapport:

• vad gick bra och varför?
• vad gick dåligt och varför?

• vad ska vi sluta med?
• vad ska vi fortsätta med?
• vad ska vi börja med?

Förslaget antogs av styrelsen.

KPMGs granskning

• Vi har fått klartecken på löpande granskning av löne- och ekonomirutiner. Fått en riskmatris sänd till oss. Måste upprätta delegationsordning. Mall för årsredovisning kommer under veckan.

CRM och PUL

• Vi har hittat ett juristkontor som är kunniga i PUL, Jan bokar in tid.

Justering av tidsfördelning på projekten

Beslut

Justering av Jakobs tidsbudget gjordes i kalkylblad.

Beslut

Johns timmar på Nordiskt samarbete ska användas till att initiera kontakt med WMFI.

Extern kommunikation

Aktivitetsplan

• Frågan bordlades.

Strategi, policy eller riktlinjer

Beslut

Holger tar fram förslag på kommunikationspolicy till nästa styrelsemöte.

Riktlinjer för representation

Det finns ett förslag på Riktlinjer för representation.

Jag (Bengt) är inte nöjd med ansatsen, och har skissat ett alternativt upplägg på samma sida, Jag ser inte det som en prioriterad fråga för beslut snabbt, utan kan mycket väl tänka att man ska bordlägga frågan, om det tenderar att bli mycket diskussion.

• Frågan bordlades. Bengt jobbar vidare med det.

Kontor

Kontorslokal

Ser detta som viktig fråga att diskutera igenom detta styrelsemöte. Med en ekonomiadm. på halvtid slår vi i - eller över - rumskapaciteten. Det KAN ta tid att komma till i nya lokaler, därför viktigt dra igång anskaffningsprocess. Mitt intryck är att alternativet Hornsgatan gatunivå kan spricka pga mången möjlig anledning. Nya lokaler både där och annorstädes kan bli mycket dyrare, och leda till större egen kontorsinfrastruktur än idag. Lokalbehov inom säg ett år måste vägas mot ev förhöjda kostnader första kvartalet 2013 för ej utnyttjade ytor. Vid extrem tur, skulle vi kunna få flexibel lösning som inhyrd/gäst hos vänligt sinnad organisation. Eller låg hyra på rivningskontrakt. Men om ej: hur ska vi våga sats på antal kvm (100?) och på hur lång kontraktstid. De som letar måste ha förankring i styrelsen, eftersom de kanske måste förhandla en bit på tidigt stadium. Själv ser jag som ideal att vara kvar i trakten mkt nära T-banestation (alt nästa station i billigare Liljeholmen, fortfarande fin knutpunkt) i ett ljust kontor på 100 kvm kanske i ett storrum med ett pratrum och ev en särskilt telefonhytt och arbetsplatser för minst 6 pers. Egen rec. behöver vi inte, viktigare kunna härbärgera även arbetande volontär extra. Frågor: Vad slags hyressponsor/sugerdaddy kan vi acceptera? Hur långt från centralt läge kan vi acceptera? Hur långt hyreskontrakt vågar vi ingå? Var går en smärtgräns i hyra mm per månad? Hur trångt kan man ha per anställd under hur lång period? frågar Bengt.

Beslut

Jakob meddelar Skyddsvärnet att entréplan inte är aktuellt för vår del. Om det blir rotation på kontorsrum i samband med att entréplanet öppnar kan vi vara intresserade av ytterligare platser i källaren tills vidare.

Rapport Avtalskurs

• Holger har deltagit på kurs om kollektivavtal.

Reglerar:

• Allmän visstidsanställning.
• Arbetstider.

Andra saker är att det är viktigt att se till att pauser tas på rätt sätt. Bör skrivas ner rutiner.

Kollektivavtal

Beslut

Föreningen ska anslutas till IDEA:s kollektivavtal snarast.

Pensionslösning

• Frågan bordlades. Utredning behövs, men avsikten är att en pensionslösning ska finnas.

Tidrapporteringsmodul

• Arbetstidspolicy, frågan bordlades, beslut tas per capsulam.

Nya tjänster

Ekonomiadministratör

• Annons varit ute. Bra respons. Kontakter med sökande inledda.

Beslut

HR-gruppen ges mandat att anställa, så snart som möjligt.

Verksamhetschef

Beslut

Mattias ersätter Jan och ingår i HR-gruppen för denna tjänst tillsammans med Bengt och Holger.

Beslut

HR-gruppen får mandat att färdigställa tjänstebeskrivningen.

Beslut

HR-gruppen får i uppdrag att ta fram ett budgetförslag för kostnader som är förknippade med rekryteringen såsom annonsering. Beslut fattas sedan av styrelsen per capsulam.

• Jan avstod från att rösta i alla tre ovanstående beslut.

Volontärsamordnare

• Frågan bordlades.

Korttidsanställning projektstöd

Beslut

Lennart erbjuds anställning efter att Holger har justerat det föreslagna kontraktet.

Övriga frågor

Informations- och diskussionspunkter:

• Vi har tittat på lokalerna i entréplan. Bullernivån från Hornsgatan är för hög.
• Finns önskemål om att viktig information går ut via mail, eller skrivs in på Kansliets veckobrev.
• Organisationen har hög lärdomsfaktor, då vi gör många olika arrangemang. Lärdomsrapporten är viktig att använda. Även viktigt att det finns möjlighet att hjälpa varandra med de olika aktiviteterna. T.ex skrivarstuga är bra när flera personer deltar.
• Kan vi bjuda in fler gästbloggare till bloggen. Alla får ge några förslag.
• Vi har också en stående inbjudan till att blogga på WMF-bloggen, t.ex när den nordiska årsboken är klar
• Önskan om möte tillsammans med styrelsens representanter för att diskutera frågor om prioriteringar, arbetsplanering, problemlösning, och "rörelsens" best practices.

Årsmöte 2013

• Frågan bordlades, och beslut tas per capsulam.

IDEA-dagen

• 15 mars en heldag med seminarium och aktiviteter. Kan vara värt att gå på den.
• 15/19 november en dag med kurser, seminarier. Där finns även tillfälle att få möte med rådgivare.

Digidel

Ska vi bli partner?

• Frågan bordlades, och beslut tas per capsulam.

AVSLUTNING

Nästa styrelsemöte

• Bestäms på mail.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.