Mötesprotokoll/Protokoll 2015-04-18

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 27 april 2015 kl. 18.52 (CEST)
Justeringsman Adville (diskussion) 22 april 2015 kl. 22.47 (CEST)

Tid

Lördag 18 april 2015 klockan 10.30-17.10 på kontoret.

Närvarande

Mattias Blomgren, Bengt Oberger, Karin Åström Iko, Holger Motzkau, Kristina Berg, Brit Stakston, Harald Andersson, Jan Ainali (föredragande)

Frånvarande

Maria Arneng, Ylva Pettersson

INLEDNING

Mötets öppnande

• Mötet öppnades.

Val av justeringsman

• Harald Andersson valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• 2015-03-22
  • Inga anmärkningar togs upp.

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2014-06-15

• Jan fick i uppdrag att se över backup-rutiner avseende elektroniska dokument inför framtiden.
  • 2014-08-24: Kansliet har undersökt möjligheterna med att köpa tjänst eller egen server. Kansliet sätter upp en kravspecifikation så kontrollerar Holger om det kan lösas på Glesys och FS-data.
  • 2014-09-20 Kravspec för backuprutiner har ej tagits fram än, planerat till efter FDC-ansökan.
  • 2014-10-13 Arbete för genomgång av hela IT-miljön påbörjad.
  • 2014-11-08: Pågår, möte ska planeras in med Holger och André.
  • 2014-12-08: En funktionell specifikation har tagits fram. En backupstrategi har påbörjats. Kravspecifikation på Cloudminne och dess organisation behöver tas fram.
  • 2015-01-23: Jan tar kontakt med Andreas för att sätta upp server för Drupal/CiviCRM med mailserver. Holger har uppdaterat till ny version av Drupal. Vi har nu tvåstegsverifiering. Mål är att detta är klart till nästa styrelsemöte.
  • 2015-02-23: Jan har haft kontakt med Andreas och en diskussion pågår nu mellan Holger och Andreas. Jan kontrollerar om någon kan sponsra med server.
  • 2015-03-22: Diskussion om teknisk specifikation pågår.
  • 2015-04-18: Tekniska specifikationen framtagen, diskussion med leverantör pågår, det ser positivt ut med sponsring.

Från styrelsemötet 2014-12-08

• Styrelsen beslöt att ansöka om medlemskap i Litteraturhuset i Göteborg för 1 000 kr/år.
  • 2015-01-24: Medlemskap ansökt om, tas upp på deras årsmöte i mars.
  • 2015-03-22: Årsmöte hålls på tisdag 25 mars - Mattias närvarar.
  • 2015-04-18: Medlemskap godkänt på årsmötet, inväntar faktura.
• Styrelsen beslöt att ge Jan mandat att ansöka om medlemskap i Vetenskap & Allmänhet, med inriktning att utbyta medlemskap.
  • 2015-01-24: Jan hade varit i kontakt med generalsekreteraren i V&A Cissi Askwall. Styrelsen beslöt att bli medlemmar för 6 100 kr/år.
  • 2015-02-23: Ansökan inskickad.
  • 2015-03-22: Vi har fått välkomstbrev och betalning skall ske. Vi kommer att få ett bord på Vetenskapsfestivalen i Göteborg i april.
  • 2015-04-18: Betalning av medlemsavgift pågår. Deltog på Vetenskapsfestivalen i Göteborg, vilket var mycket lyckat.

Från styrelsemötet 2015-01-24

• Styrelsen beslöt att föreslå kommande styrelse att se över integritetspolicyn.
• Styrelsen beslöt att ge Kristina i uppgift att till konstituerande styrelsemöte ta fram underlag till beslut om föreningens fortsatta arbete med rutiner för personuppgifter.
  • 2015-03-22: Kristina har påbörjat arbetet, men återkommer vid kommande möte.
  • 2015-04-18: Kristina har varit i kontakt med Idea, som hänvisar till Datainspektionen. En ideell organisation behöver inte ha ett personuppgiftsombud. En förteckning över vilka personuppgifter som insamlats, och varför, skall upprättas. Den kommer att läggas upp på wikin. Rutiner för rensning av gamla uppgifter och säkerhet skall också upprättas.
    • Styrelsen gav Jan i uppdrag att upprätta förteckning över insamlade personuppgifter och ta fram rutiner för rensning av ej längre aktuella personuppgifter.

Från styrelsemötet 2015-03-22

• Resepolicy: Lämnades oförändrad. Jan lämnar en uppföljning av resekostnaderna till augustimötet.
• Arbetstid för anställda: Lämnades oförändrad. Dock skall uppdatering av gällande paragrafer i kollektivavtalet göras av Jan.
  • 2015-04-18: Uppdaterad.
• Styrelsen gav Jan i uppdrag att dra igång arbetet med att ansöka om 90-konto.
  • 2015-04-18: Arbete pågår.

Rapportering från verksamhetschefen

• Wikimedia Serbien säger upp sin nya chef, och slutar ha chef. Istället kommer de att ha två halvtidstjänster (Office manager och Communications manager).
• Wikimedia Foundations Deputy Director Erik Möller slutar 30 april.
• Bidragsansökan till Vinnova godkänd (Öppna datakällor 5), 140 000 kr till oss.
• Bidrag från Kulturfonden för resa till Finland cirka 16 000 kr för samarbete med Wikimedia Finland.
• Inskickade ansökningar för tillsammans cirka 2 750 000 kr.
• Diskussioner med Postkodlotteriet pågår.
• Ny bredbandsinkoppling har skett under veckan.

Projekt/budget 2015

Budgetuppföljning

• Budgeten gicks igenom. Inga särskilda punkter fanns att ta upp.

Ledningsrapporter för projekt

• Ledningsrapport 2015
  • Ledningsrapporten gicks igenom.

Inledande strategiutvärdering

• Förberedelse av strategiutvärderingsarbetet inför nästa styrelsemöte.
  • Nuvarande Vision, Strategi
  • Styrelsen diskuterade hur det kommande strategiarbetet skall bedrivas.
    • Inled med en kort historik och relevanta länkar.
    • Frågor att ställa? Olika frågor till tidigare involverade och till alla andra.
    • Skicka ut inbjudan till personer som vore intressanta att få med i diskussionen.

Frågor till alla

• Wikimedia Sverige arbetar för fri kunskap till alla. Hur ska vi göra?
• Om föreningen hade mycket mer resurser, vad borde vi göra då?
• Vilken organisation borde vi ha som förebild? Varför?
• Möjliga samarbeten för att nå visionen/mission?
• Vad ska föreningen fokusera på/är främsta uppgift?

Frågor till involverade

• Vilket är det bästa/sämsta projektet föreningen har gjort?
• Hur upplever du visionen och strategin idag?
• Ska verksamheten förändras helt och hållet eller gradvis?
• Vad saknas i strategin?

Svar på detta blir ingångsvärden till styrelsemötet 23 maj.

Medlemsvärvning 2015

• Hur skall vi nå målet 1 000 medlemmar under året?
  • Frågan bordlades.

Personalfrågor

• Jan informerade om personalläget.

Övriga frågor

• Offentlig konst
  • Frågan diskuterades. Se styrelsewikin.
• Information och frivilligengagemang
  • Frågan bordlagd 2015-02-23.
  • Frågan bordlagd 2015-03-22.
  • Frågan bordlagd 2015-04-18.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.