Mötesprotokoll/Protokoll 2015-03-22

Från Wikimedia
Hoppa till: navigering, sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 30 mars 2015 kl. 19.43 (CEST)
Justeringsman Kriber (diskussion)


Tid: Söndag 22 mars 2015 klockan 10.15-16.15 på Litteraturhuset i Göteborg.

Närvarande

Mattias Blomgren, Holger Motzkau, Bengt Oberger, Kristina Berg, Harald Andersson, Jan Ainali (föredragande)

Frånvarande

Ylva Pettersson, Maria Arneng, Brit Stakston, Karin Åström Iko

INLEDNING

Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Val av justeringsman

  • Kristina Berg valdes.

Styrelsens arbete/Schema för styrelsemöten

  • Styrelsen beslöt att hålla följande styreleemöten under verksamhetsåret:
    • 18 april klockan 10.30-17.00 (alt 11 april) på kontoret. Inledande strategiutveckling.
    • 23 maj klockan 10.30-17.00 (alt. 30 maj) på kontoret. Strategiutveckling.
    • 22 juni behovsstyrd reservtid, klockan 18.30 (distans).
    • 23 augusti klockan 10.30-17.00 (alt. 30 augusti) på kontoret. Föregås av medlemsmöte dagen innan. Inledande verksamhetsplanering 2015.
    • 19 september klockan 10.30-17.00 på kontoret. Fastställande av verksamhetsplan inför FDC-ansökan.
    • 19 oktober behovsstyrd reservtid, klockan 18.30 (distans).
    • 21 november klockan 10.30-17.00 på kontoret. Diskussion om stadgerevision.
    • 11 januari behovsstyrd reservtid, klockan 18.30 (distans).
    • 6 februari 10.30-17.00. Inför årsmöte/avslut 2015.
  • De behovsstyrda mötena sker endast om kallelse skickats ut två veckor i förväg och avser att enbart behandla akuta frågor.

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2014-06-15
  • Jan fick i uppdrag att se över backup-rutiner avseende elektroniska dokument inför framtiden.
    • 2014-08-24: Kansliet har undersökt möjligheterna med att köpa tjänst eller egen server. Kansliet sätter upp en kravspecifikation så kontrollerar Holger om det kan lösas på Glesys och FS-data.
    • 2014-09-20 Kravspec för backuprutiner har ej tagits fram än, planerat till efter FDC-ansökan.
    • 2014-10-13 Arbete för genomgång av hela IT-miljön påbörjad.
    • 2014-11-08: Pågår, möte ska planeras in med Holger och André.
    • 2014-12-08: En funktionell specifikation har tagits fram. En backupstrategi har påbörjats. Kravspecifikation på Cloudminne och dess organisation behöver tas fram.
    • 2015-01-23: Jan tar kontakt med Andreas för att sätta upp server för Drupal/CiviCRM med mailserver. Holger har uppdaterat till ny version av Drupal. Vi har nu tvåstegsverifiering. Mål är att detta är klart till nästa styrelsemöte.
    • 2015-02-23: Jan har haft kontakt med Andreas och en diskussion pågår nu mellan Holger och Andreas. Jan kontrollerar om någon kan sponsra med server.
    • 2015-03-22: Diskussion om teknisk specifikation pågår.
Från styrelsemötet 2014-11-08
  • Styrelsen gav Jan i uppdrag att hos Idea och revisorn undersöka hur andra ideella organisationer i samma storleksordning använder sig av styrelsens kassör och fyra-ögonprincip.
    • 2014-12-08: Revisorn kommer på onsdag och då kommer frågan att tas upp. Jan har inte fått tag på rätt person hos Idea.
    • 2015-01-24: Jan hade haft kontakt med såväl revisorn som Idea och det finns möjlighet att lägga in i delegationsordningen. Styrelsen tog emot informationen och konstaterade att detta är en fråga att ta upp på nästa styrelses första möte.
    • 2015-03-22: Se punkt Regler, riktlinjer och policy nedan.
Från styrelsemötet 2014-12-08
  • Styrelsen beslöt att ansöka om medlemskap i Litteraturhuset i Göteborg för 1 000 kr/år.
    • 2015-01-24: Medlemskap ansökt om, tas upp på deras årsmöte i mars.
    • 2015-03-22: Litteraturhusets årsmöte hålls på tisdag 24 mars - Mattias närvarar.
  • Styrelsen beslöt att ge Jan mandat att ansöka om medlemskap i Vetenskap & Allmänhet, med inriktning att utbyta medlemskap.
    • 2015-01-24: Jan hade varit i kontakt med generalsekreteraren i V&A Cissi Askwall. Styrelsen beslöt att bli medlemmar för 6 100 kr/år.
    • 2015-02-23: Ansökan inskickad.
    • 2015-03-22: Vi har fått välkomstbrev och betalning skall ske. Vi kommer att få ett bord på Vetenskapsfestivalen i Göteborg i april.
Från styrelsemötet 2015-01-24
  • Styrelsen beslöt att föreslå kommande styrelse att se över integritetspolicyn.
    • 2015-03-22: Se punkt Regler, riktlinjer och policy nedan.
  • Styrelsen beslöt att ge Kristina i uppgift att till konstituerande styrelsemöte ta fram underlag till beslut om föreningens fortsatta arbete med rutiner för personuppgifter.
    • 2015-03-22: Kristina har påbörjat arbetet, men återkommer vid kommande möte.
Från styrelsemötet 2015-02-23
  • Styrelsen beslöt att uppdra åt Jan att budgetera för att stödja Karl Sigfrid.
    • 2015-03-22: Ett projekt om 20 000 kr har satts upp.

Rapportering från verksamhetschefen

Rapport arbetsmiljöarbete

  • Antal personskador: 0
  • Antal allvarliga, oåtgärdade problem: 0
  • Antal allvarliga, åtgärdade problem: 0
  • Antal mindre, oåtgärdade problem: 23
  • Antal mindre, åtgärdade problem: 11

Projekt/budget 2015

Budgetuppföljning

  • Inga särskilda punkter fanns att ta upp.

Ledningsrapporter för projekt

Regler, riktlinjer och policy

Personalfrågor

  • Aktuell personalsituation gicks igenom.

Övriga frågor

  • 90-konto
    • Styrelsen gav Jan i uppdrag att dra igång arbetet med att ansöka om 90-konto.
  • Offentlig konst
    • Frågan diskuterades. Se styrelsewikin.
  • WMF vs. NSA - Inför Berlinkonferensen kan WMSE:s deltagare behöva styrelsens uppfattning, ifall frågan kommer upp i några diskussioner.
    • Styrelsens uppfattning är att WMSE står bakom WMF i denna fråga.
    • En eventuell framtida inriktning på lobbyverksamhet bör prövas fråga för fråga.
  • Visitkort.
    • Jan begär in uppgifter för visitkort.
  • E-postlistor.
    • Jan uppdaterar e-postlistorna.
  • Information och frivilligengagemang
    • Frågan bordlagd 2015-02-23.
    • Frågan bordlades 2015-03-22.

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.