Mötesprotokoll/Protokoll 2015-05-23

Från Wikimedia
Hoppa till: navigering, sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 25 maj 2015 kl. 20.00 (CEST)
Justeringsman YlvaP (diskussion) 25 maj 2015 kl. 19.52 (CEST)


Tid
Lördag 23 maj 2015 klockan 10.30-16.50 på kontoret.
Närvarande

Mattias Blomgren, Ylva Pettersson, Karin Åström Iko, Bengt Oberger, Kristina Berg, Holger Motzkau (t.o.m. klockan 13.50), Brit Stakston (fr.o.m. klockan 13.50), Jan Ainali (föredragande)

Frånvarande

Maria Arneng

INLEDNING

Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Val av justeringsman

  • Ylva Pettersson valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2014-06-15
  • Jan fick i uppdrag att se över backup-rutiner avseende elektroniska dokument inför framtiden.
    • 2014-08-24: Kansliet har undersökt möjligheterna med att köpa tjänst eller egen server. Kansliet sätter upp en kravspecifikation så kontrollerar Holger om det kan lösas på Glesys och FS-data.
    • 2014-09-20 Kravspec för backuprutiner har ej tagits fram än, planerat till efter FDC-ansökan.
    • 2014-10-13 Arbete för genomgång av hela IT-miljön påbörjad.
    • 2014-11-08: Pågår, möte ska planeras in med Holger och André.
    • 2014-12-08: En funktionell specifikation har tagits fram. En backupstrategi har påbörjats. Kravspecifikation på Cloudminne och dess organisation behöver tas fram.
    • 2015-01-23: Jan tar kontakt med Andreas för att sätta upp server för Drupal/CiviCRM med mailserver. Holger har uppdaterat till ny version av Drupal. Vi har nu tvåstegsverifiering. Mål är att detta är klart till nästa styrelsemöte.
    • 2015-02-23: Jan har haft kontakt med Andreas och en diskussion pågår nu mellan Holger och Andreas. Jan kontrollerar om någon kan sponsra med server.
    • 2015-03-22: Diskussion om teknisk specifikation pågår.
    • 2015-04-18: Tekniska specifikationen framtagen, diskussion med leverantör pågår, det ser positivt ut med sponsring.
    • 2015-05-23: Överens med leverantör, avtal skall skrivas och pressrelease publiceras. Tillgång till server beräknas kunna ske i nästa vecka.
Från styrelsemötet 2015-01-24
  • Styrelsen beslöt att föreslå kommande styrelse att se över integritetspolicyn.
  • Styrelsen beslöt att ge Kristina i uppgift att till konstituerande styrelsemöte ta fram underlag till beslut om föreningens fortsatta arbete med rutiner för personuppgifter.
    • 2015-03-22: Kristina har påbörjat arbetet, men återkommer vid kommande möte.
    • 2015-04-18: Kristina har varit i kontakt med Idea, som hänvisar till Datainspektionen. En ideell organisation behöver inte ha ett personuppgiftsombud. En förteckning över vilka personuppgifter som insamlats, och varför, skall upprättas. Den kommer att läggas upp på wikin. Rutiner för rensning av gamla uppgifter och säkerhet skall också upprättas.
      • Styrelsen gav Jan i uppdrag att upprätta förteckning över insamlade personuppgifter och ta fram rutiner för rensning av ej längre aktuella personuppgifter.
        • 2015-05-23: Arbete pågår. Beräknas vara klart till mötet i augusti.
Från styrelsemötet 2015-03-22
  • Resepolicy: Lämnades oförändrad. Jan lämnar en uppföljning av resekostnaderna till augustimötet.
  • Styrelsen gav Jan i uppdrag att dra igång arbetet med att ansöka om 90-konto.
    • 2015-04-18: Arbete pågår.
    • 2015-05-23: Arbete pågår.

Rapportering från verksamhetschefen

  • Ansökan till Postkodlotteriet - diskussioner pågår. Avser databas för Wiki Loves Monuments.
  • Samtal förs med Post- och telestyrelsen angående projekt för talsyntes på Wikipedia.
  • Kristina informerade om konsultuppdrag under sex veckor, där WMSE hjälper till med kopplingar till Wikidata och batchuppladdningar för Statens maritima museer.
  • WMSE har utsetts till remissinstans för SOU 2015:47 Kollektiv rättighetsförvaltning på upphovsrättsområdet.
  • Arbetet med rekrytering av kommunikatör pågår och flera ansökningar har kommit in.
  • Rapportering från Wikimedia Conference 2015 i Berlin, där Jan, Mattias och Holger representerade Wikimedia Sverige. En bloggpost om konferensen kommer på föreningens blogg.

Projekt/budget 2015

Budgetuppföljning

  • Inga särskilda punkter fanns att ta upp. Formellt kvartalsbokslut är inte gjort än.

Ledningsrapporter för projekt

Strategiutvärdering

  • Arbetet med att utvärdera nuvarande strategi och påbörja arbetet med att ta fram en ny strategi var detta styrelsemötes huvudpunkt.
    • Nuvarande Vision, Strategi.
    • Wikimedia NL håller också på med strategirevision, och har startat med en SWOT-analys, som finns på deras Wiki (en liten språkövning i nederländska).
    • Styrelsen genomförde gruppdiskussion om visionen och strategin.
    • Förslag till ny formulering av visionen: Fri kunskap för en bättre värld. Att hjälpa människor och organisationer att skapa och bevara fri kunskap, och att göra den enkelt tillgänglig för alla.
    • En brainstorming och gruppdiskussion med notislappar genomfördes inom områdena Politik, Samhälle, Juridik, Ekonomi och Teknik. Dokumentation av av resultatet sker utanför detta protokoll.

Medlemsvärvning 2015

  • Hur skall vi nå målet 1 000 medlemmar under året?
    • Frågan bordlades 2015-04-18.
    • 2015-05-23: Utskick hos WMF till tidigare donatorer under oktober önskas. Efter byte av serverleverantör kan e-postutskick göras till medlemmar om att förnya medlemskapet.

Personalfrågor

  • Inga personalfrågor behandlades.

Övriga frågor

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.