Mötesprotokoll/Protokoll 2018-03-17

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 28 mars 2018 kl. 19.38 (CEST)
Justeringsman JONSSSVE (diskussion) 28 mars 2018 kl. 18.15 (CEST)

Tid

Lördag 17 mars 2018 klockan 10.30-17.15 på kontoret.

Närvarande

Mattias Blomgren, Sven-Erik Jonsson, Brit Stakston, Ylva Pettersson (till och med klockan 16.30), Kristina Berg, Bengt Oberger, Erik Åström, Sofie Jansson (via Skype klockan 13.45–17.15), John Andersson (föredragande)

Under förmiddagen och lunchen deltog även personalen: Sebastian Berlin, Evelina Bång, André Costa, Sara Mörtsell och Axel Pettersson. Under punkten Årsmöte 2018 – Valberedning inklusive sammankallande adjungerades Anders Wennersten, valberedningens sammankallande (klockan 14.00–14.30).

Frånvarande

Elza Dunkels

Möte mellan personal och styrelse

Enligt beslut vid föregående styrelsemöte hölls under förmiddagen ett möte med personalen och styrelsen, för att lära känna varandra och diskutera framtidsfrågor. Mötet inleddes med rundvandring på det nya kontoret på GoTo10, Hammarby Kaj 10D. Därefter genomfördes speeddating, där presentationer av varandra på temat "Vad fick dig att engagera dig i Wikimediarörelsen?" genomfördes i ett antal möten två och två under tre minuter per omgång. Därefter fördes diskussioner i tre grupper om frågorna "Internet backlash vår roll?", "Wikimania 2019 - Hur ska vi dra nytta av detta för vår gemenskap?" och "Hur kan vi också bli en bra lobbyorganisation?". Efter presentation av diskussionsresultaten åts en gemensam lunch.

Mötets öppnande

• Mötet öppnades klockan 13.30.

Val av justeringsman

• Sven-Erik Jonsson valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• 2018-01-20
  • Inga anmärkningar togs upp.

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2017-04-23

• Former för introduktion av nyanställda och nya i styrelsen behöver tas fram. Ansvariga: Verksamhetschef och ordförande.
  • 2017-05-27: Punkten kvarstår.
  • 2017-09-10: Punkten kvarstår. Tas upp vid styrelsemötet 18/11.
  • 2018-01-20: Möte med personalen bokas till mötet i mars. På kommande veckomöte med personalen diskuteras om vad de vill ta upp. Förslag var speeddating, för att lära känna varandra.
  • 2018-03-17: Möte mellan personal och styrelse hade genomförts idag med speeddating, diskussion om framtidpunkter, samt lunch. Se ovan.
• Genomförande av krishanteringsövning bör planeras in. Ansvariga: Verksamhetschef och ordförande.
  • 2017-05-27: Styrelsen diskuterade hur ett scenario skulle kunna simuleras. Mattias och John kontaktar övriga ordförande och verksamhetschefer och hör efter vilka erfarenheter som finns i andra föreningar.
  • 2017-09-10: Punkten kvarstår. Offentlig konst-frågan har under sommaren varit en form av krishantering.
  • 2018-01-20: Föreslogs att ta upp frågan framåt sommaren.
  • 2018-03-17: Punkten kvarstår.
• EU:s dataskyddsreform: Mattias bokar möte med kansliets personal för genomgång.
  • 2017-05-27: Avvaktar att rutiner kring Fortnox är klara.
  • 2017-09-10: Mattias gick igenom frågorna med André, Sebastian och John vid möte på kansliet den 11 juli. John rapporterade att krav hade ställts på leverantören av det nya medlemsregistret, vilket kommer att införas i systemet.
  • 2017-11-18: Arbetet kommer att följas upp och arbetas vidare med vid möte 2017-11-28 mellan André, John och Mattias.
  • 2018-01-20: Möte André, Sebastian, John och Mattias hölls 2017-11-28.
  • 2018-03-17: Se punkt nedan

Från styrelsemötet 2018-01-20

• Styrelsen beslöt att ge Mattias och John i uppdrag att ta fram förslag på policyer beträffande bedrägeri, korruption och terrorism för beslut på styrelsemötet i mars.
  • 2018-03-17: Se punkt nedan.

Rapportering från verksamhetschefen

• Wikigap har genomförts med mycket pressuppmärksamhet. Aktivitet i 54 olika länder. WMSE har bjudits in till konferens med UD längre fram
• Mycket arbete med Dataskyddsförordningen (GDPR), medlemshanteringssystem. Utskick till medlemmar kan nu göras från systemet.
• Wikimaniaplanering pågår. WMF kommer att sköta mycket av arbetet och kommer hit i april för planering.
• John och Mattias representerar föreningen på Riksarkivet 400 år i april.

Projekt/budget 2018

Budgetuppföljning

• Intensivt arbete med budgeten har skett. John redogjorde för inbetalningar som är klara och de som är på gång.
• WMF håller på att förnya finansieringsstrategin, så att istället för ny FDC-ansökan till hösten, får vi troligen förlängning med ett år utan ny ansökan. Det innebär minskat arbete för oss.
• Wikimedia Northern Europe Meeting planeras och är tänkt att bli ett årligt evenemang. Ansökan har skickats in till Wikimedia Foundation.
• Kopplat öppet kulturarv - fortsättning planeras. Kontakt med externa partners pågår. Ansökan kommer snart att skickas in.
• Fortsättning på Wikispeech - ansökan för förstudie skall lämnas.
• Ett par mindre ansökningar är på gång, bland annat samarbete med WMNO om Wikicamp i Tromsö.
• Ansökan till Vinnova förbereds om hur Wikimedia på bästa sätt kan hantera planerna som exempelvis Facebook och Youtube har om att länka till Wikipedia från kontroversiella ämnen.
• Diskussioner förs med Wikimedia Foundation och Europeiskt centrum för förebyggande och kontroll av sjukdomar för framtagande av verktyg som visar när artiklar om smittsamma sjukdomar får ökad trafik. Projektet påbörjas tidigast under 2019.
• Ansökan med University of Bradford förbereds om fritt licensierad 3D-digitalisering av hotat kulturarv. Projektet påbörjas tidigast under 2019.
• En hel del konsultverksamhet är på gång, men det är en kapacitetsfråga hur mycket som kan levereras.
• John och Sven-Erik har följt upp burncharten. Viss underspendering har skett hittills i år. I princip finns finansiering för året.
• Erfarenhetsutbyte med WMDE om finansiering planeras, för att ta del av deras erfarenheter och kunskaper.

Ansökningar om att lägga till Wikispeech på finska samt hur Wikispeech kan användas i en krissituation har avslagits men kommer att vidareutvecklas till framtida ansökningsomgångar.

Ledningsrapporter för projekt

• Ledningsrapport 2018
  • Ingen uppdatering har gjorts än, då det kräver en hel del arbete. Ansökningar har prioriterats.

Wikipediadagen

• Wikipediadagen, liksom årsmötet, kommer att hållas på Medelhavsmuseet den 14 april. Två talare om temat "Wiki och demokratin" är bokade.
• Wikimediapriset
  • Annonsering läggs ut på Bybrunnen för att få in nomineringar från gemenskapen.

Årsmöte 2018

• Motioner: Fyra stycken motioner hade inkommit. Styrelsen diskuterade dem och beslöt att avge följande yttranden till årsmötet:
  • Motion om kampanjmärke för att stödja Wikipedia: Styrelsen ställer sig positiv till att ta fram badgemärken med Wikipedia-budskap byggande på föreningens vision. De mänskliga rättigheterna är naturligtvis en del av visionen, även om de inte nämns explicit.
  • Delta i årsmötet på distans: Styrelsen anser det viktigt med öppenhet för medlemmarna oavsett geografiskt placering och ställer sig positiv till motionens förslag att ge styrelsen i uppdrag att till årsmötet 2019 ta fram en lösning för att låta medlemmar delta på distans.
  • Införande av livstidsmedlemskap: Styrelsen föreslår årsmötet besluta att ge styrelsen i uppdrag att analysera frågan och komma med förslag till nästa årsmöte.
  • Motion om yttrande över offentlighetsprincipens grundlagsändring: Styrelsen tar inte ta upp motionen då motionen inkommit för sent. Motionen inkom 2018-03-10 och motionstiden utgick 2018-03-06.
• Proposition om Stadgerevision 2018
  • Med anledning av ansökan om 90-konto finns ett behov av att förtydliga stadgarna avseende ändamål och syfte. Styrelsen uppdrog åt John att fortsätta dialogen med 90-konto och att styrelsen därefter tar beslut via mejl.
• Medlemsavgift 2019: Styrelsen föreslår årsmötet besluta att lämna medlemsavgiften oförändrad, det vill säga minst 100 kr för privatpersoner, 500 kr för stödmedlemskap och minst 1000 kr för organisationsmedlemmar. Styrelsen föreslår vidare att medlemsavgifter inbetalade i sista kvartalet skall gälla även nästkommande år.
• Verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar 2019
  • Styrelsen diskuterade utifrån de ramar som antogs vid årsmötet 2017 och uppdrog åt John, Sven-Erik och Mattias att ta fram ett förslag för 2019, vilket behandlas av styrelsen via mejl.
• Underskrift av årsredovisning: Årsredovisningen var nu underskriven av hela styrelsen och kan skickas till revisorn för underskrift.
• Valberedning inklusive sammankallande
  • Anders Wennersten, valberedningens sammankallande, deltog under denna punkt. Valberedningens arbete, kravprofil på sammankallande i valberedningen och valberedningskandidater diskuterades. Ett antal kandidater kommer att kontaktas.

Nya policyer

Arbete med Policy mot korruption och bedrägeri har inletts. Utkastet behandlas på nästa styrelsemöte.

EU:s dataskyddsreform

Under punkten Rapportering från verksamhetschefen informerades att arbete med att uppfylla dataskyddsreformen pågår intensivt:

• Åtgärdsplan för uppfyllande av dataskyddsreformen/Uppdatering av integritetspolicy och Åtgärdsplan för uppfyllande av dataskyddsreformen/Uppföljning av GDPR-arbetet.
• Rensningprotokoll enligt Integritetspolicyn togs fram Integritetspolicy/Rensningsprotokoll 2017.
• Revidering av integritetspolicy. Sidan byggd som en portal med flikar med information om dataskyddsförordningen och hur Wikimedia Sverige uppfyller den.

Wikimedias strategiarbete

• Stående punkt under 2018 angående Wikimedias strategiarbete.
  • Frågan hann inte behandlas vid dagens möte.

Offentlig konst

• Styrelsen informerades om att meddelande till gemenskapen lagts upp på Bybrunnen. Riksdagsmotioner i frågan om offentlig konst kommer att behandlas i Näringsutskottet i april.

Styrelseutbildningar

• Ingen uppföljning gjordes vid dagens möte.

Personalfrågor

• Inga personalfrågor behandlades.

Övriga frågor

• Inga övriga frågor behandlades.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.