Mötesprotokoll/Protokoll 2018-01-20

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 29 januari 2018 kl. 20.32 (CET)
Justeringsman Kriber (diskussion)


Tid
Lördag 20 januari 2018 klockan 10.30-17.15 på kontoret.
Närvarande
Mattias Blomgren, Sofie Jansson, Kristina Berg, Bengt Oberger, Elza Dunkels, Sven-Erik Jonsson, Erik Åström, Brit Stakston, John Andersson (föredragande)
Frånvarande
Ylva Pettersson

Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Val av justeringsman

  • Kristina Berg valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2017-04-23
  • Föreningens arbete: Uppdatering av Ekonomiassistent, Projektledare och eventuellt av andra funktioner behöver göras. Ansvariga: Anna och Sven-Erik.
    • 2017-05-27: Punkten kvarstår. Ansvaret överförs till John och Sven-Erik.
    • 2017-09-10: Punkten kvarstår.
    • 2018-01-20: Uppdatering utförd. Punkten kan stängas från protokollet.
  • Finansieringspolicy: Uppdaterades språkligt. Internationell finansiering bör läggas in som ny punkt. Ansvariga: Anna och Mattias.
    • 2017-05-27: Punkten kvarstår. Ansvaret överförs till John och Mattias.
    • 2018-01-20: Förslag framtaget av John och Mattias. Se punkt nedan.
  • En översyn av rutiner för reserapportering görs till kommande möte. Ansvariga: Anna, Mattias och Sven-Erik.
    • 2017-05-27: Punkten kvarstår. Ansvar överförs till John, Mattias och Sven-Erik.
    • 2017-09-10: Punkten kvarstår.
    • 2018-01-20: Ny resemall framtagen, vilken har förenklats och även har även kopplats mot resepolicyn. Punkten kan stängas från protokollet.
  • Former för introduktion av nyanställda och nya i styrelsen behöver tas fram. Ansvariga: Verksamhetschef och ordförande.
    • 2017-05-27: Punkten kvarstår.
    • 2017-09-10: Punkten kvarstår. Tas upp vid styrelsemötet 18/11.
    • 2018-01-20: Möte med personalen bokas till mötet i mars. På kommande veckomöte med personalen diskuteras om vad de vill ta upp. Förslag från styrelsen var speeddating, för att lära känna varandra.
  • Genomförande av krishanteringsövning bör planeras in. Ansvariga: Verksamhetschef och ordförande.
    • 2017-05-27: Styrelsen diskuterade hur ett scenario skulle kunna simuleras. Mattias och John kontaktar övriga ordförande och verksamhetschefer och hör efter vilka erfarenheter som finns i andra föreningar.
    • 2017-09-10: Punkten kvarstår. Offentlig konst-frågan har under sommaren varit en form av krishantering.
    • 2018-01-20: Föreslogs att ta upp frågan framåt sommaren.
  • EU:s dataskyddsreform: Mattias bokar möte med kansliets personal för genomgång.
    • 2017-05-27: Avvaktar att rutiner kring Fortnox är klara.
    • 2017-09-10: Mattias gick igenom frågorna med André, Sebastian och John vid möte på kansliet den 11 juli. John rapporterade att krav hade ställts på leverantören av det nya medlemsregistret, vilket kommer att införas i systemet.
    • 2017-11-18: Arbetet kommer att följas upp och arbetas vidare med vid möte 2017-11-28 mellan André, John och Mattias.
    • 2018-01-20: Möte med André, Sebastian, John och Mattias hölls 2017-11-28. Se punkt nedan.
Från styrelsemöte 2017-06-15
  • Styrelsen beslöt att uppdra åt John att ge Grant Thornton i uppdrag att formulera dialogfrågor till Skatteverket avseende de avtal och ersättningar där osäkerhet råder, i enlighet med Grant Thorntons rekommendation.
    • 2017-09-10: Grant Thornton arbetar med det.
    • 2018-01-20: Det återstår några timmar för dem att slutföra det. Arbetet anses därmed avslutat. Momsregistrering och F-skattesedel har skickats in till Skatteverket.

Rapportering från verksamhetschefen

  • Möte med FDC:s ansvarige, som har sett vår halvårsrapport 2017 och varit mycket nöjd med den. Det föreslogs av FDC att delar av den skall presenteras på WMF:s blogg.
  • WMSE har goda utsikter att få flerårsfinansiering även framöver. Det pågår en process hos WMF för att revidera FDC-processen.
  • Projektuppstart för året har inletts. Utveckling av tidsplanerna har gjorts av personalen gemensamt. En översikt över hela året har tagits fram, så att det går att se vem, som arbetar med vad och vid vilken tidpunkt, vilket underlättar planeringen. Genom den kontinuitet som finns i organisationen, har man snabbt fått ihop detta.
  • Nya projekt:
    • Samsyn med Stockholms universitet under tre år
    • Wikigap tillsammans med UD (skrivstugor den 8 mars på Sveriges ambassader i trettio länder), vilket även involverar Wikimedia-föreningar i andra länder.
  • Northern Europe meeting håller på att planeras. Syftet med mötet är att planera gemensamma projekt, omfattar ungefär 30 deltagare och kommer att hållas i augusti 2018.

Projekt/budget 2018

Budgetuppföljning

  • Prognos för kommande året.
    • John rapporterade. Utfallet mot framtagen burnchart har stämt väl under de senaste månaderna. Vissa revideringar har gjorts utifrån gjorda ansökningar.
    • Ansökan om 90-konto är inskickad och beredning pågår.
    • Ett projekt för att få in fler donationer finns planerat. Kontakt med WMDE kommer att tas.

Ledningsrapporter för projekt

Finansieringspolicy

Behov av nya policyer

  • Med anledning av inlämnad projektansökan, hade behov av policyer gällande bedrägerier, korruption och terrorism uppkommit.
    • Styrelsen beslöt att ge Mattias och John i uppdrag att ta fram förslag på policyer gällande bedrägerier, korruption och terrorism för beslut på styrelsemötet i mars.

Årsmötesplanering

Årsmötet kommer enligt tidigare beslut och Årsplanen att hållas lördagen den 14 april i Stockholm.

  • Revision: Mål att ha bokslutet/årsredovisningen klar för underskrift till styrelsemötet i mars.
  • Wikimedia-dagen. Planering pågår.
  • Wikimedia-priset: Styrelsen beslöt att ge John och kansliet i uppdrag att utlysa nomineringar av Wikimedia-priset, samt att styrelsen utgör jury för priset, vilket även gäller framöver.
  • Plats och tid: GOTO10. Tidpunkt diskuterades, och skall anpassas så att det ges möjlighet att resa till från andra delar av landet.
  • Pott för resesubventioner. Det finns en pott avsatt för resebidrag.
  • Utskick av kallelse sex veckor före årsmötet, det vill säga i början av mars.
  • Revisor. Offert skall begäras in. Styrelsen föreslår att behålla nuvarande revisor.

EU:s dataskyddsreform

Mattias rapporterade:

Styrelseutbildningar

  • Kristina hade gått på frukostseminarium hos Grant Thornton.

Personalfrågor

  • Utvecklingssamtal och avslutssamtal har hållits med personalen.

Övriga frågor

  • Inga övriga frågor behandlades.

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.