Verksamhetsberättelse 2019/Story: Att minska kostnader att organisera Wikimania i framtiden

Gemenskapen

2019

I den här Storyn beskriver vi hur vi delat med oss av våra erfarenheter från ett antal internationella Wikimediaevenemang, så att volontärer och andra Wikimediaorganisationer kan minska sina kostnader när de anordnar liknande evenemang. Vi är övertygade om att en investering i kapacitetsbyggande kan spara stora resurser för hela rörelsen, även om Wikimedia Sverige kanske inte själva kommer att behöva materialet i framtiden.

Wikimedia Sverige har de senaste åren organiserat ett antal internationella evenemang. Vårt team har fått många värdefulla erfarenheter inom detta område, och goda arbetsrelationer med många volontärer och andra Wikimediaorganisationer som aktivt anordnar konferenser.

Att organisera en stor internationell konferens som Wikimania innebär väldigt mycket arbete för en liten eller medelstor organisation som WMSE, även om man har tidigare erfarenhet. Vårt goda samarbete med Wikimedia Foundations konferensteam minskade de logistiska problemen en hel del. Vi överraskades däremot av den nästan totala avsaknaden av dokumentation och stödmaterial för det lokala teamet. Det ledde till en stor kostnadsökning då vi ofta fick “återuppfinna hjulet”.

För att minska risken för att volontärledda grupper i framtiden ska råka ut för samma problem investerade vi arbetstid för att dokumentera vårt arbete och ta fram riktlinjer för framtida arbetsgrupper. Vi kommer att fortsätta med detta arbete även under 2020. Vi vill också erbjuda nästa års organisatörer en möjlighet till regelbundna träffar med vår personal. De frågor och den återkoppling som vi får under dessa möten kommer att göra det lättare för oss att prioritera vilken dokumentation och andra material som bör utvecklas.

År 2019 skapade vi en detaljerad sammanfattning av vårt arbete för att hjälpa nästa års organisatörer att undvika att falla i samma fällor eller återuppfinna hjulet. Vi genomförde också en analys om hur volontärer bidra till genomförandet av internationella konferenser.