Wikimedia:Översättningar/Verksamhetsberättelse 2018

Inledning

Under första halvåret 2018 fokuserade vi på Wikimedia Sverige på att bygga upp organisationens kapacitet. Detta föranleddes av tre bidragande faktorer: (1) personalstyrkans minskning vid slutet av 2017, (2) flytten till nya kontorslokaler, och (3) den nya GDPR-lagstiftningen som trädde i kraft den 25 maj 2018. Dessa tre faktorer tillsammans satte våra befintliga strukturer under press samtidigt som de erbjöd möjlighet till att se över våra praxis, verktyg och metoder.

Vi fortsatte att arbeta med våra fyra programområden – Tillgång, Användning, Gemenskap och Möjliggörande – som ramverk för våra projekt. Några aktiviteter och förändringar vi vill belysa är att vi:

• Tillsammans med Utrikesdepartementet anordnade vi WikiGap i 54 länder. Evenemangen genomfördes i samarbete med Sveriges ambassader runt om i världen, lokala Wikimediagemenskaper och lokala samarbetspartners. Utrikesministern Margot Wallström deltog i vårt evenemang i Stockholm och WikiGap-initiativet nämndes till och med i Regeringens utrikesdeklaration 2018.
• Satte vårt nya medlemssystem i drift och tredubblade antalet medlemmar till 432. Som en del av GDPR-förberedelserna genomförde vi en översyn av våra verktyg och policyer angående integritet (det resulterande materialet är fritt tillgängligt och andra organisationer har lyft fram vårt arbete som en inspiration). Det tar en lång tid att byta system i en organisation som har funnits i över tio år, och vi såg det som en chans till att förbättra vår dokumentation och våra webbarkiv.
• Har fördjupat vårt samarbete med GLAM-institutioner, bland annat genom ett strategiskt partnerskap med Kungliga biblioteket. Genom dessa har vi tillgängliggjort stora mängder bilder och data: vid slutet av året hade vi laddat upp drygt 10 500 fotografier, skapat 500 Wikidataobjekt för bokutgåvor samt berikat ytterligare 60 000 objekt för författare med externa identifierare. Därtill laddade vi upp 187 ljudfiler med uttal av geografiska platser.
• Har börjat bygga ett nätverk av personer som jobbar inom OER (öppna lärresurser) i Sverige.
• Har, för första gången någonsin, gjort aktivt påverkansarbete i Riksdagen angående panoramafriheten med samtal med ansvariga riksdagsledamöter från tre partier.
• Valdes ut som värd för Wikimania 2019 och har inlett förberedelserna och har säkrat lokaler och hotell, fastslagit ett tema och påbörjat arbete runt fördelningen av volontär- och arbetsuppgifter samt etablerat olika partnerskap.
• Utvecklat nästa fas av Wikispeech och påbörjat diskussioner med Wikimedia Foundation och Wikimedia Deutschland om strategiskt samarbete runt teknisk utveckling av MediaWiki-mjukvaran.
• Skickade in ett dussintal ansökningar om finansiering med en framgångsfaktor på 78 procent. Hittills har vi säkrat totalt 9 544 726 kronor i budget för arbete med fri kunskap 2018–2021. Vi väntar fortfarande på beslut om en större ansökan som färdigställdes under 2018 och jobbar på ytterligare ansökningar. I juni 2018 startade vi arbetet med att utöka personalstyrkan. Därtill har en finansieringsplan tagits fram.

För första gången i föreningens historia ställde hela styrelsen upp till omval och valdes om under årsmötet.

Tillgång

Vårt program för Tillgång fokuserar på att förbättra det fria innehållet på Wikimediaprojekten, eller vad som finns tillgängligt för projekten, på både kort och lång sikt. Detta var vårt största program, både i antal pågående projekt och initiativ, och i budget. Arbetet inom detta program ökade avsevärt under andra halvåret med två nya stora, externt finansierade projekt, som startade.

Från vårt tidigare arbete med att få GLAM och andra organisationer att arbeta med oss har vi sett att det krävs att både enskilda medarbetare, såväl som organisationen som helhet, måste gå igenom ett antal steg, samt att miljön (kontexten) som de arbetar inom måste vara lämplig. Som framgår av vår ansökan ser vi att bidrag från nya organisationer huvudsakligen sker på två sätt:

• Folk bidrar till Wikimediaprojekten inom sina institutionella ramverk. Detta kan t.ex. vara GLAM-personal, forskare eller studenter.
• Resurser som skapats någon annanstans läggs under en fri licens och kan senare ingå i våra projekt.

Genom projekten i programmet Tillgång arbetade vi med att påverka personal, beslutsfattare samt miljön (kontexten) de arbetar inom.

Tillgång på kort sikt

D.v.s. genom produktion samt anpassning av verktyg och metoder.

Det finns skillnader i hur pass mogna olika organisationer är i sin syn på fri kunskap och på sina egna möjligheter till att bidra till den. Denna mogenhetsgrad påverkar vad vi kan uppnå tillsammans inom ett visst tidsspann. Vårt arbete går till en betydande del ut på att föra dem vidare till en mer genomtänkt strategi. Vi strävar efter att ses som en professionell och generös partner under hela den processen. Vårt fokus ligger på samarbetspartners vars expertis och/eller samlingar vi har identifierat som intressanta – antingen för Wikimediarörelsen i allmänhet eller för ett visst projekt i synnerhet. Under året som gått har vi särskilt satsat på att utveckla och fördjupa våra långsiktiga partnerskap. Vi har använt oss av Wikimania för att återuppliva intresset hos tidigare partners och bjöd in dem till konferensen.

I den närmaste framtiden planerar vi aktiviteter som syftar till att tillgängliggöra mer fria resurser på tre av Wikimediaplattformarna: Wikidata, Wikimedia Commons och Wikipedia. I tio års tid har vi satsat på att genomföra workshops för att utbilda experter om fria licenser, lära dem att bidra till Wikimediaplattformarna och öka deras kunskaper om andra frågor inom Wikimedia och fri kunskap. På kort sikt har dessa aktiviteter burit frukt i form av förbättrade artiklar och resurser, men vi är övertygade om att de även har haft ett betydligt viktigare resultat: djupare kunskaper och specialiserad expertis bland deltagarna, vilka kommer att komma till nytta i våra framtida samarbeten för att tillgängliggöra de berörda institutionernas material. Från erfarenhet vet vi nämligen att det ofta går flera år från den första introduktionen till Wikimediarörelsen till att en institution släpper större mängder material under en öppen licens. Ibland kan dock den processen gå betydligt fortare.

Våra partnerskap med GLAM-institutioner under året har gjort det möjligt för oss att tillgängliggöra stora mängder nytt material för Wikimediarörelsen. Bland uppladdningarna kan nämnas bibliografiska data och historiska fotografier som dokumenterar Afrikas och Sydamerikas folk. Vi har dessutom satsat på att skapa grund för att nya partnerskap skall kunna ingås i framtiden, antingen direkt med oss eller med andra Wikimediaorganisationer.

Vi skall nu lägga fokus på att dokumentera våra processer och vi kommer att sammanställa flera fallstudier över hur olika sorters GLAM-samlingar kan tillgängliggöras på Wikimediaplattformarna. Dessa kommer att vara till gagn för såväl andra Wikimediaorganisationer som vill ladda upp material som för GLAMs som är nya till Wikimediarörelsen och intresserade av att börja samarbeta med den.

Därtill arbetar vi även med att uppmuntra lärare att inkludera uppgifter som går ut på att bidra till öppen kunskap i sin undervisning. Vår målsättning är att studenterna skall kunna bidra med större mängder högkvalitativt material.

Att behålla utbildare ser vi som en nyckelfaktor för hållbarhet och tillväxt inom utbildning. Programmets kvalité gynnas nämligen av deras erfarenhet och av de färdigheter de utvecklar över tiden. Vi har därför börjat rikta våra insatser mot specifika utbildningsprogram vars studenter i framtiden kan tänkas arbeta för våra potentiella samarbetspartners – till exempel inom GLAM eller högskoleutbildning.

Story: Datainsamlingar som en tjänst

Under året som gått har vi fortsatt våra satsningar på massuppladdningar av data. Vi har fokuserat på tre olika typer av data: data om GLAM-institutioner (såsom belägenhet, typ av institution o.s.v.), bibliografiska data (inledningsvis om författare och utgåvor av böcker), och därtill har vi planerat ett projekt för att samla in fritt licensierat taldata som en tjänst för FOSS-gemenskapen.

Vår målsättning med GLAM-datat är dels att förbättra täckningen av GLAM-institutioner på Wikimediaplattformarna och dels att bygga en tjänst får såväl den internationella GLAM-gemenskapen som för katastrofrespons. Det är nämligen känt att den bristande kunskapen, i det internationella samfundet, om var GLAM-institutioner finns, orsakar verkliga problem i katastroflägen då stöd inte når fram. Detta slår särskilt hårt mot fattigare länder, varför vårt arbete även bidrar till ökad rättvisa när det gäller skydd av kulturarv. Dessutom är vi övertygade om att tillgången på den här typen av data kommer att göra det enklare för andra Wikimediaorganisationer att identifiera nya potentiella samarbetspartners att kontakta. Wikimedia Foundation är vår samarbetspartner i detta projekt som vi kommer att genomföra tillsammans med det team hos dem som utvecklar strukturerade data på Wikimedia Commons.

Inkluderingen av bibliografiska data kommer att göra det lättare och snabbare att arbeta med källor på Wikipedia. Samtidigt hoppas vi på att kunna framhäva Wikidatas roll som en tjänst för så många användare utanför Wikimediarörelsen som möjligt. Eftersom projektet genomförs i samarbete med Kungliga biblioteket, med avsikt att dela med oss av erfarenheterna med andra nationalbibliotek, vi hoppas på att kunna inspirera liknande projekt i andra länder, med ännu mer data tillgängliggjort under de kommande åren.

Det arbete vi gjort under de senaste åren har förberett oss grundligt för att jobba med den här typen av massuppladdningar. Vi vet till exempel att vi behöver avsätta gott om tid för diskussioner, såväl innan som under och efter själva uppladdningen. Detta är särskilt aktuellt när vi pratar om bibliografiska data, eftersom de intresserar många individer och organisationer. Vi planerar därför projektet på ett sätt som undviker brådska och ger oss utrymme för dialog med med alla involverade parter: Wikidata- och Wikimediagemenskapen, Wikimedia Deutschland och Wikimedia Foundation. Vi kommer att ha ett inkluderande förhållningssätt när vi identifierar vilka data som ska fokuseras på, rensas och förberedas.

När det gäller taldatainsamlaren så har vi skapat en detaljerad plan för att bygga själva verktyget. Vidare kommer vi att samarbeta med Wikimedia Deutschlands utvecklargrupp för att koppla de inspelade filerna på Wikimedia Commons med lexem på Wikidata. Vi kommer även att kommunicera med den arbetsgrupp på Mozilla som arbetar med deras projekt Common Voice för att byta ut erfarenheter och förena våra respektive datainsamlingsinsatser. Vi hoppas att fritt tillgängliga taldataresurser kommer att skapa betydande mervärde inte endast för att förbättra talsyntesen på Wikipedia, men även för andra projekt inom webbtillgänglighet, AI-utveckling med mera.

För att kunna genomföra allt detta kommer vi att behöva utöka vår personalstyrka. Vi har inlett förberedelserna för att hitta lämpliga kandidater för tjänsten.

Dessa är samtliga långsiktiga och externt finansierade projekt som kommer att genomföras under 2018–2019; biblioteksdataprojektet och taldatainsamlarprojektet kommer möjligtvis att ta 2–3 år mer i anspråk.

Story: Partnerskap för bättre källhänvisningar på Wikipedia

Som nämnts i tidigare avsnitt har vårt samarbete med Kungliga biblioteket huvudsakligen fokuserat på bibliografiska data. Kungliga biblioteket har tidigare erfarenheter från arbete med öppna data; stora delar av de data de framställer, Nationalbibliografin och Auktoritetsdatabasen, omfattas sedan 2011 av den fria licensen CC0. År 2018 tog de nästa steg mot att göra dessa resurser mer tillgängliga och återanvändningsbara: som världens första nationalbibliotek att flytta sin samkatalog (Libris) till en plattform som bygger på länkade data, Bibframe 2.0.

Denna moderniseringens tid erbjöd en gyllene möjlighet för både Wikimedia Sverige och Kungliga biblioteket att utforska Wikidata som en plattform för bibliografiska data. Volontärer inom projektet WikiCite hade visserligen laddat upp data om miljontals forskningsartiklar från fritt tillgängliga databaser, men en liknande insats hade inte genomförts, såvitt vi förstått, med bokdata. Infrastrukturen för bokdata på Wikidata var i själva verket bristfällig. Mot denna bakgrund blev vår målsättning att knyta Wikimediaplattformarna och Libris tätare samman genom att ladda upp en delmängd av KB's data till Wikidata.

Källmaterialets blotta storlek – Nationalbibliografin ämnar att täcka Sveriges samlade bokproduktion och omfattar för närvarande över 650 000 poster – tvingade oss tidigt att göra ett urval av poster att inkludera i en pilotuppladdning. Vi valde att fokusera på böcker som ofta används som källor på svenskspråkiga Wikipedia. Genom att framhäva dessa verk och Wikidatas möjligheter som en bibliografisk databas hoppades vi väcka den svenskspråkiga gemenskapens intresse för vårt projekt.

Resultatet blev ca. 500 bokposter som konverterades från Librisformat och laddades upp på Wikidata. Vidare kopplade vi ca. 60 000 Wikidataobjekt för författare med deras auktoritetsposter i Libris för att göra det lättare för Wikidataanvändare att upptäcka Kungliga bibliotekets resurser. Detta togs emot med mycket uppskattning av den involverade personalen på KB, som uttryckte ett intresse för att även inkludera Wikidatalänkar i Libris.

Vi fick hålla en presentation om projektet på konferensen WikiCite som ägde rum i USA i november 2018. Det blev inte bara ett tillfälle för att informera gemenskapen om vårt arbete, utan även en möjlighet för oss att ta del av andras erfarenheter och ideér kring bibliografiska data på Wikidata – både hur det ser ut i dag och hur det kan utvecklas i framtiden.

Vårt långsiktiga mål med detta samarbetsprojekt är att använda oss av data tillhandahållen av Kungliga biblioteket för att göra det lättare för Wikimediagemenskapen att forska och källbelägga information. Kungliga biblioteket och Wikimediarörelsen har nämligen en gemensam vision: att sprida kunskap till så många som möjligt. Med detta i åtanke vill vi utveckla verktyg som kan göra det lättare för Wikipedianer att hänvisa till KB:s material i sina artiklar. Vi tittar därtill på Wikisource som en möjlig resurs i projekt. Trots att det inte är det mest kända plattformen bland den svenskspråkiga gemenskapen erbjuder den en intressant lösning för att dela sig av och transkribera upphovsrättsligt fria publikationer. En förutsättning för detta är, givetvis, att det fysiska materialet har digitaliserats. Som nästa steg i vårt samarbete med Kungliga biblioteket vill vi därför engagera den svenska wikigemenskapen för att identifiera intressanta verk vars upphovsrätt har gått ut men som ej finns tillgängliga online. Kungliga biblioteket skulle då kunna prioritera dessa i sitt digitaliseringsarbete.

Även ett annat projekt som vi planlägger anknyter till temat om källbeläggning. Vi tittar nu på att utveckla ett projekt runt Fake News, d.v.s. fejkade nyheter. Webbplatser som Facebook och Youtube har härförleden börjat förse användargenererat innehåll av kontroversiell art, såsom konspirationsteoretiska inlägg, med Wikipedialänkar i ett försök att få bukt med vilseledande information. Vi vill gärna undersöka vad effekterna av detta kan bli och vad det kan betyda för Wikimediarörelsen i längden. Vi kommer att söka finansiering för projektet i mitten av 2019.

Tillgång på lång sikt

D.v.s. förändra åsikter, politik och attityder, förbättra vår kapacitet.

Wikimedia Sverige arbetar med långa tidsperspektiv. Vi strävar efter att förändra hur organisationer och samhälle tänker runt kunskapsspridning och -produktion. Att skapa den typen av attitydförändringar kommer att möjliggöra den fulla effekten av fri kunskap. För att nå detta mål är partnerskap viktiga. Vi måste arbeta för att förändra attityder hos organisationer i samhället och engagera dem i fri kunskapsproduktion.

Det praktiska arbetet som beskrivs ovan är därför bara hälften av berättelsen. Det är slutresultatet av att under en längre period arbetat för att finna en gemensam grund med en annan organisation. Vi jobbar kontinuerligt för att övertyga fler organisationer att samarbeta med oss och genom detta samarbete i slutändan själva bli ambassadörer för fri kunskap.

Uppifrån och ner

Genom att övertyga beslutsfattare att anta olika former av policyer för öppenhet i deras organisationer lägger vi grunden för tillgång till nytt material i framtiden.

I Sverige är de flesta organisationer relativt icke-hierarkiska men enskilda medarbetare kan trots det ändå vara begränsade hur de kan agera då de har begränsade medel eller brist på stödjande policyer. Att ta bort sådana hinder är därför viktigt för att de ska kunna öka tillgången till fri kunskap. Även om beslutsfattare förstås är svåra att nå ger det starka Wikimediavarumärket oss en verklig fördel jämfört med andra organisationer som är verksamma inom fri kunskap. Det krävs dock omfattande förberedelser för att utveckla argumentation, nätverk och stödjande material. Detta är något vi fortsätter att investera resurser i.

Vi förlorade gentemot Bildupphovsrätt i Sverige (BUS) i domstolen år 2017 gällande rätten till att avbilda offentlig konst i Sverige (panoramafrihet) och sprida bilderna online. Därför fokuserade vi under 2018 på att nyttja de donationer vi fått för att få till en förändring i lagstiftningen. Vi kontaktade representanter från de största politiska partierna i Riksdagen för att lägga fram argument för varför en uppdatering av lagen behövdes (se Story: Diskuterar Wikimedia med Sveriges lagstiftare). Vi skickade också information till regeringen som en del av påverkansarbetet inför omröstningen om upphovsrättsdirektivet i Europeiska unionens råd. Wikimedia Sverige har även i år stött på det viktiga arbetet genom Free Knowledge Advocacy Group EU med både arbetstid och ekonomiska resurser. Detta beror på att vi vet vilken betydelse EU-lagstiftningen har på våra projekt.

Story: Diskuterar Wikimedia med Sveriges lagstiftare

Wikimedia Sverige har under lång tid deltagit i de internationella insatserna som pågår för att informera lagstiftare om hur ny lagstiftning kan påverka, och ibland skada, Wikipedia och de andra Wikimediaplattformarna. Detta har emellertid huvudsakligen skett i form av stöd till det internationella arbetet och vi har haft en begränsad verksamhet i Sverige. År 2018 har detta förändrats.

År 2018 kunde vi använda en del av de donationer vi mottagit från allmänheten, vilka var upprörda av det faktum att delning av bilder online av det offentliga utrymmet kan skapa rättsliga risker för fotografen. I Riksdagen presenterades ett par motioner till ny lagstiftning, vilka var i linje med våra mål, för omröstning. Innan omröstningen ägde rum kontaktade vi riksdagsledamöterna i det ansvariga utskottet och begärde möten med dem för att presentera vår synvinkel och varför lagstiftningen var viktig för att uppdateras. Som en del av förberedelserna inför mötena diskuterade vi metoder och argument med Dimi Dimitrov i Bryssel. Vi hade positiva timslånga möten med representanter från tre av riksdagspartierna i Sverige.

Eftersom de föreslagna förändringarna av lagen framfördes av enskilda riksdagsledamöter, snarare än centralt av partierna, var det från början klart att motionerna inte hade någon möjlighet att gå igenom. Att lägga fram motioner från enskilda ledamöter är helt enkelt ett sätt att lyfta upp frågan på den politiska dagordningen. Som förväntat gick inte motionerna igenom vid denna tidpunkt.

Mötena gav oss en möjlighet att inleda en relation med politikerna och att informera riksdagsledamöterna om vårt intresse som ideell organisation att ge vårt unika perspektiv på exempelvis ny lagstiftning runt Internet eller upphovsrätt.

Story: Strategiska partnerskap på hög nivå

Föreningen har haft en långvarig samverkan med GLAM-institutionerna i Sverige och har tillhandahållit träningar och massuppladdningar till dem. Detta har gett oss en bra position att nå ännu längre i våra gemensamma ansträngningar.

År 2018 arbetade vi för att utveckla strategiska partnerskap på hög nivå med de GLAM-institutioner som är så stora att det har en samordnande roll i landet. Detta så att vi ska kunna arbeta produktivt med dem under de kommande åren. Det här är organisationer som innehar rådgivande funktioner och som säkerställer best-praxis, vilket ger dem möjlighet att påverka andra organisationer (inom sina kompetensområden) att stödja och anta öppen licensiering samt engagera sig i Wikimediarörelsen.

I slutet av 2017 delgav vi vår feedback till gruppen på Kungliga biblioteket som arbetar på att ta fram Sveriges nationella biblioteksstrategi. Där lyfte vi fram hur Sveriges bibliotek kan samverka med Wikimedia. Under 2018 påbörjade vi den första delen av vårt strategiska projekt för att knyta samman oss med bibliotek på flera sätt, för ömsesidig nytta. Detta är ett projekt som finansieras av Kungliga biblioteket och om detta inledande projekt anses vara framgångsrik är det möjligt att motta kontinuerlig finansiering under 3-4 år. Diskussionerna med deras team fortsatte under 2018.

"Riksantikvarieämbetet" är en långvarig partner. År 2017 blev fick de uppgiften att fungera som samordnande myndighet för Sveriges museer och i år hade vi ett första utvecklingsprojekt tillsammans med dem. Projektet syftade till att skapa ett verktyg för enkel uppladdning av 3D-modeller till flera plattformar parallellt samt evenemang för att diskutera och främja 3D-skanningar av historiska objekt. År 2018 organiserade vi ett antal evenemang tillsammans med dem, fick finansiering för arbete med 3D-objekt samt säkrade finansiering för 2019 för att arbeta med rasistiskt eller annat problematiskt innehåll i gamla GLAM-samlingar. Vi deltog även i planeringen av ett projekt kring att föra tillbaka data från Wikimedia Commons om GLAM-samlingar tillbaka till GLAM-institutionens egna datasystem. Vi fortsatte även att arbeta med dem för att organisera fototävlingen Wiki Loves Monuments.

Riksarkivet har efterfrågat ett fördjupat samarbete runt hur Wikimedia kan arbeta närmare med arkiven i landet, och vi kommer att ha vårt årsmöte under 2019 i deras lokaler.

Genom en kontakt från WMF-personal hade vi ett första möte med en representant från "International IDEA". Vi kommer att arbeta för att engagera deras personal och ledning under de kommande månaderna för att se om detta kan utvecklas till ett fruktbart partnerskap. Om så är fallet, skulle detta vara vårt första partnerskap med en hjälporganisation och om det lyckades skulle det kunna vara en intressant ny grupp av organisationer att samarbeta med.

Genom initiativet WikiGap som vi startade tillsammans med Utrikesdepartementet har vi kunnat arbeta med svenska ambassader runt om i världen, stödja lokala Wikimediaorganisationer och volontärer samt det lokala civilsamhället. Partnerskapet har potential att även bidra till vårt arbete med Wikimania 2019 (detta då ansökningar om visum hanteras av ambassaderna). Det kan även bidra till finansiering för Wikimediarörelsen (då ambassader finansierar olika utvecklingsprojekt i länderna) samt kan hjälpa rörelsen att nå många nya partners och volontärer, inte minst i länder där Wikimediarörelsens tidigare aktiviteter varit begränsade. Vi har diskuterat en fortsättning i 2019.

Under årets andra halva startade vi vårt nya projekt FindingGLAMs där vi kommer att fortsätta vårt partnerskap med UNESCO. Vi avser också att engagera ICOM, IFLA och Europeana i projektet. Wikimedia Foundations GLAM-team samarbetar med oss i dessa ansträngningar. Med projektets struktur, där ett flertal olika separata fallstudier kommer att genomföras, har det fungerat utmärkt att utnyttja medel från FindingGLAMs för att hitta andra projektbidrag kopplade till GLAM-arbetet, och vi har haft två framgångsrika ansökningar.

Story: Vi bygger ett nationellt OER-nätverk

Det svenska öppen kunskap-landskapet saknar på ett påtagligt sätt policyer och strategier för öppen utbildning och öppna lärresurser (OER), särskilt om man jämför det med Open Data och Open Access – två områden som just nu åtnjuter mer och mer stöd och uppmärksamhet av regeringen. Även i jämförelse med andra europeiska länder är bristen på OER-vänliga policyer i Sverige påfallande.

Vi har nu i flera år haft ett nära samarbete med utbildare och beslutsfattare på högskolor, skolor och bibliotek, vilket har fått vårt nätverk att växa. Vi har uppmärksammat ett tilltagande intresse i att öppna upp lärresurser för att göra det möjligt att dela och återanvända dem utanför ursprungsinstitutionen. Det saknas dock stödjande policyer för att ge intressenterna makt att agera.

Baserat på den expertis inom öppna utbildningsresurser och fria licenser som finns inom vår organisationer, samt med inspiration från Wikimedia Deutschlands arbete med öppna lärresurser i Tyskland, vi bedömer att vi har kapacitet för att bli ett centralt nav där den svenska OER-gemenskapen kan träffas och diskutera policy. För oss skulle det innebära en möjlighet att bjuda in till och koordinera diskussioner och träffar för att ensa OER med Open Access och Open Data-policyer. Dessutom kan vi föra samman de mindre pilotinitiativ vi känner till så att de blir mindre isolerade och den övergripande kapaciteten för påverkan kan förbättras.

Vi bildade en arbetsgrupp för att besvara UNESCO's uppmaning om att kommentera deras rekommendationer kring OER. I gruppen ingick åtta OER-engagerade personer från fyra svenska lärosäten. Arbetsgruppen tog fram många ideér och identifierade ytterligare flera kärnfrågor för OER förutom dem som skickades in till UNESCO. Vi vill därför hålla drivkraften uppe och koordinera uppföljningar och mer stöd för ett öppet nätverk av OER-förespråkare i Sverige. Vi kan bland annat bidra med vår erfarenhet av att anordna evenemang, och vi har identifierat flera samarbetspartners som kan tänka sig sponsra ett nationellt OER-evenemang tillsammans med oss år 2019.

Nerifrån och upp

D.v.s. identifiera partners, ingå partnerskap, arbeta med gemensamma projekt och leverera innehåll.

För att föreningen ska kunna arbeta effektivt med andra organisationer är vår erfarenhet att det är viktigt att initialt i processen ha kontakter med anställda i organisationen för att få internt stöd för de förändringar som krävs för partnerskap senare (runt licensval, hur data kan delas m.m.). Vi närmar oss potentiella partners vid olika evenemang (antingen organiserade av oss eller när vi deltar på t.ex. konferenser), när vi planerar externt finansierade projekt och via sociala medier och offline-nätverk.

När vi träffar personal måste vi vara tydliga med vad vi har att erbjuda, vad vi behöver och hur vi kan arbeta med dem. Ju tydligare vårt budskap är, ju snabbare kan vi påbörja ett nytt partnerskap. Detta kräver ofta en del förberedelse för att vi skall kunna skräddarsy vårt meddelande till dem (och exempelvis använda deras ling, att koppla samman vårt förslag med deras strategier och visioner). Vi börjar vanligtvis med ett mindre och avgränsat pilotprojekt eller några workshops för att därigenom sänka tröskeln och identifiera vilka investeringar som behövs från båda parter.

När vi börjar arbeta tillsammans strävar vi efter att vara tillmötesgående och generösa med vår tid och våra resurser för att säkerställa en positiv upplevelse. Vi kommer under året att fortsätta utveckla den rapportering vi erbjuder till våra partners gällande effekterna av våra gemensamma insatser.

När det gäller partnerskap med utbildningssektorn har vi under 2018 haft många nya aktiviteter med flera utbildningsinstitutioner i Sverige. Detta har gjort det möjligt för oss att plantera idén om öppenhet inom institutionerna.

Fail fest: Felmeddelande – wiki på Windows

Här beskriver vi de problem vi kämpade med och vad vi lärde oss från dem.

I samarbete med sju svenska högskolor genomför vi ett nytt externt finansierat, treårigt projekt kallat Samsyn. Projektet syftar till att tillsammans, genom en projektwiki, identifiera och utveckla en svensk nomenklatur för högskolesektorns samverkan med samhället i stort inom områden som uppsökande verksamhet, öppen forskning och forskningens genomslag. Föreningens roll i projektet är att tillhandahålla teknisk support och utbildning till deltagarna för att stärka deras samarbetsmöjligheter i denna för dem nya wikimiljö. I ett senare stadium kommer vi även att hjälpa deltagarna att bidra till Wikipedia med utgång i de färdigheter de utvecklat och det källmaterial de sammanställt under arbetet med projektwikin.

Vår allra första uppgift blev att skapa en projektwiki, installera MediaWiki och nödvändiga tillägg samt att sätta ihop handböcker och manualer. Då Stockholms universitet erbjöd full support för Windowsservrar föll vårt val på detta operativsystem. Enligt MediaWikis dokumentation skulle mjukvaran fungera problemfritt på Windows. Lättare sagt än gjort: under den allra första utbildningsdagen, med 10 deltagare från de involverade högskolorna, visade sig den nyinstallerade wikin oförmögen att hantera tio inloggade användare samtidigt. Sidorna tog mycket lång tid att ladda och användarna överraskades till och med av serverfelmeddelanden. Problemen fortsatte trots omfattande felsökning och att servern tilldelats mer resurser. MediaWikis dokumentation teg om den sortens Windowsrelaterade problem som vi upplevde.

Till slut kände vi oss nödgade att flytta wikin till en Linuxserver hos Stockholms universitet. Där ligger den nu, fungerar stabilt och utnyttjar en bråkdel av resurserna. Emellertid erbjuder universitetet inte support för Linuxservrar, och vi besitter inte heller den nödvändiga kompetens inom vår egen organisation, varför vi fick anlita en underleverantör för att sköta det löpande underhållet.

Problemet och jakten efter en lösning försenade projektet när det befann sig i en sårbar fas: samarbetspartners skulle introduceras till projektwikin och behövde bekanta sig med den tekniska miljön. Det förtjänar dock att nämnas att flytten till en Linuxmiljö löste alla problem. Den nya och förbättrade wikin har fått både ett positivt mottagande av användarna och lovord av projektledningen – samtidigt som vi har fått värdefulla insikter och erfarenheter som vi kommer att kunna använda i liknande framtida projekt. Det här var nämligen första gången som vi fick jobba med en särskild projektwiki inom ett större projekt.

Fail fest: Ett lågt antal nya GLAM-partners

Här beskriver vi de problem vi kämpade med och vad vi lärde oss från dem.

Bland det första som hände 2012 när Wikimedia Sverige byggde upp en professionell organisation var att vi skrev under en avsiktsförklaring om samarbete med Centralmuseernas samarbetsråd. En stor framgång och ett sätt att nå ut till många viktiga partners. Året efter fortsatte vi med en liknande avsiktsförklaring med Arbetslivsmuseernas samarbetsråd, vilka representerar runt 1 500 mindre museer. Med så många både stora centralmuseer och små volontärdrivna museer hade vi mer än fullt upp med att tillgängliggöra och ladda upp bilder och data, hålla kurser, genomföra skrivstugor och andra aktiviteter. Det finns värre saker än att ha fullt upp, och med våra existerande partners kan vi jobba i många år innan alla fria bilder är tillgängliga, de relevanta artiklarna förbättrade och alla inblandade utbildade.

Å andra sidan har andra GLAM-institutioner frågat om samarbeten, både betalda och gratis, där vi tvingats tacka nej då vi inte haft personal nog att genomföra aktiviteter på ett tillfredsställande sätt.

För att kunna hantera nya samarbeten kommer vi att arbeta för att öka kapaciteten hos personalen, både genom att effektivisera uppgifterna men också genom att utöka personalstyrkan. Vi kommer att fortsätta skala upp under 2019, men vi kommer också att fokusera på intern samordning av aktiviteter till en större utsträckning.

För att säkerställa möjligheten till långa hållbara partnerskap med nya partners inom GLAM-världen har vi startat projektet FindingGLAMs. Inom projektet kommer vi att identifiera bästa sätt att samarbeta med nya GLAM-institutioner, initiera samarbeten med personal på GLAM-institutioner samt skapa en global databas över GLAM-institutioner. Databasen kommer att underlätta i planeringen och göra det lättare att hitta lämpliga partners till olika projekt. Vi undersöker också möjligheten att utöka arbetet med strategiska partnerskap, se avsnittet #Story: Strategiska partnerskap på hög nivå.

Detailed project overview

Below all the projects belonging to the program will be briefly explained and the current status presented. Synergies between the projects will be described. A few selected stories has been presented more in depth as case studies above.

For all the projects, we will state whether they are small, medium or large. In this context, a small project is defined as one where the total budget is less than 100,000 SEK (about 12,500 USD); a medium sized project is defined as one where the total budget is between 100,000 SEK and 300,000 SEK (12,500 to about 37,500 USD); finally, a large project is defined as one where the total budget exceeds 300,000 SEK (about 37,500 USD).

FindingGLAMs 2018

What is the project: This is a major global externally funded project aiming to add information about GLAM institutions from around the world, and the collections they hold, to Wikidata, Wikipedia and Wikimedia Commons. The database will be the first one of its type and will provide a service for both the GLAM sector, for organizations working with crisis situations and for Wikimedia affiliates to find potential partners. Case studies regarding batch uploads and other activities with different type of GLAMs will be developed to summarize the learnings and analyse the effect and future possibilities.

What’s been done: During the first months of the year we worked to develop the project grant application for FindingGLAMs. We received news that it would be funded at the end of June, but no exact sum nor timeline was confirmed until August. The project will last until 15 November 2019 with a budget of 2,950,000 SEK (ca. 300,000 USD).

In 2018 the project was presented on 9 events for ca. 500 people; a first overview of available datasets has been developed with preparations for batch uploads of 2 of them initiated; 5 case studies with corresponding batch uploads of media files have been planned (2 more external grants, totaling 600,000 SEK, have been received for this work); a campaign around adding GLAM institutions are being developed.

Furthermore, a significant part of the preparations for Wikimania conference has been done as part of the project as the conference will form somewhat of a final event for parts of the project.

What's next: The project will continue during most of 2019. During the year at least 3 more datasets will be uploaded and the index with existing datasets will be systematically increased through partnerships with Wikimedia affiliates and UNESCO. We will conduct a total of 5 case studies and produce a white paper. We will organize a number of pre-events in connection to Wikimania and participate in a number of conferences. We will develop the tool Monumental to work for our data collection campaign and first organize a campaign in Sweden in May 2019, and based on the experience scale it to a global campaign in October 2019.

Size of project (small/medium/large): Large

Project impact: Wikidata, Wikimedia Commons, Wikipedia

Partners: UNESCO, Wikimedia Foundation, Swedish National Heritage Board, Musikverket, Nordic museum, GLAM institutions in Sweden and abroad (more to come)

Link to the project: FindingGLAMs 2018

Wikipedia in Education 2018

What is the project: This project supports educators to implement Wikipedia based assignments where students improve Wikipedia as part of their curricular activities. It also support the work around Open Educational Resources (OER) in Sweden.

What’s been done: We have worked together with 11 university courses and thereby continued to further develop our partnerships with institutions for higher education as part of the education program.

We have also invested in partnerships which can improve our evaluations of Wikipedia in educational contexts and deployed a student survey with researchers at Stockholm university as a pilot for that. With the same team we are also developing a package for digital competence development for the educators at the university.

We have initiated a network around OER in Sweden, which has been dearly missed. See also #Story: Forming a national network around OER.

At the end of the year we updated material for the National Educational Agency (Skolverket) that will be used by teachers across the country.

What's next: We will work closely with a selected group of partners to highlight and communicate Wikipedia in classroom settings and support for a set of university courses is expected to take place. We have started planning for a national OER meeting to further engage the Swedish OER network.

Size of project (small/medium/large): Medium

Project impact: Wikipedia

Partners: Karlstad University, Linné University, Stockholm University, Södertörn University, Uppsala University, Åbo Akademi, Örebro University

Link to the project: Wikipedia i utbildning 2018

Samsyn 2018

What is the project: We work with six institutions for higher education within a three year long externally funded project called Samsyn. The goal is a shared nomenclature for the university sector's collaboration. The central tool for collaborating is a wiki that we have helped them create. We are also providing training for the staff at the institutions on how a wiki works. At the end of the project suitable parts will be included on the Wikimedia platforms.

What’s been done: We have set up a functioning wiki (see also #Fail fest: Blue screen of death – wiki on Windows), create training material in a way that it can also be reused for our chapter wiki and given a number of workshops to the staff and hence familiarizing them with working on a wiki (with the long term goal of having them contribute to the Wikimedia platforms).

As the institutions have filled the wiki with content during the fall they have also reached the conclusion that it is easier for others to comment on the shared nomenclature if the wiki is open and available to all for reading. Following that the wiki is now open for everyone to read, but you still need to have an account created if you want to contribute. The institutions are still adding more content and are commenting and improving on texts written by others.

What's next: We will give more trainings and further improve the information material. The plan is to open up account creation sometime during the year to make it easier for anyone to improve the content.

Size of project (small/medium/large): Medium

Project impact: Wikipedia

Partners: Chalmers University of Technology, Gävle University, Linköpings University, Malmö University, Stockholm University

Link to the project: Samsyn 2018

GLAM 2018

What is the project: This project maintains continuous interaction with GLAM partners and seeks out new collaborations. It also serves as an umbrella project for smaller projects funded by individual GLAMs.

What’s been done: What’s been done: The focus has been on acting as a meta level project focusing on providing training for partners where we want to deepen our cooperation in the future, making more GLAM institutions aware of our work and on preparing for externally funded activities both with our long term GLAM partners (where they pay us for the work time needed for i.e. a batch upload or training) and with involvement in initial meetings for possible major projects in the future. See also #Fail fest: A low amount of new GLAM partners.

The GLAM 2018 project was also the umbrella under which three externally funded GLAM projects were performed and concluded in the first half of the year. Two were with the same GLAM, one batch upload and one WiR where a staff member worked at the institution one day per week conducting training and organizing both internal and public edit-a-thons. The other focused on 3D files created by GLAMs and consisted of two parts. Firstly we developed a prototype for a tool to simultaneous upload files to both Wikimedia Commons and Sketchfab, secondly we organised a workshop discussing best practices for 3D and the role of Wikimedia Commons. We have also organized a preparatory meeting for librarians as part of the #1lib1ref initiative.

What's next: The GLAM project will continue as an umbrella project offering support and coordination to both keep previous partners up to speed and to find, develop and execute new partnerships. We will provide continued support to existing partners and outreach to new potential partners. Furthermore, there will be a new take on our activities with the Council of Central Museums with potential regular occurring so called WikiLabs, a concept developed by Wikimedia Danmark.

Size of project (small/medium/large): Medium

Project impact: Wikipedia, Wikimedia Commons, Wikidata

Partners: National Museums of World Culture, Swedish National Heritage Board, Swedish National Museum of Science and Technology

Link to the project: GLAM 2018

GLAM Educators 2018

What is the project: This outreach project caters to educators in GLAM institutions.

What’s been done: We have prepared to present about the project at a national event for GLAM educators (called FUISM') and we have been discussing with the Nordic museum, which we worked with last year, about possible external grants to scale the project.

What's next: We significantly scaled down the project and organized the activities as a part of the GLAM 2018 project. We met and discussed with the educators and museums we worked with last year in order to keep the network intact.

Size of project (small/medium/large): Small

Project impact: Wikipedia

Partners: Association of Pedagogy at Swedish Museums, Nordic Museum

Link to the project: GLAM-pedagoger 2018

Presentations 2018

What is the project: This project include different presentations by WMSE staff, that are paid for by an external organization. The project exists to simplify taxation of our work.

What’s been done: Staff members have given two presentations: one for teacher students on how open resources create pedagogical value, and a webinar about Wikidata for a large number of authorities working with water data.

What's next: We will continue to meet and discuss with the educators and museums we worked with last year. We want to keep the network intact and stable and at this point we are not attempting to scale the activities from last year.

Size of project (small/medium/large): Small

Project impact: Wikipedia, Wikidata

Partners: Association of Pedagogy at Swedish Museums, Environmental Protection Agency, Nordic Museum

Link to the project: Föreläsningar 2018

Advocacy 2018

What is the project: Our political activities are compiled in this project to keep them separate from FDC funded projects. The project is funded by donations and membership fees.

What’s been done: Our main focus area for advocacy during 2018 has been Freedom of Panorama. We have mainly worked in Sweden and discussed the issue with members of the parliament (Riksdagen) (see #Story: Discussing Wikimedia with Sweden's lawmakers for more information).

Due to limited financial means available we had to initially scale back on our financial support for FKAGEU, but could support the work again at the later half of the year. We have also supported the work with opinion building against the existing proposal for the Copyright Directive in the European Union by signing the Open letter on the EU copyright reform and by contacting the Swedish government.

In April, one board member participated in the yearly meeting for coordination of EU Policies in Brussels along with participants from a dozen of other affiliates.

What's next: We will focus on improving knowledge amongst decision makers about FoP and how the Copyright Directive can influence Wikipedia. We will aim to create a network of national organizations that have a stake in these issues to work together. To that end we will work on finding and engaging new partners for a changed legislation around Freedom of Panorama in Sweden and we will continue discussing the issue with politicians and preparing information material.

Furthermore we will stay involved in the copyright reform in the European Union and coordinate the work with other affiliates. We also hope to be able to start supporting FKAGEU again, when we have final confirmation of our new external grants.

Size of project (small/medium/large): Medium

Project impact: Wikimedia Commons, Wikipedia

Partners: FKAGEU

Link to the project: Påverkansarbete 2018

Sounds of Change 2018

What is the project: Sounds of Changes is a cooperation between several European GLAMs aiming to record and collect soundscapes of various kind.

What’s been done: The project has focused on organizing workshops and activities aimed at enhancing the use of sound recordings in Wikipedia articles. We have also taken part in organizing a sound recording event which also functions as a useful pilot for our planned activities around sound recordings for Wikispeech in 2019-2020.

What's next: We will engage in further communication with the stakeholders and collaboration partners in the project. We expect to organize a few workshops together with them.

Size of project (small/medium/large): Small

Project impact: Wikimedia Commons

Partners: Council of Working Life Museums, Swedish Air Force Museum

Link to the project: Sounds of Change 2018

Wikipedian in Residence 2018

What is the project: The project is focused on laying the foundation for WiR projects in Swedish contexts.

What’s been done: This project has mostly been put on hold until late 2018, mainly due to lack of available resources to co-fund WiR positions. We have supported the continuation of a WiR at the Internet museum.

What's next: The project will not be active in 2019 to allow the team to focus the efforts to Wikimania and the many externally funded projects.

Size of project (small/medium/large): Medium

Project impact: Wikipedia, Wikidata, Wikimedia Commons

Partners: UNESCO, SBU, Musikverket, Internetmuseum

Link to the project: Wikipedian in Residence 2018

• 
  How to develop Wikipedia assignments - one of our external presentations
• 
  A MediaWiki reference card developed for the participants of the Samsyn project
• A short overview of the Programs and Events Dashboard used by the Education program.
• "Södra Sandby" - One of the recorded pronunciations
• 
  Draken - one of the images uploaded through our workshops.
• 
  "The petrified human" - one of the images contributed by the Museum of Ethnology

• Eye candy
• 
  Erland Nordenskiöld with the Nivaclé people - one of the images contributed by the Museum of World Culture
• 
  Workshop on 3D and Commons
• 
  One of the WiR workshops
• 
  One of the images uploaded to the Africa edit-a-thon
• 
  The Connected Open Heritage photo exhibition continued its tour to the National Heritage Board
• 
  An edit-a-thon at the Regional Archives in Göteborg – beginners learn how to edit Wikipedia using sources from the archive’s reference library.
• 
  Participants in the Samsyn project meet for a hackathon to solve problems together.
• 
  Mittens with traditional embroidery. One of the thousands of photos of Swedish folk dress from the collections of the Nordic museum in Stockholm that we uploaded.
• 
  Two of the events attended

Use

The focus of the program is to make the platforms and activities known, appreciated and trusted. It also include our work to make the platforms easy to use and both our platforms and activities accessible to everyone.

Making the platforms and activities known and appreciated

We work to spread information about the value and importance of free knowledge and about the Wikimedia platforms as tools to achieve more free knowledge of better quality.

We believe that more communication will, amongst other things, improve our possibilities for increasing participation at our events, help us to find more partners, increase funding opportunities and avoid misunderstandings about our work and the Wikimedia platforms.

We started the work to redesign our website, so that it will become a much more active platform. Our aim is for it to become a site where we can guide new organizations, members, volunteers, journalists, and members of the general public interested in our work or free knowledge in general. The website will be the easy-to-grasp entryway to our organization, with links for the interested to explore our activities more in detail on our wiki (see #Story: Using technical solutions to build a strong membership base).

Story: Showcasing our volunteers on social media

The fundraising and member recruiting campaign highlighting volunteers was started by Gitta Wilén when she worked as our communications coordinator. The work was continued by Gitta but in a volunteer capacity during the Spring. Three more portraits featuring a Wikimedia Commons contributor, a #WikiDivCon volunteer and the board of Wikimedia Sverige were used to show different ways to participate in the movement.

The campaign also worked as inspiration to the Wikimedia Conference and the WikiIndaba Conference which both ran similar image campaigns in their social media accounts leading up to the two events. A difference is the interviews and longer texts put together by Gitta to connect the individual volunteers to Wikimedia Sverige as an organization and to give personal accounts for the reasons of their involvement, something that made the images and stories popular and shared in social media.

The campaign will continue to run during the rest of the year, and we will continue to be part of the process in finding and publishing the stories.

Story: Telling the story of democracy and the wiki

We organized the second edition of the Wikipedia Day in Sweden adjacent to our Annual General Meeting. The Wikipedia Day is a local event focused on inviting Swedish Wikimedians and the public to learn more about what the association is doing regarding issues relevant to free knowledge.

The first event was made possible by external funding that we were free to use as we wanted. We have now established the event as part of our yearly activities and are improving our evaluation methods to meet the needs of the Swedish community. One participant said that the benefit of attending Wikipedia day in 2017 and 2018 was: “I’m getting to know more of the people here, which makes me feel more part of the community”.

We have utilized the event as a way to focus on how Wikimedia is relevant for for different societal issues; this year’s theme was Democracy and the wiki. By highlighting one aspect, we get the chance to reflect on the work we do and its wider impact on society. We believe that this reflection is important for the chapter and that the topics help increase visibility and interest from both participants and partners and it offers a frame to communicate our activities with members.

From the survey we sent out some people said they would like to see more practical sessions such as workshops and others suggested that participants can give lightning talks. Several participants in the event offered to help organize the next Wikipedia Day.

At the end of the year initial planning was done for the Wikipedia Day in 2019 and was decided that the will focus on the Sustainable Development Goals, in line with the theme for Wikimania 2019 to engage our community in the preparations.

Story: Inviting new editors together with WMF

Donors are great, and if they can donate more than money it’s even better. Every year people from around the world contribute with many donations of various size, some equal to the cost of a small cup of coffee, others several large cups of coffee. The donors also gets the chance to answer some questions about what is important to them and if they would like to contribute in other ways.

Following up to the once who answered yes to that question the WMF fundraising team and Wikimedia Sverige created an email campaign inviting the donors to create user accounts, do their first edits, contact mentors, visit meetups and eventually become regular wikiholics.

After a lot of discussions about what can be tracked, wordings of emails, what pages to link to and how to contact mentors some test emails were sent out. Then, after evaluating all of the steps and the responses, more emails were sent out and 2,000 donors from Sweden received the emails. At this point 78 new accounts have been created as a result of the campaign, and the group of volunteer mentors have answered questions ranging from how to change an image to how to judge the quality of an article.

This was the first pilot campaign of it's kind and we are happy we could support the effort. As the results were very promising we have decided to continue the work with WMF with the hope to have a good concept that other chapters and affiliates can continue building on.

Story: High visibility events utilizing strong partners

One highlight of the year was our partnership to support Swedish embassies’ engagement with the Wikipedia gender gap in 50 countries, announced in the Statement of Government Policy in the Parliamentary Debate on Foreign Affairs in February 2018.

The WikiGap campaign presented us with opportunities to engage in strategic external communications made possible by resourceful partners during a time when we have had to limit our own resources for communications outreach. The Ministry for Foreign Affairs contracted a professional PR agency to research the Wikipedia gender gap and learn about the key facets of successful edit-a-thons. They ran interviews with us and with other Wikimedians and partners in various locations around the world and attended one edit-a-thon in person to study it. We supported other research they needed to do in order to grasp Wikipedia and the gender gap in general as well as our movement and community efforts specifically. They then drafted the outline for WikiGap, including a rationale for what to call it, a comprehensive narrative of what WikiGap is about, and a graphic profile suitable for social media. With this base, our partnership with the Ministry could take shape. The campaign was visible in social media under the hashtag WikiGap and reached audiences that we could not have reached on our own. The WikiGap Tool kit was released under a free license with the specific audience in mind, namely external organisations who may not know how to engage with the Wikimedia movement but wish to do so to support efforts to close the gender gap on our projects.

The WikiGap communications was also sensitive to possible pushback stating clearly how it complied with community guidelines such as notability, reliability and conflict of interest. We are aware that if this piece of communication had been poorly planned, we would risk conflicts with community members in Sweden and in other parts of the world. The external communications in Sweden reached the Ministry of Enterprise and Innovation who we then partnered with to run two more major WikiGap events in Sweden at different universities. One of them was visited by the Swedish Minister for Enterprise and the positive amplification of WikiGap continued. The visibility also continued with the project being judged the Coolest project done by a Wikimedia chapters since Wikimania 2017.

At the end of the year we initiated discussions with the Ministry again for a second edition of WikiGap in March 2019 and how WikiGap could be highlighted at the conference Wikimania 2019 hosted in Stockholm.

Story: Data to stop a pandemic outbreak?

The Epidemic Intelligence team at the European Centre for Disease Prevention and Control (ECDC) approached us about the possibility of using increased traffic to Wikipedia articles about infectious diseases as an early indication of an outbreak. Their own research showed that there was often a significant increase in the visits to these articles, likely as a result of local news reporting. What interested them was that this increase in visits was often visible several days before their other tools detected the mention of an outbreak.

The ECDC are interested in developing a tool which can trigger some form of notification when there is a surge to an article on a predefined list. While breakdown by language is interesting the true value would come when the visits could be broken down by geographical areas, pinpointing where an outbreak might be happening. This would in turn allow them to respond as fast as possible to an emerging outbreak. Any such tool would be freely accessible also to other agencies in this area, including the World Health Organization (WHO) and the Centers for Disease Control and Prevention (CDC) in the US.

The strict privacy rules that WMF adheres to around geographical location data means that external access to such data is non-trivial and current solutions are costly and do not scale well. As a result the WMF initiated the work with forming a Panel for recommendations on data sharing to ensure some sensitive data can be made available in a safe (privacy wise) and scalable way. A representative from the ECDC will participate in the Panel.

The ECDC showed a strong interest in the work, but the work done by the Panel was not initiated during 2018. Even though the project is still in its infancy we think that this is worth exploring further, both because such a tool would mean that our statistical data could be used to save lives and because it means that as a movement we can leverage even our metadata as knowledge.

The ECDC initially stated their interest to fund the development of the tool, as long as it is open source (obviously a demand we are happy to meet) but at the end of 2018 hired an in-house developer for the tool. We hope that Wikimedia Sverige will be able to develop a joint plan and lasting partnership with ECDC to make the tool into a reality.

Making usage easy and accessible to everyone

Through our efforts we hope to make the platforms easier to use for our readers. We focus both on our in-house development and on informing other developer teams about issues that we encounter during workshops and other events that we organize.

Fail fest: Finding ways for a small tech team to respond to code and security reviews

Here we describe problems we struggled with and what we learnt from them.

In our last Impact report we detailed the struggles we had with getting our Wikispeech extension code and security reviewed by the WMF and the various times when support had been promised only to not be realised. We are happy to see that our concerns were shared by the Foundation and that they are now investigating how this process can be made more accessible in line with our suggestions.

Wikispeech, our project to develop an open source text-to-speech solution for Wikipedia, was financed since 2016 by an external grant which came to an end at the conclusion of 2017. At about the same time as the project ended we also received our first technical feedback on the project and what it would take for it to be considered for inclusion on Wikipedia. This illustrated two problems with project based funding: how do structure the interaction with third parties, here WMF, that are not bound by the same timeline; and how can you keep supporting the developed product once project financing has ended.

Some of the feedback was quite surprising in that it required significant restructuring of some components or deployment processes – issues that would have been easier to address had they been discovered early on in the project. Complicating things is the fact that some of the development work is done by a project partner on a consultancy basis making it hard to finance after the end of the project whereas funds could more easily have been re-allocated earlier.

As we were actively applying for various grants to continue our work on Wikispeech we kept funding internal work with addressing the feedback, albeit at a slower pace than before. During the second half of the year a smaller pilot project grant was approved and we could scale up the work on Wikispeech. During the pilot project we developed a plan for the next set of tools to build a robust ecosystem for Wikispeech. We will collect speech data to be able to scale the text-to-speech solution to new languages, improve its quality, support volunteers in their work to preserve languages or collect oral citations and improve lexemes on Wiktionary and Wikidata.

The connection to Wikidata led us to partnering with Wikimedia Deutschland (WMDE) to learn from their team and to get support for code review and preparation for security review. We hope that this two-tier approach with both WMDE and WMF will ensure that the reviews needed take place in a timely manner. We also intend to work closely with the Common Voice team at Mozilla Foundation, who is a partner of the project. This partnership can help us avoid duplication of efforts and to build a solid infrastructure and improve sharing of data between the projects.

The difficulties with how to handle feedback/follow-up requests after a project has been concluded are not unique to Wikispeech nor to tech projects in particular. While technically advanced projects have the increased difficulties that fewer people can address, we see difficulties in executing the needed long term work in everything from Wiki Loves Monuments and maintenance of the underlying data, to clean-up after a batch upload of media files to returning events such as WikiGap. Long term (even ongoingly) funding commitments for especially valuable and interesting activities could be part of the solution as can further investments from the WMF to develop missing information and trainings about the structures and processes to launch a new extension onto the Wikimedia platforms.

The availability of funding through the APG grant or through a long term commitment for funding for specific technical development work which is not tied to a hard timeline (i.e. structured in a similar fashion as the WMF–WMDE partnership around Wikidata) is crucial to addressing this. For smaller projects a dedicated effort to hand it over to a volunteer can be a way of ensuring follow-up over time.

• 
  Mohsen from Iran participated at Oslo Freedom Forum with support from WMNO and then traveled to Sweden with a grant from WMSE to initiate contacts with cultural organizations from Iran and Afghanistan in the country.
• The WikiGap promotion video, with English subtitles.
• 
  Aurora Borealis in Abisko National Park by Pavel.shyshkouski was the Swedish winner of Wiki Loves Earth.
• 
  Wikimedia Sverige helped getting press accreditation to the Swedish Eurovision qualifiers
• 
  The perceived benefits of the Wikimedia Diversity Conference as revealed through our survey analysis.
• 
  WikiGap in Stockholm
• 
  One of the images taken using one of the cameras in the technology pool, here being used abroad
• 
  Two volunteers scanning a book to be uploaded to Wikisource. Later, they organized a class to share the knowledge.
• 
  Volunteers in Gothenburg meet and learn the basics of Wikidata.

• Eye candy
• 
  WLE: Small waterfall in Skuleskogen.
• 
  WLE: Snowy mountains in Abisko.
• 
  WLE: Sunset over Hovs hallar with Hallands Väderö in the distance.
• 
  WLE: Blind valley in Bjurälven.
• 
  WLE: Fjärdlång in Stockholm archipelago.
• 
  WLE: Rauk in Langhammars, Gotland.
• 
  WLE: Swimming reindeer in Laisdalen.
• 
  WLE: Lapporten, Abisko, covered in snow.
• 
  WLE: Sunset and flowers at Stora Bornö.
• 
  The WikiGap event at the United Nations headquarters.
• 
  WikiGap in Indonesia.
• 
  WikiGap in Albania.
• 
  WikiGap in Algeria.
• 
  GenderGap edit-a-thon, a WikiGap event in Belgium.
• 
  Mulher e Mídia, a WikiGap event in Brazil.
• 
  WikiGap in Finland.
• 
  WikiGap in Morocco.
• 
  WikiGap in Poland.
• 
  WikiGap in Czechia.
• 
  WikiGap in Kosovo.
• 
  WikiGap in the Netherlands.
• 
  WikiGap in Tunisia.
• 
  WikiGap in Ukraine.
• 
  WikiGap in Mozambique.
• 
  WikiGap in Israel.
• 
  WikiGap in Norway.
• 
  WikiGap in Nigeria.
• 
  WikiGap in Rwanda.
• 
  Wikipedia Workshop for Driven Communicators, a WikiGap event in Bangladesh.
• 
  One of the WikiGap events in Italy.
• 
  WikiGap in Egypt.
• 
  One of the WikiGap events in North Macedonia.
• 
  WikiGap in Chile.
• 
  WikiGap in Zimbabwe.
• 
  WikiGap in Serbia.
• 
  WikiGap in Kenya.
• 
  WikiGap in Germany.
• 
  WikiGap in Romania.
• Katherine Maher talking about WikiGap.
• 
  The technology pool also gets used to support Wikisource.
• 
  Image from one of the Photo safaris supported by Wikimedia Sverige.

Enabling

The chapter aims to be a relevant actor for years to come and is actively working towards building the organizational capacity needed for long term activities. We need to be a good employer, a strong partner, and a well functioning, democratic and transparent membership organization with a close cooperation with a strong volunteer community. The chapter is also intending to not be an isolated player but be actively involved in the international movement.

These intentions demand projects that are more long term oriented and strategic. The projects in this program therefore contribute only marginally to content production in a given year, but over time will ensure the success and sustainability of all our activities.

Increasing competence

Board and staff members shall be given the opportunity to develop their skills in relevant fields. To that end we organized in-house training for Wikidata during the year. We also started a bi-weekly sharing of technical news to ensure that the entire team is up-to-date with any important changes. A couple of staff members took external trainings/courses in Q3 or Q4. We have also prepared educational material for new volunteers and members to easier use our tools and join our projects.

We see a great need to ensure that we ongoingly identify and take notice of suitable board members, potential new staff members, and volunteers who have capacity to take leadership roles in different initiatives.

Story: Engaging new volunteers from outside the online community

Volunteer engagement is a key resource for running successful Wikimedia activities nation wide and long term in Sweden. This is volunteering that take place outside of volunteer engagement on the online Wikimedia platforms. We have previously identified the risk of volunteer burnout and cannibalizing on volunteers who already actively contribute to Wikimedia platforms and that there is a lack of support for volunteers outside of the core editing community to engage in our projects and activities. This year, we have taken several steps in centering the needs of this group of volunteers to better offer opportunities for engagement.

One example is the [[c:File:WMSE Exempel evenemangsmanual för volontärer.pdf |event manual]] to coordinate for volunteers as wiki-guides during larger editing events, such as WikiGap in Stockholm with 50 participants editing Wikipedia for the first time. The manual is an off-wiki complement to edit-a-thon pages on wiki, with overall instructions on the event plan, who the participants will be and likely scenarios of the kind of support they will need from guides and when. The manual is not on details how to edit, but on details of how the event is run and where editing instructions are located. Five volunteers with no previous knowledge about Wikipedia successfully supported the Stockholm event. The experienced editors involved were impressed by how the new group of volunteers managed to lead the activities.

We have launched a user manual for our chapter wiki, so that new staff, members and partners other than experienced wiki editors may contribute and take equal part. The manual takes into account the stark differences in scope between Wikipedia and the chapter wiki so that instructions are not focused on how to contribute to an online encyclopedia, and we have identified other significant features of our wiki that we want to better communicate, such as local media uploads and talk pages. The manual also has an advanced section with resources useful to staff and others who use the wiki beyond beginner level editing.

We have also launched a new landing page for new members to illustrate that the Wikimedia identity is not limited to community members with many years of Wikipedia editing experience. We are trying to make this visible in our communications of volunteer efforts on social media.

Until only a few months ago, our wiki did not have a functioning Help page, which we now have in place.

Being transparent

Ensuring that our work is transparent is core to how we plan our projects and day-to-day work. Transparency is inherently valuable as more people can give feedback, point out problems, suggest solutions and in other ways contribute.

However, working in such a transparent manner is something that takes a bit of getting used to for new team members, new volunteers, consultants and external partners. It also comes with an increased cost to ensure that all documentation is understandable, summarized and presented in the different places where our members might expect to find it. We believe that simply making materials available without ensuring that it is understandable is a false transparency.

While acknowledging the issues, our conclusion is that the value of transparency is much higher and we are working to increase our transparency even further. The aim for transparency affect many of the choices regarding what tools we use and it is also something that has to be done while respecting privacy.

Story: Preparing for GDPR – tools, policies and services

Along with the rest of Europe, we had to look over our policies, routines and tech infrastructure in preparation for GDPR becoming applicable on May 25th.

This provided an excellent opportunity to go over what data we store where and why, as well as making some changes to our technical infrastructure which had been long needed but prohibitively expensive time wise. It influenced our choice of membership management system, allowed us to switch from a chronically overfilled Dropbox to a self hosted Nextcloud installation and from personal Google accounts to a Non-Profit G Suite solution.

Our work with rewriting our policies and routines was only made possible by having our dedicated head of board being very knowledgeable about GDPR implementation and investing significant time in this for the chapter. The need for a point person with these qualifications was key to being able to do the work we did. The lack of the same resource is likely the main reason for which there wasn’t large scale collaboration between the European chapters around GDPR, something which a priori was something which we had fully expected. At the same time it was interesting to see how the preparations involved all of the staff and the board, coming together as a team to tackle something which affected almost every single area of our activities.

Our new policies and routines are now essentially in place. The result is freely licensed and we’ve already seen other civil society actors, such as Techsoup, re-use our materials. There are still some uncertainties related to the usage of some of the more niched tools, e.g. Events dashboard and OTRS are still left to resolve. In October we began our first data clean-up under our new end-of-life data routines. With many years to cover this first time the work was time consuming but ultimately successful.

Improve organizational quality

For the chapter to continue to improve its quality and efficiency we worked to keep our broad and sustainable funding, with the aim of no donor exceeding 50%, and to find new financial options, including a long term increase in paid memberships, and also to increase volunteer involvement which can help ensure high quality projects for a limited cost.

Our work to secure funding from external grants has been very successful in 2018 and we have secured a number of large grants with multi-year funding. We currently have funding secured for our current size into 2021, if funding from Wikimedia Foundation stays the same. We are planning to scale up our organization the coming months. We also have a number of possible grants and other revenue streams identified.

The amount received from memberships and donations from individuals allow us to focus more on advocacy work. We are working to remodel our website to be able to highlight sponsorships in a better way. We will also continue to develop our work around consultancy work for some of the batch uploads and trainings (for legal reasons we have to charge market rates when the other organization request a specific task to be done within a certain time period).

Our volunteer community has been supportive and active in 2018. In addition to our volunteer run board of trustees we have had 39 volunteers helping us with our projects in different ways in Sweden, and approximately around 75-100 people involved in the WikiGap events outside of Sweden. We have seen volunteers join our organization in roles other than the typical helper at edit-a-thons or with initiating partnerships with other organizations.

At the very end of 2017 we prepared an application for a so called 90-account to the Swedish Fundraising Control. The 90-account is a confirmation for the donor that the fundraising operation is being managed in an ethical and responsible way and that the money is used for the intended purpose (at least 75% of the total income) without excessive cost (maximum 25% of the total income). Our application was not accepted as the phrasing in our statutories was considered unclear and a rephrasing was demanded. The General Assembly voted in favor to revise and update the statutories in according with the suggestion put forward by the board. However, the new statutories will not be active until confirmed by a vote by the General Assembly in 2019 and at that point we can re-apply for a 90-account.

Story: Changing our financial situation with new grant applications

Wikimedia Sverige has been applying for project grants from external funders since 2012. Previously the grants we applied for were small and merely complemented the Annual Plan Grant from Wikimedia Foundation (WMF). In 2015 the board decided to set a goal of having no individual funder covering more than 50% of the chapter’s costs each year. In 2016 we succeeded with the goal (only 41% came from WMF) and in 2017 we nearly reached it (52% came from WMF as we organized the Wikimedia Diversity Conference and hence had extra funding from WMF). We did not manage to achieve our goal for 2018 as the grants we applied for were prolonged for 2019-2021. For 2019, and most likely 2020, we are nearly certain to have reached this goal.

We have focused more and more on applying for major project grants spanning over many years. In 2018 we have lead the creation of 9 application for non-Wikimedia grants, with a success rate of 78%. In total this has secured a total of 10,361,225 kronor in budget (around 1,1 million USD) for 2018-2021. Many of the projects that has received grants have an international focus. As many of the projects are very large (100,000s of USD) we have spent a lot of resources on identifying strong partners and developing the projects in preparation. This year our partners in the grant application include many large actors (see #Story: Strategic high level partnerships).

Furthermore, we have participated in two EU applications (not lead by us). These applications were not successful. However, we will continue to develop these together with the international group of partners in 2019 as they still received a decent score and the exact same call is expected also for 2019 (allowing us to reuse all of the work done in 2018).

We have also successfully applied for funding from WMF’s Conference & Event Grants program for Wikimedia Northern Europe Meeting (WikiNEM) and for Wikimania 2019.

The multi-year grant we have from WMF is an important reason for our success as we have been able to join long term initiatives and confirm budgets in advance. That said, even more value would be created for grants spanning even longer (4-5 years) as long term investments can be executed. If done right, long term grants also help achieve long term thinking and planning.

Story: Using technical solutions to build a strong membership base

During 2017 we switched membership management systems after our existing one had been malfunctioning for a long time. As described in our Impact report for 2017 we did however not get the public facing part up and running in time to send up membership renewal requests for 2017. This resulted in a membership drop of 80%. We predicted that once the new system went live we would re-acquire most of these members, and this proved true as we at the end of 2018 had 453 members, a slight increase compared to 2016, and an increase of 325% compared to 2017.

The work on the new membership system was closely connected to our work on preparing for the GDPR. We chose a membership management system which integrated with our new accounting system so as to minimize our need for manual processing of new members. That the chosen provider is smaller has meant some additional work for us but has at the same time allowed us to influence how GDPR compatibility was built into the system. This and the ease with which feature requests and suggestions get implemented is something we do not believe could have been achieved had we gone with one of the larger providers.

A focus during the first half of 2018 has been systematic work with preparing membership communications, both for existing members, in the recruitment of new members and in the communication of the changes brought about by the GDPR. Using the new system for sustainable communications with our membership base (transitioning from from a one-sided focus on recruitment to a holistic take on member care) was a focus during the year and will continue in 2019.

We want to learn more about how to offer volunteer engagement with members who come from outside of the core community. As we have managed to lay the foundations for our membership base, we have the opportunity to learn more about how members wish to contribute and engage with Wikimedia. We can then further invest in resources and support customized for this group. Converting members to volunteers was something we identified as missing in our last impact report.

Furthermore, we are excited by the opportunity to scale membership recruitment when we turn to technical solutions such as the new member management system. During the last part of 2018 we investigated the possibility of reaching potential members using online advertising through Google Ad Grants for AdWords. However, we decided to not make use of Google Ad Grants for AdWords, as this required tracking users in a way that is not in line with Wikimedia Sverige’s view of personal integrity online.

During the end of 2018 we worked on an updated website. We have several reasons for updating the website. One is that we want to make it easier to manage the website, by switching the content managing system from Drupal to Wordpress. In accordance with this, we have also signed an agreement with a web bureau who will handle software updates and other behind the scenes maintenance for us. This is important in order for us to ongoingly provide interesting and relevant content to a larger audience (which is currently hard, due to the limitations in our current content managing system).

Another reason is that we want a more approachable website, where it is easy to get an overview of the content. We want to provide visitors who do not know a lot about Wikimedia Sverige with an accessible presentation of the organization. The updated website will have fewer pages with less text, meaning that what we chose to put on the pages will be more impactful. Our wiki and our blog will complement the website and be a source for further reading for those who want more information.

Story: Simplifying the mundane tasks every year

At the start of each year there are a number of things we need to do, that aren’t complicated, but still take time. One of these is creating a number of pages on our Wiki that are year specific or for the yearly projects. Another is to create Phabricator projects for the yearly projects. As both of these platforms have APIs that allows automatic edits, we decided to create a bot that could do the groundwork.

A lot of the information that was required was already stored in a couple spreadsheet, making it easily machine readable. We extended these to include all relevant information that was available at the start of the year. The spreadsheets are then fed to the bot which creates the wiki pages and Phabricator projects, using Pywikibot and the Conduit API respectively. For the wiki, we updated several templates that were used when manually creating pages so that they could be used by the bot. Keeping as much of the structure on the wiki as possible means that you do not need to know how the bot works to change things like page layout.

The resulting bot is able to create the desired wiki pages and Phabricator projects with little manual work; downloading the spreadsheets and starting the bot only takes a few minutes. The actual running of the bot takes a bit longer, but does not require any interaction, unless something goes wrong. It is also configurable so that if we change things for upcoming years, or another chapter wants to use it, it should not take too much work, although that depends on the type of change. This is expected to save us many hours of mundane work each year, during the most intense period of our year.

Fail fest: The risks associated with project grants

Here we describe problems we struggled with and what we learnt from them.

As outlined above in #Story: Changing our financial situation with new grant applications we have applied for a number of large grants this year. Receiving a large grant that you worked on for a long time is a fantastic feeling, however, such a grant is also very disruptive. If the budget from one day to another is increased with 25% all previous planning need to be reworked.

As project grants, even the ones lasting 12-24 months, are per definition not ongoing and one has to plan for the end of them when the project staff and associated costs might drastically have to be reduced. This is something that creates a lot of volatility and insecurity for staff members and the organization as a whole. The long term support from the APG with unrestricted funds, and the possibility and support to build reserves are crucial to mitigate some of these problems. Further flexibility and longevity would increase the value further.

Being aware of this issue makes it possible for us to take precaution and work to divide costs and earnings over time. For this we have created two documents, the Burnchart where costs and earnings are divided per months and the Yearly plan for projects where staff time is divided based on the timelines of the different projects, that we are revisiting regularly (monthly and quarterly, respectively). These documents ensure that we do not have to keep all information in our heads or split up on different pages/documents.

We continue developing our methods and organizational maturity as we keep receiving more large grants. In 2018 the staff and board have also developed a fundraising strategy to diversify our earnings further. Overall, despite the disruptiveness of project grants it is our strong belief that the work with project grants is an important and positive activity for our association and that it should be continued. The grants create opportunities for partnerships, increases the overall funding for the Wikimedia movement and ensure that the organization continues to experiment and develop its practices.

Detailed project overview

Below all the projects belonging to the program will be briefly explained and the current status presented. Synergies between the projects will be described. A few selected stories has been presented more in depth as case studies above.

For all the projects, we will state whether they are small, medium or large. In this context, a small project is defined as one where the total budget is less than 100,000 SEK (about 12,500 USD); a medium sized project is defined as one where the total budget is between 100,000 SEK and 300,000 SEK (12,500 to about 37,500 USD); finally, a large project is defined as one where the total budget exceeds 300,000 SEK (about 37,500 USD).