Projekt:Samsyn 2018

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök
2019 >>
Det här kan du som frivillig hjälpa oss med!
Om du är nyfiken och vill ha mer information om specifika uppgifter, ta kontakt med Sara.Mortsell(at)wikimedia.se

Checklista, ta bort punkter allt eftersom att de blir klara

    1. SMART:a mål skapas
  1. Om projektet startar för att en ansökan beviljas, lägg in Mall:Beviljad på ansökningssidan samt uppdatera årslistan med ansökningar, ex Ansökningar 2018
    1. Skapa Frivilligsidan
  2. Om det är ett projekt med extern finansiering, se till att alla beviljanden och avtal blir diarieförda enligt Diarium
    1. Om det är offentliga medel. Lägg till projektet på Offentligt stöd

Kort projektbeskrivning

Tillsammans med sex lärosäten ingår WMSE i samverkansprojektet SAMSYN, vilket är ett metaprojekt som syftar till att utveckla en nomenklatur för högskolesektorns samverkan. Begreppsapparaten kommer att byggas fram i en projektspecifik wiki och WMSEs roll är att inom ramprojektet ansvara för Wiki-installation och strukturer och stöd för att samla och beskriva de relevanta begreppen på ett användbart och långsiktigt sätt så att nomenklaturen håller över tid. I projektet ingår utbildningsinsatser och nätverksbyggande för spridning av projektets arbete och återkoppling till alla projektpartners angående statistik över Wikin.

Tidplan

Datum Aktivitet Kommentar Phabricator

WMSE-Samsyn-2018

Januari Upptaktsträff Två dagars upptaktsträff (11-12 jan) för alla projektparter i Stockholm. Första basinventering och planering för fortsatt arbete. 4 dagar.
Januari Ramprojekt möte Avstämning inom ramprojektet med utkast till Wikins startpaket. 1 dag.
Januari Wiki-installation Tekniskt arbete för att installera projektwikin på Stockholms universitets servrar. Lanseringen kommuniceras till projektdeltagarna. 4 dagar.
Januari-februari Grundstruktur Wikins grundstruktur med tillägg, css, mallar, kategorier och namnrymder sätts upp och kommuniceras till projektdeltagarna. 7 dagar.
Januari-februari Instruktioner Instruktionssidor anpassade för målgruppen tas fram inför utbildningstillfället för att testas. Bolla formuleringar och upplägg med ramprojektet i möten. Stilguide och guide för avstämning, Guide för användning av kategorier, Riktlinjer angående GDPR. 4 dagar.
Februari Wikiutbildning 1 28 feb i Stockholm. Med utgångspunkt i den nya wikin och relevanta begrepp per mönsterpaket, för projektdeltagare. Förbered för kontoskapande. Planera tillfället så att praktiska moment kommer till nytta. 3 dagar.
Mars Tekniskt underhåll Efter Wikiutbildningen hittades en belastningsbugg som måste lösas och kommuniceras och förbereda inför lansering. 6 dagar.
Mars-april Ramprojektet och lansera huvudsidan, justeringar av grundstrukturer och instruktionerna Analysera utfallet av Wikiutbildning 1 och bestäm rutiner för prioriteringar och arbetsstatus, särskilt hänsyn till delprojekten Merut, Skön och Imp och anpassa stödmaterialet ytterligare. Lansera Wikins huvudsida ihop med ramprojektledningen. Kontinuerliga uppföljningar och avstämningar och handledning för projektdeltagare som är nya i wikin. 7 dagar.
April Arenaträff och möten inom ramprojektledningen 26 april Örebro är Arenaträff med Unilink. Träffen används för projektgruppen att stämma av arbetet så här långt och för att sprida för andra intresserade på plats och öppna upp för att crowdsourca fler begrepp. Förbered ihop med ramprojektledningen. 4 dagar.
Maj Migrering av Wikin till ny server Samsyn wiki migrerades från Windows-server till linux-server för att lösa belastningsproblematiken.
Juni Rutiner för uppföljningar Hitta verktyg (tekniska) och rutiner för att regelbundet kunna plocka fram användbar statistik över Samsyn-wikin för att rapportera till alla projektdeltagare över hela treårsperioden. Förbered underlag för Styrgruppsmöte den 15 maj. 7 dagar.
Juni Avstämning Ramprojektet Följ upp projektets inledande fas med justeringar av instruktioner och arbetsflöden och inventera behov av wikiutbildning för tillkommande projektdeltagare. Uppdatera tidsplanering för andra halvan av 2018. 3 dagar.
juli-september Utöka hjälpsidor med instruktionsmaterial Sätt ihop grafik och/eller videoklipp för att möjliggöra självständigt användande av wikin. 2 dagar.
september-december Tekniskt underhåll När behov uppkommer. 3 dagar.
Augusti-september Ramprojektet och planering för Wikiutbildning 2 Inventera kunskapsbehovet bland projektdeltagare och uppdatera instruktioner så att utbildningstillfälle kan organiseras. Möten inom ramprojektledningen. 3 dagar.
September Handledning inför styrgruppsmöte Kommunicera med olika delprojekt och mönsterpaket om vilken arbetsstatus olika begreppsgrupper har inför styrgruppsmöte. Stöd till styrgruppen med att hantera wikins olika kategorier inför beslut. 3 dagar.
September-december Statistiska uppföljningar Gör statistisk uppföljning regelbundet (varje månad) och kommunicera till alla projektdeltagare. Inklusive regelbunden bevakning av Wikins aktivitet för att avgöra hur olika projektgruppers begreppsbearbetningar flyter på. 4 dagar.


Samarbetspartners

  • Stockholms universitet
  • Gävle högskola
  • Linköpings universitet
  • Chalmers tekniska högskola
  • Malmö universitet
  • Högskolan Kristianstad

Se även

Projektdata

Projekt nr. 183104 Ansvarig Sara
Projektstart Projektslut
Finansiär Budget
Vinnova .
  • 2018: 152 400
  • 2019: 86 184
  • 2020: 106 120
Interna mål
  • T.2.1 - 10/20 organisationer tar del av information om fria licenser.
  • T.2.2b - 10/10 nya direktkontakter med innehållsägare och org. 
Lägesrapport: 
Uppdaterad senast 2018-10-24 STATUS Button Icon GreenForest.svg
Utförda aktiviteter Måluppfyllnad
  • Upptaktsträff 7-8 januari med hela projektgruppen och styrgrupp.
  • Samsyns wiki installerades I januari 2018 på en Windows-server och fick anpassningar i mjukvaran med tillägg och specialinställningar. På själva wikin sattes en grundstruktur för hur wikin fungerar och instruktionsmaterial skapades och den föreslagna wiki-processen tog form genom möten och i dialog med projektledningen.
  • Avtal slöts med Kreablo för att sköta uppsättning av ny server och migrering av wikin, och drift fram till projektets slut.
  • En heldags wikiutbildning förbereddes i februari för projektets deltagare.
  • Ytterliga wiki-stöd i form av e-post funktionen och Lathund för redigering har tagits fram.
  • Den första delrapporten levererades till SU/Vinnova 14/5.
  • Samsyns wiki migrerades den 15 maj till ny server och löste belastningsproblemen.
  • Ny domän på samsynwiki.su.se
  • Löpande support till projektdeltagarna och två nya deltagare har fått introduktion över telefon.
  • Vi initierade Samsyn hackaton, det första den 7 september, som ett arbetssätt för att katalysera samarbete och produktion.
  • Genomfört omdirigeringar för att optimera användarvänligheten och satt upp instruktioner för hur det görs och varför.
  • Skapat lathund diskussionssidor och introducerat projektdeltagarna i hur diskussionssidorna kan användas, inklusive projektgemensam diskussion.
  • Satt upp och justerat referensmallar efter diskussion med deltagarna och utökat instruktionssidorna med material om att lägga till och redigera fotnot
  • Satt upp nya kategorier inför granskningsprocessen och för att anpassas till det växande innehållet.
  • Deltagit i arbetsmöte för samtliga projektdeltagare, 6 september.
  • Personalförändringar har hanterats så att rollfördelningen är på plats för fortsättningen.
  • T.2.1 - 12 organisationer har tagit del av information om fria licenser.
  • T.2.2b - 7 nya direktkontakter med innehållsägare och org. har skett.
Viktigt nästa månad Öppna huvudsakliga problem
  • Inlämning av rapport 2 till SU/Vinnova 15 nov.

Vid tillfället för wikiutbildningen upptäcktes en överbelastningsproblematik i wikin vilket fick den oväntat att stänga ner. Under mars och april lades därför mycket tid på att dels utreda och testa de tekniska problemen och senare ta fram en lösningen genom att anlita en extern firma för att genomföra ominstallation på en Linux-server och migrering av wikin till den nya tekniska miljön. Detta kommer att innebära att en del av Wikimedia Sveriges medel för arbetstid används för att täcka kostnaderna för den externa konsulten. Denna förändring har presenterats och godkänts av Vinnova.

Aktuell kostnad Dragna erfarenheter
För aktuella kostnader se Ekonomiska rapporter 2018.

Vi har under projektets inledning kunna dra många erfarenheter när det gäller MediaWiki-mjukvaran och även kring användarstöd för wiki.

Kommentar från verksamhetschefen