Mötesprotokoll/Protokoll 2015-08-23

Från Wikimedia
Hoppa till: navigering, sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 27 augusti 2015 kl. 20.02 (CEST)
Justeringsman MariaArneng (diskussion) 27 augusti 2015 kl. 16.57 (CEST)


Tid
Söndag 23 augusti 2015 klockan 09.30-16.00 på kontoret.
Närvarande

Mattias Blomgren, Holger Motzkau, Ylva Pettersson, Bengt Oberger, Kristina Berg, Maria Arneng, Karin Åström Iko, Jan Ainali (föredragande)

Frånvarande

Brit Stakston

INLEDNING

Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Val av justeringsman

  • Maria Arneng valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

Per capsulam-beslut

  • Styrelsen har fattat per capsulam beslut om att medlemskapet för 2014 går ut först 2015-08-31 (normalt 1 juli enligt stadgarna) på grund av problem med mejlutskick.

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2014-06-15
  • Jan fick i uppdrag att se över backup-rutiner avseende elektroniska dokument inför framtiden.
    • 2014-08-24: Kansliet har undersökt möjligheterna med att köpa tjänst eller egen server. Kansliet sätter upp en kravspecifikation så kontrollerar Holger om det kan lösas på Glesys och FS-data.
    • 2014-09-20 Kravspec för backuprutiner har ej tagits fram än, planerat till efter FDC-ansökan.
    • 2014-10-13 Arbete för genomgång av hela IT-miljön påbörjad.
    • 2014-11-08: Pågår, möte ska planeras in med Holger och André.
    • 2014-12-08: En funktionell specifikation har tagits fram. En backupstrategi har påbörjats. Kravspecifikation på Cloudminne och dess organisation behöver tas fram.
    • 2015-01-23: Jan tar kontakt med Andreas för att sätta upp server för Drupal/CiviCRM med mailserver. Holger har uppdaterat till ny version av Drupal. Vi har nu tvåstegsverifiering. Mål är att detta är klart till nästa styrelsemöte.
    • 2015-02-23: Jan har haft kontakt med Andreas och en diskussion pågår nu mellan Holger och Andreas. Jan kontrollerar om någon kan sponsra med server.
    • 2015-03-22: Diskussion om teknisk specifikation pågår.
    • 2015-04-18: Tekniska specifikationen framtagen, diskussion med leverantör pågår, det ser positivt ut med sponsring.
    • 2015-05-23: Överens med leverantör, avtal skall skrivas och pressrelease publiceras. Tillgång till server beräknas kunna ske i nästa vecka.
    • 2015-08-23: Avtal skrivet. Server uppe! Frågan om backup-rutiner kvarstår.
Från styrelsemötet 2015-01-24
  • Styrelsen beslöt att föreslå kommande styrelse att se över integritetspolicyn.
  • Styrelsen beslöt att ge Kristina i uppgift att till konstituerande styrelsemöte ta fram underlag till beslut om föreningens fortsatta arbete med rutiner för personuppgifter.
    • 2015-03-22: Kristina har påbörjat arbetet, men återkommer vid kommande möte.
    • 2015-04-18: Kristina har varit i kontakt med Idea, som hänvisar till Datainspektionen. En ideell organisation behöver inte ha ett personuppgiftsombud. En förteckning över vilka personuppgifter som insamlats, och varför, skall upprättas. Den kommer att läggas upp på wikin. Rutiner för rensning av gamla uppgifter och säkerhet skall också upprättas.
      • Styrelsen gav Jan i uppdrag att upprätta förteckning över insamlade personuppgifter och ta fram rutiner för rensning av ej längre aktuella personuppgifter.
        • 2015-05-23: Arbete pågår. Beräknas vara klart till mötet i augusti.
        • 2015-08-23: Sammanställning och förslag till rensningsrutiner hade tagits fram enligt nedan.
Typ Lagringsplats Syfte Utrensningspolicy Kommentar
Bokföring CiviCRM Uppfylla lagkrav Rensas efter tio år.
Medlemsregister CiviCRM Veta vilka som är medlemmar Se ovan ( då de också betalt avgift).
E-postlistor CiviCRM För att kunna göra utskick av mail Rensas om inget utskick har gjorts på tre år.
Volontärlistor Kalkylark För att hålla reda på vilka volontärer som har hjälpt oss under året. Rensas om inget utskick har gjorts på tre år.
Presslistor MyNewsdesk För att skicka ut pressmeddelanden Rensas om inget utskick har gjorts på tre år. De flesta är funktionsadresser, men några personliga epostadresser finns.
Inbjudningslistor Kalkylark För att hålla reda på vilka samarbetspartners som ska bjudas in till evenemang. Rensas om inget utskick har gjorts på tre år.

Kontroll och rensning sker i varje i oktober varje år.

Från styrelsemötet 2015-03-22
  • Styrelsen gav Jan i uppdrag att dra igång arbetet med att ansöka om 90-konto.
    • 2015-04-18: Arbete pågår.
    • 2015-05-23: Arbete pågår.
    • 2015-08-23: Avvaktar ansökan till Postkodlotteriet.

Projekt Jämställdhet på Wikipedia 2015

  • Projektet diskuterades och framtida former för kommunikation behandlades.

Strategisk syn på finansieringskällor

  • Styrelsen beslöt att ta fram en finansieringspolicy för att visa på hur föreningen förhåller sig till olika typer av finansiärer, såväl offentliga som privata. Den skall även omfatta sponsring och eventuella logotyper på webbplatsen, samt konsultkostnader inom projekten. Det uppdrogs åt Mattias att ta fram ett utkast, som styrelsen fattar beslut om under hösten.

Rapportering från verksamhetschefen

  • Ny ekonomiassistent har anställts under sommaren.
  • Ny kommunikatör har anställts under sommaren.
  • Föreningen har blivit utsedd till remissinstans av Kulturdepartementet beträffande Statligt stöd till civilsamhället - en översyn av fyra bidragsförordningar samt stödet till Exit (Ds 2015:38).
  • Ett förslag till Remisspolicy håller på att tas fram och kommer att läggas fram för styrelsen.
  • Diskussioner med Post- och Telestyrelsen (PTS) om tillgänglighet. Samarbetar med KTH och STTS. Kan bli förstudie för talsyntesprojekt. ~350 000 SEK.
  • Postkodlotterietansökan om teknik för Wiki Loves Monuments pågår.
  • Om vi ska försöka få Wikimania så är 2018 det första lämpliga året.
  • Internetanslutningen på kontoret har åtgärdats och fungerar nu bra.

Dokumentplan och Systemdokumentation

Holger redogjorde för ett exempel på dokumentplan.

  • Styrelsen beslöt åt att uppdra åt Jan att ta fram en dokumentplan inspirerad av exemplet och anpassad för föreningens verksamhet, senast till oktober. Karin kan utgöra bollplank.
  • Framtagande av systemdokumentation görs i ett följande steg, senast i december,

Projekt/budget 2015

Budgetuppföljning

  • Budgeten gicks igenom. Ytterligare justering av bokföringen behöver göras.
    • Styrelsen uppdrog åt Jan att meddela styrelsen när uppdateringarna är klara och skicka ut länken till rapporten.

Ledningsrapporter för projekt

  • Ledningsrapport 2015
    • Ledningsrapporten gicks igenom.
    • Styrelsen beslöt att genomföra fördjupad projektgenomgång av ett projekt per styrelsemöte. Jan tar fram förslag till projektgenomgång för kommande styrelsemöten. Inför 2016 läggs en mer långsiktig plan baserad på projektplanerna och uppstart av nya projekt.

Strategiutvärdering

Visionsförslag

Vid styrelsemötet 2015-05-23 togs följande förslag till ny formulering av visionen fram: Fri kunskap för en bättre värld. Att hjälpa människor och organisationer att skapa och bevara fri kunskap, och att göra den enkelt tillgänglig för alla.

Strategiförslag

Styrelsen tog fram följande förslag till ny strategi:

  • Tillgång
  1. Föreningen skall öka kunskapen om fria licenser och öka tillgången till fritt material.
  2. Föreningen skall påverka och stödja offentligt finansierad verksamhet och andra att använda fria licenser.
  • Användning
  1. Föreningen skall verka för ett högt förtroende för, och en ökad användning av, Wikimediaprojekten och fri kunskap.
  2. Föreningen skall verka för att Wikimediaprojektens användbarhet är hög.
  • Gemenskapen
  1. Föreningen skall stödja aktiva användare med kompetens och andra resurser.
  2. Föreningen skall arbeta för ett inkluderande klimat med låga trösklar för nya användare.

Verksamhetsmål

Målen i Verksamhetsplan 2015 gicks igenom och styrelsen bedömde om de skall behållas, tas bort, omformuleras eller nya läggas till. Målen skall kopplas mot den nya strategin. Kansliet kommer att bearbeta dem och beslut tas på nästa styrelsemöte.

Medlemsvärvning 2015

  • Hur skall vi nå målet 1 000 medlemmar under året?
    • Frågan bordlades 2015-04-18.
    • 2015-05-23: Utskick hos WMF till tidigare donatorer under oktober önskas. Efter byte av serverleverantör kan e-postutskick göras till medlemmar om att förnya medlemskapet.
    • 2015-08-23: Fråga ställd till WMF men inget svar har givits. Jan skickar en påminnelse.
    • Antalet betalande medlemmar är nu 340. Förra året var antalet medlemmar 650.
    • Uppmaning till existerande medlemmar att värva en medlem var är en möjlig väg att gå.

Personalfrågor

Övriga frågor

  • Styrelseutbildningar: Holger tipsade om styrelseutbildningar hos Grant Thornton.
  • Offentlig konst. Diskuterades.
  • Wikimedia SE 2017: Föreningen fyller 10 år 2017. Ylva tog upp idéer om hur det skulle kunna uppmärksammas.

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.