Arbetsplatsträff/2016

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök

Arkiv för veckomöten under 2016.

Vecka 51 - 20/12 2016

  • Wikimedia-dagen, spika datum och inriktning (Eric)
    • Datum spikat till den 22 april. Dagen inleds med årsmöte. Vi har diskuterat tema för dagen.
  • Utbildning till styrelsen (Anna)
    • Den 28 januari håller kansliet styrelseutbildning i samband med styrelsemötet.
  • Jul- Nyårskampanj (Anna)
    • Insamlingskampanj över jul och nyår rullar på som den ska. Utvärdering efter nyår inför nya kampanjer.
  • Konferensutrustning? (Anna)
    • Axel kollar upp alternativ till första veckomötet 2017.
  • Övrigt?

Vecka 49 - 6/12 2016

  • Uppföljningsmöte med FDC om ansökan för 2017/2018. (Anna)
  • Diversity Conference. (John)
  • Wikimedia/Wikipedia-dag under 2017. (Anna)
  • Status: Anställning av utvecklare. (Anna)
  • Status: Glöggmingel. (Anna)
  • Status: Byte av ekonomisystem. (Anna)

Vecka 48 - 29/11 2016

  • Anställdas semester över jul. (Sara)
    • Snabb genomgång av allas semester över julhelgen.
  • Info om helgens styrelsemöte (Anna)
    • Anna informerade om helgens styrelsemöte.
  • Status: Nyanställning. (Anna)
    • Arbetet går vidare enligt plan.
  • Status: Glögg-mingel. (Anna)
    • Inbjudan har gått ut och OSA kommer in efter hand.
  • Status: Byte av ekonomisystem. (Anna)
    • Arbetet fortlöper. Redovisningsbyrån jobbar vidare med det material de fått. Löpande kontakt.
  • Julbord! (Anna)
    • Julbord för personalen boket.
  • Övrigt

Vecka 47 - 23/11 2016

  • WMSE på Internetforum i Maj tema "Access and power" SIF (Mattias)
    • Bra idé och Anna pratar vidare med Mattias Östmar om detta.
  • Status: Glöggmingel. (Anna)
    • Inbjudan på väg ut.
  • Diversity Conference 2017. (Anna)
    • John ska ha möte med WMF om det hele.
  • Status: Anställning av ny utvecklare.
    • Det har kommit in ansökningar och vi kommer att kontakta intressanta kandidater i veckan.
  • Status: Byte av ekonomisystem. (Anna)
    • Arbetet fortlöper.
  • Inför styrelsemötet. (Anna)

Vecka 46 - 16/11 2016

  • Epostlistor - Uppdatera eller museimärka? (Axel)
    • Sidan pensioneras. Vi lägger till genomgång av relevanta e-postlistor vid nyanställningar. Symbol OK.svg Fixat!
  • Inför styrelsemötet nästa vecka. (Anna)
    • Alla ska uppdatera projektstatusen inför styrelsemöttet.
  • Nyanställning av utvecklare. (Anna)
    • Ansökningarna har börjat komma in.
  • Fortnox. (Anna)
    • Allmän info.
  • Staff Assessments, genomgång. (Anna)
    • Genomgång av FDCs staff assessment av vår ansökan. [[1]]

Vecka 45 - 8/11 2016

  • Resebeslut, vad gäller för "restid" (Eric, John)
    • Eric kollar igenom relevanta dokument och tar fram förslag på hur vi behandlar resemallen.
  • Uppföljning, glöggmingel (Eric)
    • Alla går igenom lista över folk att bjuda in.
  • Önskemål om användning av prispengar (Eric)
    • Förslag som har kommit in utöver budgeten:
      • Wiki-konferens i Sverige
      • Wikipedia-pris
      • Bestäms på senare möte i november
  • Kalendrar och mötesdagar (André)
  • Semester (spara, använda – vad gäller?) (John)

Vecka 43 - 25/10 2016

  • Glöggmingel, inbjudan, etc (Anna)
  • Praktikant. (Sara)
    • Vi får eventuellt in en praktikant i början av året.
  • Fortnoxuppdatering. (Anna)
    • Jan arbetar vidare med detta.
  • Info om Hack for Heritage (Mattias & André)
    • Mattias och André redogjorde för hacket.
  • Info om Sociala Medier-priset (Sara & Anna)
    • Eric sammanställer förslag från gemenskapen om vad priset ska användas till och presenterar det på ett senare möte.
  • Mjukvarukonstruktion, KTH?
    • André redogjorde för eventuellt studentprojekt.
  • Allmän info. (Anna)
    • Info om pappaledighet, etc.

Vecka 41 - 12/10 2016

  • Deltagande på EU-event om upphovsrätt. Vem deltar? (Eric) Eric deltar för WMSE:s räkning.
  • Lokaler i The Norrsken House (Eric, Anna) Anna och Eric informerade om sitt besök.
  • Partnership workshop i Berlin. (Anna) John åker (preliminärt).
  • Glöggmingel? (Anna) Den 7 december.
  • Fortnox. (Anna) Anna gav kort demo.
  • Om sociala medier efter vårt pris i sociala medier (och Ainali fråga) (Eric) Anna går in och svarar på frågan.

Vecka 39 - 28/9 2016

  • Info från styrelsemötet (Anna)
  • Uppföljning kring FDC-ansökan, budget, etc. (Anna)
  • Uppdatering om systembyte, etc. (Anna)

Vecka 36 - 6/9 2016

  • Utvärdering av veckomötena. Fungerar de? Finns det andra vägar? (Anna)
    • Diskussion som mynnade ut i att vi ska fundera lite mer på alternativa lösningar och återkomma till frågan längre fram.
  • USB-minnen. (Anna)
    • 4 usb-minnen inköpta.
  • Tidrapporter, tidsregistreringen efter CiviCRM? Livet efter Bluegarden? (Katya)
    • Anna informerade om status på systembyte, etc.
  • Städrutin. (Axel)
    • Rutinen har gåtts igenom med Eric.

Vecka 35 - 30/8 2016

Kansliet kikar igenom verksamhetsplanen och återkommer till styrelsen om något är oklart.

  • Status på FDC-rapporten. (Anna)

De sista siffrorna sammanställs i detta nu, så att rapporten kan lämnas in i tid. Möte för uppföljning med FDC är bokat.

  • Info om FDC-ansökan. (Anna)

John har påbörjat arbetet och alla andra ombeds att vara så behjälpliga det bara går, så att arbetet flyter snabbt och smidigt.

  • Info om resor. (Anna)

André och John ska till Georgien, Anna ska till Kalmar och Sara ska ha en veckas semester.

  • Mattias vill donera 2 raspberry pi med laddare, ett pi-skal, en mac mini och ett par Skype-hörlurar till föreningen. (Mattias)

Föreningen tackar allra ödmjukast och Axel lägger upp det hela i teknikpoolen snarast möjligt.

Vecka 34 - 23/8 2016

  • USB-minnen, datortrasor, inköpslista (Sebastian)

Vi fixar så att Eric får möjlighet att köpa småsaker till kontoret vid behov.

  • Rapport, status. (Anna)

De sista siffrorna håller på att sammanställas och bilder plockas ihop under veckan.

  • Planering av medlemsmöte, tors 25/8. (Anna)

Kansliet kommer att ha möte nu på torsdag för att sy ihop det sista inför medlemsmötet.

  • Planering nya hemsidan/bloggen, fre 9/9. (Anna)

Plattformen kommer inom kort att ligga uppe på rätt server och inför byggandet av den nya hemsidan/bloggen har kansliet möte om innehållet.

  • Info om byte av ekonomisystem. (Anna)

Vi skyndar på bytet av ekonomisystem. Det påbörjas inom kort och kommer att skötas av en bokföringsbyrå med hjälp av kansliets personal och Jan Ainali.

  • Uppdatera externa tjänstekonton. (Alex)

Det är hög tid att rensa i gamla konton hos olika tjänster och leverantörer. Eric tar tag i detta när han hunnit sätta sig in i sitt nya jobb.

  • Checklista för olika rapporter. (John)

John har satt upp en checklista för när olika rapporter ska skickas in under året, så att ingenting glöms bort.

Vecka 33 - 17/8 2016

  • Styrelsen som bollplank inom olika arbetsområden. (Anna)

Anna återkopplar till Mattias.

  • Introduktion av den nye projektadministratören. (Anna)

Genomgång av projektadministratörens första tid på jobbet.

  • Uppdatering av bloggen. (Anna)

Axel ansvarar för att vittja utkast-sidan på Wikin. Alla andra ansvarar för sina områden. Rutinen ses över i samband med att hela den nya kommunikationsrutinen ses över.

  • Möte om serverflytt. (Anna)

Utvecklarna och Anna har möte om vilka instruktioner Ola ska få inför den stundande processen att flytta servrar och installera ny mjukvara.

Löses i och med att vi får upp de nya systemen.

  • Gå igenom städlista. Ska något ändras? Görs allt? (Sebastian)

Administratören tar över rutinen från och med nästa vecka.

  • Skaffa hylla för projektor i kontorsrummet. (Katya)

Anna fixar i september. 6/9 Anna har fixat.

  • Persienner/(mörkläggnings)gardiner (ffa. till rummet med skrivare och konferensrummet). (Katya)

Ser över olika alternativ.

WMSE har skaffat ett Instagram-konto.

  • Picknick?

Planer för introduktionspicknick för den nye projektadministratören.

Vecka 24 - 14/6 2016

  • Tidrapportering, sparade flex tid, regler: Hur hanterar vi övertid som är mer än 20 tim? Är utbetalning mot komp en möjlighet efter ÖK med chefen vid vissa tidpunkter, då vi behöver jobba över att hinna med jobbmängden? Fundera gärna på planerade övertid (mer jobb vid vissa kända tidpunkter växlas med tid av ledighet/kortare arbetsdagar). Bra att planera i förväg!

https://se.wikimedia.org/wiki/Arbetstid_f%C3%B6r_anst%C3%A4llda (Katya)

  • Möjligt att använda "varsel arbetstid" - enligt "Kollektivavtalet Tjänstemän" måste det bestämmas och meddelas senast en månad innan det gäller.
  • Med "hög" och "låg" säsong under året - tid för återhämtning planeras med fördel!
  • Olika lång arbetstid kan tillämpas under olika delar av beräkningsperioden.
  • Beräkningsperiod = högst 6 månader (ordinarie arbetstid högst 40 tim i genomsnitt per helgfri vecka).

Vecka 23 - 7/6 2016

  • Utlåning från teknikpool. (Sebastian)
  • Boka buggrapporteringsworkshop (igen). (Sebastian)
  • Enhetliga projektnamn. Har alla gått igenom dokumentet, så att vi kan ta tag i actionpunkterna från förra mötet? (Anna)
  • Lönesamtal. Kollektivavtalet är klart, så det är dags för lönesamtal. (Anna)
  • Wikimania-förberedelser. (Anna)
    • Beställning av EU-sjukförsäkringskort sker här.
  • Semester-förberedelser. (Anna)

Vecka 22 - 31/5 2016

  • Kalendrar. (Sebastian)
    • Alla ser till att de delar sin jobbkalender med anna och ger henne möjlighet att dela den vidare.
  • Wikimedia fyller 10 år i oktober, 2017. Firande? (Katya)
    • Ta fram en plan, så att firandet kommer in i budgeten för nästa år, samt samla ihop arbetet i april kring Digikult. Kolla upp vad WMDE gjorde när de firade 10 år.
  • Projektadministratör-sökning äntligen på gång. (Anna)
    • Alla får förslag på text under dagen och ger snabb feedback så att ansökan kan gå iväg.
  • Sittbollar. Testa Sebastians och meddela önskad höjd. (Anna)
    • Tidsregistrering. Hur kan vi göra det bättre? (Mattias)
  • Vi påbörjar arbetet med att ta fram en bättre hantering. Punkten återkommer på senare veckomöte.
    • Uppföljning: Enhetliga projektnamn. (Sara)
    • Innan helgen: Alla ska följa upp punkten om projektnamn från förra mötet.

Vecka 21 - 24/5 2016

  • Dags att se till att de olika projekten heter likadant överallt. (Anna)
    • Checkbox 0.svg  Uppdatera i dokumentet.
    • Checkbox 0.svg  Uppdatera i budgetdokumentet.
    • Checkbox 0.svg  Uppdatera i CiviCRM.
    • Checkbox 0.svg  Uppdatera på projektsidorna i Wikin.
  • Behov av fasta kontorsplatser. (Fråga från förra mötet, Axel.)
    • Vi fortsätter med skapligt fri placering.
  • Avtalet mellan Unionen och IDEA är i hamn, så det är dags för slutgiltigt lönesamtal. Dags att boka in tid för slutgiltigt lönesamtal med Anna. (Anna)
    • Lönesamtal någon gång nästa vecka.
  • Information om styrelsemötet. (Anna)
  • Sittbollar. (John)
    • Checkbox 1.svg  Anna kollar priser.
  • Koldioxidkompensation för utsläpp vid flyg. (John)
    • Checkbox 1.svg  John skickar Anna mer information. Exempelvis denna.
  • Information om OwnCloud. (André)
    • Installation av OwnCloud så småningom.

Vecka 19 - 17/5 2016

  • Förberedelser inför semester: tid- och reserapporter måste in i tid för att Katya ska hinna administrera dem före semestern. (Anna)
    • Informerat.
  • Rutiner om vad som gäller runt Beslut & attesteringar 2016. Ex. ska väl alla inköp över 5 000 kr in där (enligt Föreningens_arbete#Projektledare)? Den summan bör förslagsvis ökas. (John, som dock är borta)
    • Anna pratar mer med John om detta när han är tillbaka.
  • Spika datum för kort workshop om buggrapportering. (André)
    • Anna spikar datum före alla semestrar, André håller i workshopen.
  • Hur vill/bör vi använda checkrutor för Veckomöten. (André)
    • Checkrutor bara på actionpoints med ansvarig, med start nästa veckomöte.
  • Smarta mål för Möjliggörande delen av verksamhetsplanen. (André)
    • Anna spikar datum för möte före semestrarna.
  • Behov av fasta kontorsplatser? (Axel)
    • (Eftersom jag inte vet om jag hinner in till mötet skriver jag här.) Sen vi flyttade in på Hantverkargatan 21 och bestämde att vi inte ska ha fasta platser är över hälften av personalen nya, och har bara fått anpassa sig till det. Det kanske är dags att ta upp det för diskussion och se om det finns behov eller önskemål om fasta skrivbord, och i så fall hur det går att lösa med en blandning av fasta och fria platser.
      • Alla är inte här, så vi pratar mer om det under veckan och beslutar på nästa möte.
  • Besluta om psykosocial friskvård. (Sebastian)
    • Aktivitet bokas den här veckan.
  • Måluppfyllnadsdokument. (Axel/André)
    • André går igenom detta nästa veckomöte.
  • Autosparfunktion, dock endast för redigering i wikitextläge, införd av Nirmos. Slås på genom att kryssa i här. (Axel)

Vecka 20 - 10/5 2016

  • Datorfodral/-väskor (Sebastian)
    • Checkbox 1.svg  Fixar fodral för resor etc.
  • Info om Affiliate Selected Board Seats (Anna)
    • Checkbox 1.svg  Christophe Henner (Frankrike) och Natalia Tymkiv (Ukraina) har valts in till WMF:s styrelse.
  • Semesterlistan måste fyllas i. (Anna)
    • Checkbox 1.svg  Semestrarna ska spikas den här veckan. Eftersläntrare får sista tjing på populära dagar.
  • Wikimania: Praktiskt kring själva resan. Biljetter, transit etc. (Anna)
    • Checkbox 1.svg  Wikimania segar med praktisk info. Anna har mejlat och bett om boendeinfo. Sara fortsätter kolla upp flyg.
  • Inför styrelsemötet den 21/5 (Anna)
    • Checkbox 1.svg  Alla ser till att fylla i sina projektrapporter i god tid.
  • Förhandlingar mellan Unionen/IDEA. (Anna)
    • Checkbox 1.svg  Förhandlingarna ska förhoppningsvis avslutas den här veckan.

Vecka 17 - 26/4 2016

  • Semester regler
    • Man får 25 semesterdagar /år
    • Man får spara max 5 semesterdagar över till nästa år.
    • Man får inte spara mer än 5 dagar till nästa år.
    • Vad händer om man råkade spara mer än 5 dagar?
      • Innestående semester
      • Dina innestående semesterdagar ska ersättas som om du hade tagit ut dem och fått semesterlön?
      • På Unionens sida står det att man får semesterersättning om du har inte hunnit ta ut sina semesterdagar vid slutet av anställning
      • Står inget om du råkade spara mer än 5 dagar...

Vecka 16 - 19/4 2016

  • "Hittegods" för skrivbord. (Sebastian)
    • Checkbox 1.svg  Hittegodshylla i hörnet. Rensas vid varje veckostäd. Katya fixar.
  • Nytt ekonomi/admin-system. Input behövs här: https://se.wikimedia.org/wiki/Utredning_om_nytt_l%C3%B6ne-_och_ekonomisystem (Anna)
    • Checkbox 1.svg  Alla kikar på detta och bidrar med tankar.
  • Semesterlista. (Anna)
    • Checkbox 1.svg  Alla fyller i önskad semester till nästa veckomöte.
  • Wikimania. Boka flyg etc. Något annat att tänka på? (Anna)
    • Checkbox 1.svg  Sara kollar flyg och transfer. Anna bekräftar boende.
  • Wikipedia-födelsedag. (Anna)
    • Checkbox 1.svg  Planeringen fortskrider. Öppet hus + social aktivitet. André och John fixar historiken. Axel fixar tilltugg + pratar med talare. Anna fixar give aways. Sara fixar social aktivitet. Katya, Sebastian, Mattias hjälper till med övrigt.

Vecka 15 - 12/4 2016

  • Nya mobila routrar och telefoner + växelfunktioner. (Anna)
    • Checkbox 1.svg Vi går igenom detta under veckan.
  • 3 maj. När var hur? (Anna)
    • Checkbox 1.svg  Officiellt firande lördagen den 14/5. Axel fixar lokal. Kontakta talare.
  • Status på GLAM-filmen. (Anna)
    • Checkbox 1.svg  Axel spelar in på Vårmötet och fixar klippare.
  • Jobbkalendrar. (Anna)
    • Checkbox 1.svg Sebastian och Mattias har fått tillgång till kontorskalendern och skapar personliga jobbkalendrar.
  • Köksstädning/disk, etc. Behöver hållas efter lite bättre nu när folk sitter och jobbar i köket. (Anna)
    • Checkbox 1.svg 

Vecka 14 - 5/4 2016

  • Vår framtid med Dropbox. (Den är full och tar dessutom upp allas personliga utrymmen). Att uppgradera till business skulle kosta ~15.000 per år. Är OwnCloud ett alternativ (användarvänlighetsmässigt) och kommer det att sättas upp på vår server? (André)
    • Checkbox 0.svg  André kikar på OwnClowd igen, samt andra lösningar.
  • Dropbox/Drive: Bör vi sätta av tid till att rensa/kopiera över till wikin? (André)
    • Checkbox 1.svg 
  • Lista med åtgärder för hantverkare? (John)
    • Checkbox 0.svg 

Vecka 13 - 29/3 2016

  • Handledarfördelning för praktikant under vecka 14 och 15. (Sara)
    • Checkbox 1.svg  fördelning gjord med hänsyn till resor.
  • info om kommande nyanställningar. (Anna)
    • Checkbox 1.svg 

Vecka 12 - 22/3 2016

  • Lägg till rutin om att Axels och Johns kort fylls på varje månad (John)
    • Checkbox 1.svg Läggs till som rutin.
  • Vilka Prao-uppgifter kan kopieras till den nästa prao?
    • Checkbox 1.svg Alla går in och ser över sina uppgifter på listan.
  • Info om styrelsemötet. (Anna)
    • Checkbox 1.svg Anna informerar.
  • WMF-rapporten. Vad har vi kvar att göra, etc? (Anna)
    • Checkbox 1.svg Vissa problem med att Wikimetrics inte funkar som det ska. Arbetet går vidare.
  • Dags för årligt lönesamtal i april. (Anna)
    • Checkbox 1.svg Anna har informerat.
  • Semesterlista. (Anna)
    • Checkbox 0.svg Fyll i er i semesterlistan. Obs, listan är för planering, inte redovisning.
  • Kontorsstädningen nästa vecka. Anna är iväg och blir intervjuad av Veckans Affärer, så någon annan måste finnas på plats på kansliet vid 08:15. (Anna)
    • Checkbox 1.svg Sara kommer att vara på plats.
  • Teknikpoolsrutiner. (Axel)
    • Checkbox 1.svg Fixa rutinerna, se till att alla på kansliet verkligen kan dem.
  • Filmer från årsmötet.
    • Checkbox 1.svg Filmerna uppladdade, Valentin kommer att klippa dem åt.
  • Flytt av servrar.
    • Checkbox 1.svg It-kompetens anlitad, planering och inventering påbörjad.

Vecka 11 - 11/3 2016

  • Praktiskt inför årsmötet (Anna)
    • Checkbox 1.svg  Sara sätter upp Facebook-event och anmälningssida. Axel tar kontakt med Brit och kollar lokalen samt närliggande konditori, organiserar volontärer under dagen och kollar med Holger om filmning. Katya tar fram en medlemsmatrikel och fixar goodiebag. Anna fixar tilltugg. Anna briefar Karin om mötet och mejlar talarna om praktikaliteter. John planerar för kansliets lunch med styrelsen på söndagen.
  • Information om Wikimania. (Anna)
    • Checkbox 1.svg 
  • Byta dag för veckomöte. (Anna)
    • Checkbox 1.svg  Vi byter till tisdagar klockan 11:00.
  • Semester. (Anna)
    • Checkbox 1.svg  Katya sätter upp nytt semesterdokument. Alla fyller i sin önskade semester.

Vecka 10 - 4/3 2016

  • Diarium/Beslut & attesteringar. (André)
    • Checkbox 1.svg  Katya arbetar vidare med detta.
  • Spika datum för firandet a el. v svenska Wikipedia 15.
    • Checkbox 1.svg  Vecka 19 eller 19. Exakt dag bestäms inom kort.
  • Almedalen.
    • Checkbox 1.svg  Möte bokat för att gå vidare med detaljplanering.
  • Gå igenom projektplanering och budget. (Anna)
    • Checkbox 1.svg  Kanlsiet har haft möte. Anna har skickat information till Mattias som styrelsen tittar på.

Vecka 9 - 26/2 2016

  • WMF:s chef lämnar sin post, praktisk info kring det. (Anna)
    • Checkbox 1.svg 
  • Open Data Day, förberedelser och synkning. (Anna)
    • Checkbox 1.svg 
  • Praktiskt kring våra kommande PRAO-elever. Här kan man bidra: Kontor/Prao (Anna)
    • Checkbox 1.svg 
  • Kommande serverflytt, etc (Anna)
    • Checkbox 1.svg 
  • Info: Collab-helgen (Sara)
    • Checkbox 1.svg 
  • Info: Flygvapenmuséet (Axel)
    • Checkbox 1.svg 
  • Info: Nationalmuseum (André)
    • Checkbox 1.svg 
  • Info: Wikispeech (John)
    • Checkbox 1.svg 

Vecka 8 - 19/2 2016

(Mötet sköts till måndagen den 22/2, eftersom fredagen var hektisk för alla.)

  • Täcker vår försäkring resor utanför Europa? Om inte måste den utökas. (John)
    • Checkbox 1.svg  Katya kollar upp existerande försäkringar för personal och utrustning vid resor utanför Norden/EU. Vi har en försäkring som gäller för hela världen. (Katya)
  • Telefonräkningspolicy vid utlandsavgifter. (Axel)
    • Checkbox 1.svg För att göra administrationen mer kostnadseffektiv, så betalar föreningen/aktuellt projekt telefoni upp till 50 sek. (Anna)
  • Inköp av adressklistermärken eller nya kuvert. (Axel)
    • Checkbox 0.svg  Klisterlappar. Kolla upp eftersändning. (Anna)
  • Behörighetsstädning av gemensam datalagring. (Axel)
    • Checkbox 1.svg  Läggs på "Att göra"-listan till den kommande administrativa personen. (Anna)
  • Dags för WMF-rapportering. Praktiskt kring detta. (Anna)
    • Checkbox 1.svg Arbetsmöten inplanerade.
  • 2 x PRAO. Rutiner för detta. (Anna)
    • Checkbox 1.svg Skapa lista med rutiner och arbetsuppgifter. (Alla)
  • Student-projekt. (Anna)
    • Checkbox 0.svg  Vi plockar ihop projektförslag och presenterar dem. (Alla)
  • Kort rapport från helgens mentorkurs (Sara)
    • Checkbox 1.svg Framgångsrik och uppskattad kurs.
  • Infopunkt: Praktiskt inför årsmötet. (Anna)

Vecka 7 - 12/2 2016

  • Kalenderrutiner (Axel)
    • Checkbox 0.svg Skapa personliga kalendrar, dela med sig. (Alla.)
  • Öppen programvara för kansliet (John)
    • Checkbox 0.svg Tydligare process och rutiner för hur vi väljer arbetsverktyg. (John)
  • Info om 90-konto. (John)
    • Checkbox 0.svg Ny information visar att vi kan söka 90-konto inom kort. (John)
  • Växeln. Har alla strul och vem saknas från Svarsgruppen? (André)
    • Checkbox 1.svg Mobilväxeln krånglar. Kolla upp vad som är problemet. (Axel)
      • Namn uppdaterade, alla inloggade, allt klart. /Axel
  • Gästarbetare (Användare:Johan (WMF)) gästarbetar här några dagar nästa vecka. (Axel)
    • Checkbox 1.svg Trevligt! Det finns plats och kaffe.
  • Tillgänglighetspolicy för kontoret. Alla har fått inbjudan till arbetsdokumentet på mejl. (Anna)
    • Checkbox 1.svg Vi ber skyddsombudet att kika på detta. (André)
  • Inför rapport till WMF - samordning, möte. (Anna)
    • Checkbox 1.svg Planera in rapportdagar. (Anna)
  • Praktiskt kring verksamhetsberättelsen. (Anna)
    • Checkbox 0.svg Anna skriver, de andra bidrar. (Anna)
  • Info angående administrativa uppgifter/personal. (Anna)
    • Checkbox 0.svg Påbörjar processen att förstärka administrationen på kansliet. (Anna)
  • Eventuellt samarbete med Then Map Net. Kollar upp om det är något vi har möjlighet att delta i. (Ina och John)
  • Eventuell prao under en kort period.
    • Checkbox 1.svg Kollar upp det praktiska. (John)
  • Nyckellistan måste kollas.
    • Checkbox 0.svg Pricka av nycklar och se till att alla finns där de ska. (Anna)

Vecka 6 - 5/2 2016

  • Hitta någon som kan genomföra alla de små hantverksuppgifterna (flera av vilka ingår i arbetsmiljölistan.) [André]
    • Checkbox 0.svg Göra lista och hitta hantverkare. (Anna)
  • Det ligger på Annas bord att ta fram en tillgänglighetspolicy, så vi börjar med att lyfta det på ett veckomöte. För inspiration, Unionens olika mallar. (Anna)
    • Checkbox 1.svg Förslag läggs fram på nästa veckomöte. (Anna)
  • Se över möjligheten att uppdatera projektdatamallen på projektsidorna för att möta nya behov. (Anna)
    • Checkbox 1.svg Lägg till fält för kort kommentar från verksamhetschefen. (André)
  • Översta hyllan i bokhyllan (mittenrummet) är nu böcker som inte har verksamhetsanknytning. Jan undrar om det stämmer och om de i så fall kan gå ut på book crossing. [André]
    • Checkbox 1.svg  Vi går igenom böckerna innan nästa veckomöte. Böckerna på översta hyllan kan gå till bookcrossing efter det. (Alla)
  • Vad har inte gjorts i Checklista för nytt år. Vem har ansvar för att "checka av?" [André]
    • Checkbox 1.svg Sätta upp en undersida för 2016 (André)
    • Checkbox 0.svg Sätta ansvarsområden (Anna)
  • Bortforsling av ståbord och skrivbord. Dom har legat ute på Facebook sen december utan att någon vill ha dom nog för att komma och hämta. Varken Återvinnarna eller Myrorna är intresserade av att hämta möblerna heller. Om inte någon av er har några nya idéer återstår att frakta bort det själv eller beställa (och betala för) hämtning av skiten. (Axel)
    • Checkbox 1.svg  Forslas bort under veckan, eventuellt behåller vi det höga runda bordet ett tag till. (André, Anna)

Vecka 5 - 29/1 2016

  • Uppdatera Projekt 2016 (Anna)
    • Det som återstår görs under måndag och tisdag nästa vecka. (Ansvariga för projkten.)
  • Se till att det står rätt totalbudget för varje projekt i Budget 2016 - Arbetsdokument. (Anna)
    • Görs under måndag och tisdag nästa vecka. (Ansvariga för projekten.)
  • Planering av årsmötet. (Anna)
    • Planeringsmöte onsdagen den 3 februari. (Anna förbereder.)
  • Volontärsmål i år? (André)
    • Diskussion om hur målen sett ut under 2015, om de fungerat och hur de skulle kunna se ut 2016. Vi kom fram till att det finns ett tydligt behov av sådana mål och att vi ska ta fram ett förslag. (Anna tittar vidare på detta.)
  • Hur/var registreras dessa? (André)
    • Diskussion om hur detta skett tidigare och hur vi ska göra framöver. Inget beslut fattades i väntan på att vi kommer längre med ovanstående punkt.
  • Styrelsemöte 6/2. Nästa dagordning (Anna)
    • Det som ska förberedas gicks igenom. Frågan om att skapa någon sorts träff mellan kansliet och styrelsen lyftes och Anna tar den vidare.
  • Enkät för uppföljning av alla projekt, med Qualtrics. Konto fixat men nu?(Sara)
    • Sara har fått tillgång till Qualtrics och kommer att sätta sig in i systemet. Tanken är att vi ska kunna skicka ut enkäter och få demografisk information kring våra projekt. Kostnaden ska delas mellan projekten.

Gamla surdegar:

  • Vad får vi lov att registrera? Behöver vi volontärskontrakt? (André)
    • Detta gäller volontärer som inte är medlemmar, då medlemmar redan kryssar i en PUL-ruta. Måste undersökas mer.
  • Lista över Frivilliguppdrag (visas även på hemsidan: https://wikimedia.se/sv/frivilliguppdrag ) behöver rensas, uppdateras med de nya rubrikerna (Tillgång, Användning, Gemenskapen), och få en löpande rutin för genomgång vid tex årsskifte och/eller projektstart. (André)
    • Alla är rörande eniga om detta och frågan ledde till en mer allmän diskussion om regelbundna uppdateringar av olika wikisidor som är av behov av detta.