Mötesprotokoll/Protokoll 2018-05-26

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 25 juni 2018 kl. 20.51 (CEST)
Justeringsman JONSSSVE (diskussion) 25 juni 2018 kl. 07.26 (CEST)

Tid

Lördag 26 maj 2018 klockan 10.30-17.00 på kontoret.

Närvarande

Mattias Blomgren, Sven-Erik Jonsson, Erik Åström, Brit Stakston, Sofie Jansson, Kristina Berg, Bengt Oberger (fr.o.m. klockan 13.15 punkten Wikimania), John Andersson (föredragande)

Frånvarande

Ylva Pettersson, Elza Dunkels

Mötets öppnande

• Mötet öppnades.

Val av justeringsman

• Sven-Erik Jonsson valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• Konstituerande möte 2018-04-15
• 2018-04-15
  • Inga anmärkningar togs upp.

Beslutsuppföljning

• Genomförande av krishanteringsövning bör planeras in. Ansvariga: Verksamhetschef och ordförande.
  • 2017-05-27: Styrelsen diskuterade hur ett scenario skulle kunna simuleras. Mattias och John kontaktar övriga ordförande och verksamhetschefer och hör efter vilka erfarenheter som finns i andra föreningar.
  • 2017-09-10: Punkten kvarstår. Offentlig konst-frågan har under sommaren varit en form av krishantering.
  • 2018-01-20: Föreslogs att ta upp frågan framåt sommaren.
  • 2018-03-17: Punkten kvarstår.
  • 2018-04-15: Punkten kvarstår.
  • 2018-05-26: Punkten kvarstår.

Från styrelsemötet 2018-01-20

• Styrelsen beslöt att ge Mattias och John i uppdrag att ta fram förslag på policyer beträffande bedrägeri, korruption och terrorism för beslut på styrelsemötet i mars. Se nedan.
  • 2018-03-17: Se punkt nedan.
  • 2018-04-15: Punkten kvarstår.
  • 2018-05-26: Punkten kvarstår.

Rapportering från verksamhetschefen

• John rapporterade viktiga händelser:
  • Ytterligare en sponsrad plats på Goto10
  • Sponsring från Google G Suite (20 000 kr/år samt AdWord (10 000 USD/månad)
  • 90-konto först nästa år på grund av att stadgeändringarna måste godkännas på nästa årsmöte
  • Ansökningar inskickade:
    • KÖK 2 inskickad
    • HBTQI-litteratur med GU och Södertörns högskola
    • SU-presentationer
    • WMF för Wikimania 2019
    • Ansökan för Fragile Heritage Hub med University of Bradford
  • Sounds of Change mindre i omfattning i år
  • 400-årsfirande på Riksarkivet – vill finna former för större samarbete
  • Wikimedia Conference och strategiarbete (se nedan)
  • Medlemsregistret + utskick framgångsrikt 443 medlemmar
  • GLAM-event
  • GDPR förberett (se nedan)
  • Samsyn funkar
  • Samtal på Riksdagen med företrädare för tre partier (C, V & S)
  • WikiGap i Umeå med Näringsdepartementet
  • Löneförhandling genomförd

• Kommande händelser:
  • Svar och uppföljning av flera utlysningar (inklusive KÖK 2 och Wikispeech 2)
  • Wikimedia Diversity Conference-rapport
  • Arbetsmiljögenomgång nästa vecka
  • Uppstart KB-projektet
  • Progress Report till FDC den 31 juli
  • Wikimania i Kapstaden – presentation och video
  • Northern Europe Meeting – val av datum
  • Team building-aktiviteter

Projekt/budget 2018

Budgetuppföljning

• John rapporterade:
  • 97 % täckt av årets kostnader som det ser ut nu – ca 130 000 kr till behövs.
  • Inbetalningar har inkommit från:
    • SU för Samsyn.
    • WMF för Northern Europe Meeting.
    • KB för biblioteksprojektet kommer nästa vecka.
  • Ytterligare en mindre inbetalning från WMF förväntad.
  • Inbetalning från WMF för 2019 sker i november/december 2018.
  • 2 personer på deltid som går upp först när ansökan gått in.
  • Spara pengar.

Ledningsrapporter för projekt

• Ledningsrapport 2018
  • Se Rapportering från verksamhetschefen ovan.

Wikimania 2019

• 14–18 augusti 2019
• 1 200–1 500 deltagare
• Val av ort:
  • Besökt Stockholm och Göteborg
  • Hotell och lokaler (Aula Magna/Gothia Towers)
  • Catering
  • Resor
  • Fest 16 augusti
• Mer information kommer.
• Tema: Formulering av tema för konferensen diskuterades och styrelsen uppmanades att kommentera vidare i utskickat dokument.

Finansieringsfrågor/-strategi

• Föreningens eget kapital. Frågan bordlades 2018-04-15 och 2018-05-26.
• Strategier/åtgärder för finansiering (Se tidigare diskussionsunderlag: Hur öka långsiktig finansiering?)
• Sven-Erik föreslog att sätta samman en arbetsgrupp om cirka fem personer (styrelse+kansli), som tar fram förslag för beslut av styrelsen.
• Styrelsen beslöt att arbetsgruppen består av Sven-Erik, Mattias och Erik, samt att John utser kanslirepresentanter.

Regler, riktlinjer och policy

• Genomgång av Regler, riktlinjer och policy gjordes 2018-04-15.
• Styrelsen beslöt vid mötet 2018-04-15 att se över och revidera följande:
  • Miljöpolicy
  • Resepolicy
  • Inköpspolicy
  • Placeringspolicy
  • Kommunikationspolicy (i mån av tid)
  • Personalpolicy ses över under året
• Vidare skall strukturen på alla policyer ses över, för att få enhetlighet, och policymall, med antagandedatum, skall läggas in.
• 2018-05-26: Arbetet med policyrevidering har inte hunnits med på grund av GDPR-arbete. Revidering skjuts upp till kommande styrelsemöte.

Nya policyer

• E-postpolicy behöver antas. Se punkten EU:s dataskyddsreform nedan.
• Anti-Fraud, Anti Bribery och Anti-Terrorism policy
• Utkast: Policy mot korruption och bedrägeri
• Några länkar:
  • http://3afvm642sqoq9muh73hsqhtz.wpengine.netdna-cdn.com/wp-content/uploads/2017/07/141120-N%C3%A4ringslivskod.pdf
  • https://www.ystad.se/globalassets/dokument/lou/personalavdelningen/riktlinjer/policy_mot_mutor_for_ystads_kommun_publicering_tillganglig.pdf
  • https://www.raddabarnen.se/Documents/om-oss/ekonomi/policy_korruption_bedragerier.pdf
  • https://www2.deloitte.com/nz/en/pages/finance/articles/fraud-policies-why-you-need-one.html
  • http://www.acfe.com/uploadedFiles/ACFE_Website/Content/documents/Sample_Fraud_Policy.pdf
  • https://www.gov.uk/anti-bribery-policy

EU:s dataskyddsreform

• Mattias och John rapporterade om utfört arbete sedan förra mötet.
  • Integritetspolicyn publicerad och kompletterad sedan förra mötet. Flikarna har strukturerats om.
  • Dokument flyttade till NextCloud på egna servrar.
  • e-post och Google-dokument flyttat till G Suite (GDPR-godkänd).
• Styrelsen diskuterade användningen av e-postadresser wikimedia.se.
• Styrelsen beslöt att uppdra åt John och Mattias att arbeta vidare med policyn.

Inför nästa årsmöte

• Styrelsen beslöt att Mattias går igenom de utestående frågorna och skickar ut hur de bör hanteras.

Wikimedias strategiarbete

• Stående punkt under 2018 angående Wikimedias strategiarbete.
• Rapportering om strategiarbetet från Wikimedia Conference.
  • Nu tas strategin från förra året vidare för att bli mer konkret.
  • Dokumentation från Wikimedia Conference – Strategispåret
  • Strategiarbetet på Meta

Wikimedia Conference

• John. Sofie och Mattias rapporterade från Wikimedia Conference i Berlin.
  • Konferensen går mer mot att diskutera styrning (governance) på kommande konferenser.
• Community Capacity Map hade tagits upp konferensen. Styrelsen beslöt att Mattias tar bort raderna för Wikimedia Sverige och svenskspråkiga Wikipedia, då dessa fyllts i på ett sådant sätt att de ger en missvisande bild av förmågorna. Att fylla i dem på ett korrekt sätt skulle kräva ett omfattande arbete och bedömdes inte vara meningsfullt.
• En rapport från konferensen kommer att läggas upp på wikin.

Styrelseutbildningar

• Sofie har gått konflikthanteringskurs i sitt arbete. Den gav medvetenhet om när man blir triggad och hur lätt det är att trigga andra.

Personalfrågor

• Inga personalfrågor behandlades.

Övriga frågor

• Framfördes uppskattning till John för hans första 380 dagar.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.