Mötesprotokoll/Protokoll 2018-05-26

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 25 juni 2018 kl. 20.51 (CEST)
Justeringsman JONSSSVE (diskussion) 25 juni 2018 kl. 07.26 (CEST)


Tid
Lördag 26 maj 2018 klockan 10.30-17.00 på kontoret.
Närvarande
Mattias Blomgren, Sven-Erik Jonsson, Erik Åström, Brit Stakston, Sofie Jansson, Kristina Berg, Bengt Oberger (fr.o.m. klockan 13.15 punkten Wikimania), John Andersson (föredragande)
Frånvarande
Ylva Pettersson, Elza Dunkels

Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Val av justeringsman

  • Sven-Erik Jonsson valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

Beslutsuppföljning

  • Genomförande av krishanteringsövning bör planeras in. Ansvariga: Verksamhetschef och ordförande.
    • 2017-05-27: Styrelsen diskuterade hur ett scenario skulle kunna simuleras. Mattias och John kontaktar övriga ordförande och verksamhetschefer och hör efter vilka erfarenheter som finns i andra föreningar.
    • 2017-09-10: Punkten kvarstår. Offentlig konst-frågan har under sommaren varit en form av krishantering.
    • 2018-01-20: Föreslogs att ta upp frågan framåt sommaren.
    • 2018-03-17: Punkten kvarstår.
    • 2018-04-15: Punkten kvarstår.
    • 2018-05-26: Punkten kvarstår.
Från styrelsemötet 2018-01-20
  • Styrelsen beslöt att ge Mattias och John i uppdrag att ta fram förslag på policyer beträffande bedrägeri, korruption och terrorism för beslut på styrelsemötet i mars. Se nedan.
    • 2018-03-17: Se punkt nedan.
    • 2018-04-15: Punkten kvarstår.
    • 2018-05-26: Punkten kvarstår.

Rapportering från verksamhetschefen

  • John rapporterade viktiga händelser:
    • Ytterligare en sponsrad plats på Goto10
    • Sponsring från Google G Suite (20 000 kr/år samt AdWord (10 000 USD/månad)
    • 90-konto först nästa år på grund av att stadgeändringarna måste godkännas på nästa årsmöte
    • Ansökningar inskickade:
      • KÖK 2 inskickad
      • HBTQI-litteratur med GU och Södertörns högskola
      • SU-presentationer
      • WMF för Wikimania 2019
      • Ansökan för Fragile Heritage Hub med University of Bradford
    • Sounds of Change mindre i omfattning i år
    • 400-årsfirande på Riksarkivet – vill finna former för större samarbete
    • Wikimedia Conference och strategiarbete (se nedan)
    • Medlemsregistret + utskick framgångsrikt 443 medlemmar
    • GLAM-event
    • GDPR förberett (se nedan)
    • Samsyn funkar
    • Samtal på Riksdagen med företrädare för tre partier (C, V & S)
    • WikiGap i Umeå med Näringsdepartementet
    • Löneförhandling genomförd
  • Kommande händelser:
    • Svar och uppföljning av flera utlysningar (inklusive KÖK 2 och Wikispeech 2)
    • Wikimedia Diversity Conference-rapport
    • Arbetsmiljögenomgång nästa vecka
    • Uppstart KB-projektet
    • Progress Report till FDC den 31 juli
    • Wikimania i Kapstaden – presentation och video
    • Northern Europe Meeting – val av datum
    • Team building-aktiviteter

Projekt/budget 2018

Budgetuppföljning

  • John rapporterade:
    • 97 % täckt av årets kostnader som det ser ut nu – ca 130 000 kr till behövs.
    • Inbetalningar har inkommit från:
      • SU för Samsyn.
      • WMF för Northern Europe Meeting.
      • KB för biblioteksprojektet kommer nästa vecka.
    • Ytterligare en mindre inbetalning från WMF förväntad.
    • Inbetalning från WMF för 2019 sker i november/december 2018.
    • 2 personer på deltid som går upp först när ansökan gått in.
    • Spara pengar.

Ledningsrapporter för projekt

Wikimania 2019

  • 14–18 augusti 2019
  • 1 200–1 500 deltagare
  • Val av ort:
    • Besökt Stockholm och Göteborg
    • Hotell och lokaler (Aula Magna/Gothia Towers)
    • Catering
    • Resor
    • Fest 16 augusti
  • Mer information kommer.
  • Tema: Formulering av tema för konferensen diskuterades och styrelsen uppmanades att kommentera vidare i utskickat dokument.

Finansieringsfrågor/-strategi

  • Föreningens eget kapital. Frågan bordlades 2018-04-15 och 2018-05-26.
  • Strategier/åtgärder för finansiering (Se tidigare diskussionsunderlag: Hur öka långsiktig finansiering?)
  • Sven-Erik föreslog att sätta samman en arbetsgrupp om cirka fem personer (styrelse+kansli), som tar fram förslag för beslut av styrelsen.
  • Styrelsen beslöt att arbetsgruppen består av Sven-Erik, Mattias och Erik, samt att John utser kanslirepresentanter.

Regler, riktlinjer och policy

Nya policyer

EU:s dataskyddsreform

  • Mattias och John rapporterade om utfört arbete sedan förra mötet.
    • Integritetspolicyn publicerad och kompletterad sedan förra mötet. Flikarna har strukturerats om.
    • Dokument flyttade till NextCloud på egna servrar.
    • e-post och Google-dokument flyttat till G Suite (GDPR-godkänd).
  • Styrelsen diskuterade användningen av e-postadresser wikimedia.se.
  • Styrelsen beslöt att uppdra åt John och Mattias att arbeta vidare med policyn.

Inför nästa årsmöte

  • Styrelsen beslöt att Mattias går igenom de utestående frågorna och skickar ut hur de bör hanteras.

Wikimedias strategiarbete

Wikimedia Conference

  • John. Sofie och Mattias rapporterade från Wikimedia Conference i Berlin.
    • Konferensen går mer mot att diskutera styrning (governance) på kommande konferenser.
  • Community Capacity Map hade tagits upp konferensen. Styrelsen beslöt att Mattias tar bort raderna för Wikimedia Sverige och svenskspråkiga Wikipedia, då dessa fyllts i på ett sådant sätt att de ger en missvisande bild av förmågorna. Att fylla i dem på ett korrekt sätt skulle kräva ett omfattande arbete och bedömdes inte vara meningsfullt.
  • En rapport från konferensen kommer att läggas upp på wikin.

Styrelseutbildningar

  • Sofie har gått konflikthanteringskurs i sitt arbete. Den gav medvetenhet om när man blir triggad och hur lätt det är att trigga andra.

Personalfrågor

  • Inga personalfrågor behandlades.

Övriga frågor

  • Framfördes uppskattning till John för hans första 380 dagar.

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.