Mötesprotokoll/Protokoll 2018-04-15

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 6 maj 2018 kl. 20.00 (CEST)
Justeringsman Kriber (diskussion)

Tid

Söndag 15 april 2018 klockan 10.20-17.00 på kontoret.

Närvarande

Mattias Blomgren, Ylva Pettersson, Sven-Erik Jonsson, Sofie Jansson, Elza Dunkels, Bengt Oberger, Kristina Berg, John Andersson (föredragande)

Frånvarande

Erik Åström, Brit Stakston

Mötets öppnande

• Mötet öppnades.

Val av justeringsman

• Kristina Berg valdes.

Styrelsens arbete/Schema för styrelsemöten

• Styrelsen beslöt att hålla följande styrelsemöten under verksamhetsåret
  • 26 maj klockan 10.30–17.00 på kontoret
  • 26 juni behovsstyrd reservtid, klockan 19.00–21.00 (via Skype)
  • Inget möte i juli och augusti.
  • 22 september klockan 10.30–17.00 på kontoret
  • 13 oktober - medlemsmöte, plats bestäms senare
  • 14 oktober - styrelsemöte, samma ort/plats som medlemsmötet
  • 28 november behovsstyrd reservtid, klockan 19.00–21.00 (via Skype)
  • Inget möte i december.
  • 12 januari klockan 10.30–17.00 på kontoret
  • Inget möte i februari.
  • 16 mars klockan 10.30–17.00 på kontoret
  • 27 april – årsmöte på Riksarkivet, Stockholm
  • 28 april klockan 10.00–17.00 på kontoret
• Årscykeln kompletterades.

Beslutsuppföljning

• Genomförande av krishanteringsövning bör planeras in. Ansvariga: Verksamhetschef och ordförande.
  • 2017-05-27: Styrelsen diskuterade hur ett scenario skulle kunna simuleras. Mattias och John kontaktar övriga ordförande och verksamhetschefer och hör efter vilka erfarenheter som finns i andra föreningar.
  • 2017-09-10: Punkten kvarstår. Offentlig konst-frågan har under sommaren varit en form av krishantering.
  • 2018-01-20: Föreslogs att ta upp frågan framåt sommaren.
  • 2018-03-17: Punkten kvarstår.
  • 2018-04-15: Punkten kvarstår.
• EU:s dataskyddsreform: Mattias bokar möte med kansliets personal för genomgång.
  • 2017-05-27: Avvaktar att rutiner kring Fortnox är klara.
  • 2017-09-10: Mattias gick igenom frågorna med André, Sebastian och John vid möte på kansliet den 11 juli. John rapporterade att krav hade ställts på leverantören av det nya medlemsregistret, vilket kommer att införas i systemet.
  • 2017-11-18: Arbetet kommer att följas upp och arbetas vidare med vid möte 2017-11-28 mellan André, John och Mattias.
  • 2018-01-20: Möte André, Sebastian, John och Mattias hölls 2017-11-28.
  • 2018-03-17: Se punkt nedan.
  • 2018-04-15: Se punkt nedan.

Från styrelsemötet 2018-01-20

• Styrelsen beslöt att ge Mattias och John i uppdrag att ta fram förslag på policyer beträffande bedrägeri, korruption och terrorism för beslut på styrelsemötet i mars. Se nedan.
  • 2018-03-17: Se punkt nedan.
  • 2018-04-15: Punkten kvarstår.

Projekt/budget 2018

Budgetuppföljning

• John rapporterade om aktuellt läge och viktiga åtgärder:
  • 95 % täckt för årets kostnader som de ser ut nu - mindre än 200 000 kr till.
  • Enda oron: Tittar på tid för utbetalningar.
  • 2 personer på deltid som går upp först vid mindre ansökning som går in.
  • Spara pengar

• Prognos för kommande året.

Ledningsrapporter för projekt

• Ledningsrapport 2018
  • Ingen uppdatering har gjorts än, då det kräver en hel del arbete. Ansökningar och andra uppgifter har prioriterats.
• Viktiga händelser:
  • Impact report
  • Årsmötesförberedelser
  • Medlemsregister + utskick
  • GDPR
  • Wikispeech 18 april
  • Samsyn
  • EU-ansökan för Wikispeech
  • Ansökan med University of Bradford
• Kommande händelser:
  • Systembyte och konsolidering
  • Svar och uppföljning på massor av utlysningar
  • WMF 3-årsfinansiering
  • Wikimania

Regler, riktlinjer och policy

• Genomgång av Regler, riktlinjer och policy. Styrelsen beslöt att se över och revidera följande:
  • Miljöpolicy
  • Resepolicy
  • Inköpspolicy
  • Placeringspolicy
  • Kommunikationspolicy (i mån av tid)
  • Personalpolicy ses över under året
• Vidare skall strukturen på alla policyer ses över, för att få enhetlighet, och policymall, med antagandedatum, skall läggas in.

Nya policyer

• Inget arbete med Policy mot korruption och bedrägeri har gjorts, då arbetet med integritetspolicyn och dataskyddsförordningen har prioriterats.

EU:s dataskyddsreform

• Mattias redovisade arbetet med Revidering av integritetspolicy och förklarade hur dataskyddsförordningen påverkar vår verksamhet. Sidan är byggd som en portal med flikar med information om dataskyddsförordningen och hur Wikimedia Sverige uppfyller den.
• Styrelsen beslöt att anta integritetspolicyn och gav medgivande till att redaktionella ändringar kan göras. Policyn börjar gälla den 25 maj 2018.

Wikimedias strategiarbete

• Stående punkt under 2018 angående Wikimedias strategiarbete.
  • John informerade översiktligt om arbetet och en diskussion fördes om hur gemenskapen kan inkluderas och hur kommunikation kan ske.

Styrelseutbildningar

• Ingen uppföljning gjordes vid dagens möte.

Personalfrågor

• Inga personalfrågor behandlades.

Övriga frågor

• Jävsriktlinjer – alla närvarande ledamöter skrev under och förnyade Deklaration beträffande möjlig intressekonflikt/möjligt jäv i mitt arbete i Wikimedia Sverige.
• Finansieringsförslag – bidrag från universitet. Frågan bordlades.
• Föreningens eget kapital. Frågan bordlades.
• Inför nästa årsmöte. Frågan bordlades.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.