Mötesprotokoll/Protokoll 2024-03-16

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 22 mars 2024 kl. 20.01 (CET)
Justerare Boberger (diskussion) 22 mars 2024 kl. 14.16 (CET)

Tid

Lördag 16 mars 2024 klockan 10.30–15.45 på kontoret/via Google Meet.

Närvarande

Mattias Blomgren, Sven-Erik Jonsson klockan 10.30–15.30, Bengt Oberger, Brit Stakston (online), Johanna Berg (online) klockan 10.30–15.20, Per Hasselberg (online) klockan 10.30–12.00, Ylva Pettersson (online) klockan 10.30–14.15, Sofie Jansson (online), John Andersson (föredragande)

Frånvarande

Karl-Magnus Johansson

Mötets öppnande

• Mötet öppnades.

Val av justerare

• Bengt Oberger valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• 2024-02-27
  • Inga anmärkningar togs upp.

Projekt/budget 2024

Budgetuppföljning

Enligt årscykel i mars: Styrelsen granskar utfall av intäkter och kostnader. I protokoll redovisas även de två senaste tillfällena för granskning av utfall.

• Ekonomisk rapport ingick som vanligt i mötesunderlaget. Sedvanligt arbetsmöte mellan verksamhetschef och kassör, med genomgång av ekonomisk status, hade föregått rapporteringen till styrelsen.
• Senaste granskningar 2024-01-20, 2023-10-14 och 2023-09-09.

Rapportering från verksamhetschefen

• Information hade skickats ut inför mötet. John redogjorde och svarade på frågor.

Ansökningar

• Vårt medlemskap hos ForumCiv har blivit godkänt. Det innebär att föreningen hädanefter kan ansöka om projektmedel hos dem.
• Svar på frågorna från Allmänna arvsfonden besvaras och planeras att skickas in under mars.
• Vi deltar som en projektpart i projektet Mistra Environmental Communication II. Vi har inga projektmedel säkrade där för närvarande men som projektpart kan vi söka för interna delprojekt löpande. Varje ansökan kan uppgå till cirka 250 000 kr, eventuellt mer, och vi har börjat diskutera olika möjliga insatser. Diskussionerna är ännu i ett tidigt stadium och utlysningar är ännu några månader bort. Intresse från forskarna har främst varit runt olika undersökningar kopplade till AI och desinformation.
• Vi har enats med OpenRefine om att inleda ett långsiktigt samarbete runt utveckling av verktyget. Insatsen innefattar både ledning av den utvecklingsinsats som är knuten till Wikimedia Commons samt det praktiska utvecklingsarbetet. Föreningen erhåller mer resurser än vi först trodde och mottar cirka 150 000 kr (15 000 USD) för ett inledande utvecklingsarbete. Därtill kommer vi tillsammans att utveckla ett Memorandum of Understanding om gemensamma initiativ runt exempelvis gemensamma ansökningar samt om fortsatt drift av verktyget (där Wikimedia Sverige kommer att egenfinansiera en del, per styrelsebeslut).
• Diskussioner med WMF om en kommande ansökning för hubbarbetet sker under mars månad.
• Utkast på projektidéer för 1–2 ansökningar till Svenska institutet, med fokus på Ukraina, kommer att tas fram.
• Utkast på projektidéer för en ansökan runt miljökommunikation, inom ramen för Mistra, kommer att tas fram.
• Planering för arbetet med ansökan till Svenska institutet, med fokus på ett fortsättningsprojekt till Heritage Guard Network, kommer att tas fram.

Viktiga händelser

• Årsmötet sker på Norrsken House, där föreningen har sitt kontor. De tillhandahåller lokalen pro bono.
• Revisorn har godkänt årsredovisningen utan anmärkningar. Digital signering planeras att ske i början av nästkommande vecka.
• Idéprogrammet har uppdaterats baserat på insikterna från medlemsmötet.
• Metabase har nu passerat 1 150 sidor och en plan för fortsatt arbete fram till halvårsskiftet har satts. Detta inkluderar prioriteringar för vilket material som vi lägger till grund för en fallstudie.
• En större uppladdning av bildmaterial från Nordiska museet förbereds.
• En första komplett version av Verksamhetsplan 2024 har färdigställs. Materialet kommer att diskuteras vidare med styrelsen samt med kansliet.
• Budget 2024 har färdigställs. Den har synkats med arbetsplanen och verksamhetsplanen för 2024.
• Arbetsplan för 2024 har färdigställts.
• Storys och fail fests för Verksamhetsberättelse 2023 har färdigställts och publicerats på föreningswikin. Där översätts de nu till engelska.
• Diskussioner förs med FN-organ om eventuellt samarbete med WikiGap med start 2025.
• Planer för kampanjer på social media har tagits fram.
• Arbetet med att vidareutveckla OpenRefine har påbörjats.

Kommande händelser

• Verksamhetsinriktning för 2025 färdigställs.
• Rapportering till WMF för hubbprojektet "Stöd för innehållspartnerskap" färdigställs.
• Rapportering till WMF för vårt verksamhetsbidrag för 2023 färdigställs. Deadline för detta är 19 mars.
• Revidering av ansökan till Wikimedia Foundation färdigställs med en uppdaterad plan för verksamhetsåret 2024. Deadline för detta är 19 mars.
• Ett koncept för hur organisationsmedlemskap för mindre organisationer ska implementeras tas fram, baserat på motionen från årsmötet 2023.
• Konceptpapper för en kampanj med Utrikesdepartementet färdigställs.
• Mångfaldsrapport för 2023 tas fram.
• Klimatrapport för 2023 tas fram.
• Implementeringen av insatser som skett baserat på insikter från klimatrapporten kommer att sammanställas inför årsmötet.
• Slutrapporter för de projekt som avslutas i december färdigställs.
• En ny version av inköpspolicyn föreslås till styrelsen. Insikter från klimatrapporteringsarbetet kommer att inkorporeras.
• Etablering av arbetsgrupperna för den tematiska hubbens Helpdesk påbörjas.
• Diskussioner/workshops om hur den tematiska hubben kan organiseras och styras kommer att organiseras fram till mitten av 2024.
• En omstrukturering av stöd till gemenskapen planeras där mer beslut flyttas över till gemenskapen. De budgeterade resurserna för arbetet planeras att vara oförändrade 2024. Styrgruppen formeras (under ledning av Mattias).
• Banners på Wikipedia.se utvecklas för att använda den för insamlingsarbete.
• Diskussioner med internationella organisationer som kan tänkas arbeta med oss runt fortsatt internationellt koordinering av WikiGap fortsätter.
• Föreningen deltar i Nordiska museets lansering av 100 000 Bildminnen inklusive presentationer för GLAM-personal under förmiddagens seminarium samt organiserandet av en skrivstuga på eftermiddagen.
• Kampanj på sociala medier för medlemsvärvning genomförs.

Årsmötesplanering

• Årsredovisning, inklusive Förvaltningsberättelse 2023 godkänd av revisorn och skall skickas ut för digital signering av styrelsen innan den signeras av revisorn. Årsredovisningen inkluderar i år även effektrapport.
• Verksamhetsberättelse 2023: Upplagd på föreningswikin. Återstår att slutföra och lägga upp fler stories och failfests under kommande vecka.
• Verksamhetsplan 2024: Utskickad för genomläsning. Arbete återstår att slutföra. Läggs upp på wikin på tisdag.
• Verksamhetsinriktning 2025: Arbete med framtagande pågår. Verksamhetsinriktningen kan sammanfattas med att den är inriktad på kontinuitet av pågående verksamhet.
• Budget 2024: Underlag för budget hade skickats ut till styrelsen, liksom förslag till budgetfördelning mellan de olika programmatiska områdena.
• Agenda Årsmöte 2024 är upplagd på föreningswikin.
• Motioner: Två motioner hade inkommit:
  • Lämna X
  • Börja använda Fediverse
  • Styrelsen diskuterade de inkomna motionerna. Yttranden över dem kommer att diskuteras vidare av styrelsen skriftligt och publiceras på motionssidan i god tid inför årsmötet.
• Propositioner: Två propositioner kommer att läggas fram för årsmötet:
  • Antagande av idéprogram: Idéprogrammet skickas ut för påsyn till styrelsen efter sista justeringar och läggs fram som proposition.
  • Förslag att frekvensen för framtagande av klimatrapport skall vara vartannat år.
• Medlemsavgift 2025: Styrelsen beslöt att avskaffa stödmedlemskapsformen, samt att lägga fram förslag om organisationsmedlemskap i enlighet med motion på årsmötet 2023.
• Nomineringar valberedning: Styrelsen föreslår omval av de fyra valberedningsledamöter som önskar kvarstår: Anders Wennersten, Harald Andersson, Kristina Berg och Sofie Wennström. Någon femte person föreslogs inte. Mattias lägger upp nomineringarna på föreningswikin.
• Revisor: Auktoriserade revisorn går i pension under året. Styrelsen beslöt att inte byta revisionsbyrå i samband med detta, utan fortsatt anlita Grant Thornton, men med ny revisor enligt deras förslag.

Wikimedia-priset

• Fyra nomineringar till Wikimedia-priset 2024 hade inkommit. Styrelsen diskuterade de inkomna nomineringarna och utsåg årets mottagare. Tillkännagivande kommer att ske på Wikimedia Sveriges årsmöte 2024.

Avstämning av placeringar

• Avstämning av placeringarnas omfattning kontra placeringspolicyn.
  • Uppföljning av efterlevnad av placeringspolicyn görs i mars enligt protokoll 2023-03-01.
• Enligt årsredovisningen utgörs föreningens tillgångar av:
  • Värdepapper (aktier) = 3 602 432 kr (44,75 %)
  • Kortfristiga tillgångar = 4 447 941 kr (kassa och bank 3 624 000 kr + kortfristiga fordringar 823 141 kr) (55,25 %)
• Placeringspolicyns fördelning mellan aktierelaterade finansiella instrument och räntebärande finansiella instrument samt likvida medel i svensk valuta uppfylls därmed.

• Styrelsen informerades om att ett byte av A-aktier mot B-aktier kommer att göras för att därigenom ge fler aktier och högre direktavkastning.

Föreningens måluppfyllelse

• Enligt årscykel: Följa upp och utvärdera föreningens måluppfyllelse. Beslutspunkt: vid behov ta beslut om förändring av målsättning och/eller aktiviteter. Dock enligt protokoll 2022-10-01 behandlas det på styrelsemöte före årsmötet.
  • Tas upp på extra styrelsemöte den 8 april.

Riskanalys

• Uppdateringsförslag enligt utskick till föregående styrelsemöte.
  • Sven-Erik har gått igenom och kommenterat och Brit har läst igenom dokumentet. Några risker höjs. Arbetsgruppen bestående av Sven-Erik, Brit och John kommer att träffas för att gå igenom riskerna. Tas upp på nästa styrelsemöte.

Personalfrågor

• Redogjordes för i verksamhetschefens rapportering.

Övriga frågor

• Styrelsen diskuterade deltagande i nätverk.
• Styrelsen beslöt att hålla ett extra styrelsemöte online måndagen den 8 april klockan 18.00–19.30 för beslut om årsmötesdokument, samt uppföljning och utvärdering av föreningens måluppfyllelse.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.