Mötesprotokoll/Protokoll 2012-08-26

Från Wikimedia
Hoppa till: navigering, sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Ainali (diskussion) 26 augusti 2012 kl. 21.22 (CEST)
Justeringsman Historiker (diskussion) 30 augusti 2012 kl. 21.37 (CEST)


Tid
26 augusti 10.00 på kontoret
Närvarande
Jan Ainali, Holger Motzkau, Mattias Blomgren (till och med punkten Personalfrågor), Bengt Oberger, Arild Vågen, Harald Andersson (från och med punkten Verksamhetsplanering) ur styrelsen. Deltagande som föredragande: Jakob Hammarbäck och Axel Pettersson.

Innehåll

INLEDNING

Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Val av mötesordförande

  • Jan Ainali valdes till ordförande för mötet.

Val av justeringsman

  • Mattias Blomgren valdes till justeringsman för dagens protokoll.

Val av sekreterare

  • Författas gemensamt på etherpad.

RAPPORTERING

Beslutsuppföljning

Möte 2012-06-09

  • Bengt arbetar fram ett underlag för en resepolicy för underlag till styrelsens nästa möte.
    • Beslutspunkt nedan.
  • Strategi om vi får väldigt mycket förfrågningar från GLAM-organisationer: Axel ansvarar för att ta fram ett beslutsunderlag till styrelsen för en sådan strategi till nästa styrelsemötet.
    • Ytterligare en veckas tid fås till detta. En utgångspunkt kan vara framtagen Projektbeskrivning.
  • Tid tas från Axel till att jobba med Wiki Loves Monuments. Axel ska ta fram ett paket för att kunna göra lokala projekt enkelt, t.ex. med skolor.
    • Sophie och Axel arbetade fram paket som har skickats till över 300 organisationer. Studentföreningar, fotoklubbar, internationella studentföreningar.
  • Beslut om att köpa tio stycken specialtryckta vindskydd för mikrofoner.
    • Inköpta, levererade till Wikimedia Deutschland, som kommer att skicka dem till oss.
  • Domäninköp
  • Alla anställda ska ha tillgång till ett eget kreditkort, kopplade till ett eget konto på banken.
    • Axel och John har fått kort kopplat till ett eget konto.
  • Alla kontakter som kansliet och styrelsemedlemmar tar med externa parter skall redovisas i CRM-systemet. Detta finns på http://crm.wikimedia.se
    • Pausat det arbete.
  • Jakob ska inkomma med en rapport om hur fundraisingarbetet hittills har gått senast den sista juni.
    • En vecka till ges till att författa rapporten.
  • Före styrelsemöten ska en arbetsplan med prioriterade arbetsuppgifter för kommande månad lämnas till styrelsen. Den ska innehålla mål och nödvändiga resurser.
    • En vecka till ges till att författa planen för september. Varje anställd ställer upp sina mål för månad och vad som väntas hinna med. Detta för att förtydliga för styrelsen och i rapporten. Även projekt WikiSkills ska inkomma med en rapport varje månad.
  • En kvalitetsrapport av den detaljerade planen skall skrivas nästkommande månad.
    • Mikaela får ytterligare en vecka på att ta fram rapportmallen.
  • Alla resor som görs betalda av föreningen ska summeras i en reserapport. Bengt tar fram en mall för denna.
    • En vecka ges till Bengt för att färdigställa den.
  • Flytta de överblivna pengarna från nordiskt samarbete till det för allmänna stipendier.
    • De är flyttade.
  • Mattias översätter Call for participation till FSCONS och lägger på Wikipedia.
    • Den är översatt.

Kansliets arbete

Jakob rapporterar om kansliets arbete sedan sista styrelsemötet.

  • Arbetsplan med målsättningar fram till Wikimania+resultat
    • En arbetsplan finns, men saknar tid och mål. Framför allt målen är viktiga.
  • Arbetsplan augusti, arbetsplan september.
    • Ska tas fram inom en vecka.
    • Enligt föregående punkt.
  • Bidrag till Wiki Loves Monuments
    • Faktura har skickats till .Se
    • Inga övriga har hittats än.
  • Bidrag till filmprojekt
    • Kontakt har tagits med Ung Media, de är öppna för att stå som medansökande på en projektansökan till ännu okänd mottagare.
  • Status Nikon Professional Service
    • Ingen kontakt har lyckats etablerats.
    • Scandinavian Photo och Kameradoktorn har varit öppna att hjälpa till i vissa frågor. Scandinavian Photo har egna servicetekniker och supportpersonal som vi kan använda.
  • Dokumentation hur bokföringsrutiner i civiCRM är.
    • Har påbörjats. Skärmdumpar och vidare detaljer kommer att läggas till.Skall vara klar innan 8 september inför möte med KPMG.
  • Dokumentation hur löneutbetalningar går till.
    • Har påbörjats. Skall vara klar innan 8 september inför möte med KPMG.
  • Dokumentation rutin för dokumentation&kontroll innan/efter lån av teknik.
    • Skall vara klar innan 8 september.
  • Fundraising.
    • Frågor finns på hur det ska gå till. Huvudansökan gentemot medansökan? Projektansökningar gentemot generella bidrag? Syften med pengarna?
    • Möte med GR Utbildning. Kan vara en framkomlig väg.
    • Viktigt med strategiska prioriteringar från styrelsen. Vilka områden är relevanta och vilka passar in i vår vision?
  • Ny tidrapporteringsmodul se (tid.wikimedia.se)
    • Saknas frånvarokoder för tex Tjänstledighet. Holger bygger.
  • Anställningar och praktikant (Sophie Österberg)
    • Sophie skickade ett mail där hon motiverade varför hon ville arbeta med Wikimedia. Hon började som praktikant 6 augusti. Det går alldeles utmärkt.
  • KPMG tidsplan och roadmap
    • Vi har fått en lång lista över underlag som skall granskas från KPMG.
    • Möte med KPMG för granskning i mitten av september.
    • Jakob skapar att-göra-lista till måndag den 27 augusti.

Organizational best practices

  • Listan är påbörjad. Ska läggas ut på den öppna wikin.

Status projekten

Innehållsdonationer

  • Har haft möte med chefsgruppen på Centralmuseernas samarbetsråd. Har spikat en tidsplan för edit-a-thon.
  • En genomförandeplan har skaptas.
  • De vill gärna ha egna edit-a-thons.
  • Ájttemuséet i Jokkmokk kommer att jobbas vidare på med Bengt. Tillsammans med samiskt utbildningscentrum.
  • Axel har haft kontakt med ett fotbollslag så att de kan sätta QR-koder på spelarnas tröjor.
  • Priser till Wiki Loves Monuments jagas.
  • Vi undersöker hur metadatat från Livrustkammaren ser ut, så att de kan donera några (13 000) foton.

Teknikpool

Genomförda inköp efter beslut i Teknikutskottet:

  • 16 stycken återuppladdningsbara en:Eneloop AA batterier, behövs till blixt, riktmikrofon, trådlösmikrofon mm.
  • 4 stycken återuppladdningsbara Eneloop AAA batterier, behövs till lilla riktmikrofonen
  • Technoline BC 700 batteriladdare
  • Reservbatterier till videokameran

Genomförda inköp efter beslut i styrelsen:

  • 10 stycken specialtryckta vindskydd för mikrofoner
  • Två stycken bärbara datorer kommer att köpas in enligt beslut i teknikutskottet. Skall vara klart så att de kan användas den 12 september.
  • Utlån som är genomförda i år: 20 stycken, planerade 13 stycken till oktober.
  • Videobelysningen har förlorats i sjön och rapporterats till försäkringsbolaget.

Projekt drivna av gemenskapen

  • En liggande fråga finns med rekommendation från utskottet.
  • Har kommit in en förfrågan om ett tvådagars fotosafari.

Referenslitteratur

  • Två böcker har köpts in: Flintbergs Lagfarenhetsbibliotek i syfte att digitalisera det och ytterligare en bok i syfte att användas som referens.
  • Till det har en digital kamera köpts in. (Ligger införd i teknikpoolen som ett långtidslån till Edaen.)

Undersökningar

  • Vi har undertecknat kontrakt med universitet i Tyskland för statistik för olika språk. Arbetsplan finns.
  • Vi har en examensarbetare för användarundersökningar.
  • Vi har i budget 20 timmar personal för handledning.

Flygfoton

  • En helikopterresa har köpts in.
  • Kontakt med Chalmers ballongflygklubb har tagits. De har flera luftballonger och även flygfoton.
  • Holger har haft kontakt med fotoflygklubb och de kommer att skriva i deras medlemstidning.
  • Jakob har fått kontakt med en kille som är fotograf och precis köpt en radiostyrd helikopter.
  • Två ansökningar har inkommit om att flyga och fotografera. Diskussion pågår.
  • Jan har varit i kontakt med två riksdagsmän om lagens utformning.
  • Harald har varit i kontakt med två andra riksdagsmän och en tjänsteman från olika partier.

WikiSkills

  • Juli: Mest semester. Anna har gjort lite översättningar av WikiSkills hemsida.
  • Augusti: Anna ska försöka göra den ekonomiska rapporteringen för de första 6 månaderna innan den 15 september.

Europeana awareness

  • Ingenting rapporterades.

VERKSAMHETSPLANERING

Möjliggörande

Organisationsutveckling

Strategiarbete

  • Ett första startmöte med medlemmar, styrelse och anställda hölls 25 augusti. Jan ledde workshop om våra projekt, verksamhetsmål och föreningens vision. Styrelsen kommer att dokumentera detta och arbeta fram grundstommen för strategi.
  • Nästa medlemsmöte är den 22 september då utkast till strategi ska vara klar.
  • Jan ansvarar för att ta fram utkastet.

Miljöpolicy

Riktlinjer för trevliga möten

  • Diskussionspunkt.
  • Ett kortfattat förslag som är lokalt anpassat bör tas fram för senare beslut.

Resepolicy

PUL

  • Jan tar kontakt med samma jurist som hjälpte oss med fundraisingavtalet för rådgivning.

Styrelseutbildningar

Informationspunkt, Jan och Holger är anmälda till flera av seminarierna:

Öppna se.wikimedia.org

Idag kan man endast redigera på wikin om man är medlem, förutom i Projekt-namnrymden.

  • Vi begär att den öppnas för alla med konton.

Chapters association

  • Punkten bordlades.

Föreläsningsvärdering

  • Diskuteras vidare on-wiki.

Extern kommunikation

  • Axel bloggar om vårt samarbete med Centralmuseernas samarbetsråd i Wikimedia Foundations blogg.
  • Vi gör en satsning på att bli mer synliga internationellt.

Försäkringar

Diskussion om vad som ska vara försäkrat, framförallt om saker billigare än självrisken ska vara försäkrade.

  • Ingen förändring från dagens läge.

Kansliets arbete

Beslut om arbetsplan augusti och september

  • Punkten bordlades enligt rapportering ovan.

Justering av arbetstidsbudget

  • Tas i samband med augusti- och septemberplanen.

Måltidsersättning vid lunchmöten

  • Vid möten där tid inte kan planeras vid annan tidpunkt kan ersättning utgå enligt inköpspolicyn och förmånsbeskattas.
  • Sådana möten skall i största möjliga mån undvikas och ses som undantag mer än norm.

Kontoret - lokaler

  • Om de nya lokalerna som Skyddsvärnet färdigställer passar våra framtida behov ska vi informera Skyddsvärnet att vi är intresserade av dem.

Bärbara datorer

  • Köpa in två nya Linuxdatorer som kontorsutrustning för praktikanter och andra tillfälliga gäster.

Arbetskläder

Förslag:

  1. Polotröjor 6x20$+moms+frakt+tull ≈ 840+210+200+200 ≈ 1450 kr
  2. Huvtröjor 6x35$+moms+frakt+tull ≈ 1470+370+200+200 ≈ 2240 kr
  3. Pikétröja 4x227kr+2x207kr+frakt = 1322+59 kr = 1381 kr

Beslut kan tas var punkt för sig och kostnaden tas förslagsvis ur posten 4100 PR som hitintills är orörd (totalt 40 000 kr).

  • Punkten bordlades till efter punkten om personalfrågor.
  • Beslut om en maxbudget för profilkläder om 1 000 kr per person.

PR

Inköp tryck av material. Förslag att trycka nytt av dessa.

  • Broschyren Wikipedia är helt slut.
    • Vi uppdaterar broschyrens kända fel under kommande två veckorna och beställer sedan 1000 stycken.
  • Vitboken finns det bara några få exemplar kvar av.
    • När broschyrens kända fel är uppdaterade kan 250 stycken beställas.
  • Vi har beställt 40 stycken "How professors use Wikipedia" och fått källfilerna. Vi beställer tryckning av ytterligare 500 stycken på engelska.

Skyddsvärnet - anställningarna

  • Vi ger ett motförslag till Skyddsvärnet där vi erbjuder något istället för att underteckna ett åtagande.

Projekt

Gemenskapens projekt

  • Vi ska göra en satsning på att hitta ersättare i utskottet så att de blir fyra.

Chelha

Referenslitteratur

  • Projektet ska avrapporteras den 15 oktober med hjälp av ett återkopplingsformulär.
  • Jan skickar ut meddelanden till möjliga intressenter.

Årsbok

  • Måste kompletteras med norskt material.
  • Deadline för påfyllnad av material är fredag 31 augusti.
  • Bengt kontaktar Lennart om copyediting.
  • Holger tar kontakt med formgivare.
  • Holger är ansvarig för tryckning.
  • Övriga medel kan användas till att trycka upp exemplar. Bengt undersöker med Wikimedia Norge och Wikimedia Danmark om deras upplagebehov.

FSCONS

  • Prisutdelningen på Wiki Loves Monuments blir på FSCONS.
  • Fyra förslag till föreläsningar om Wikipedia har kommit in. Lars Aronsson, Kungliga biblioteket och Linnéuniveristetet- men inga förslag från Wikimedias medlemmar.
  • Sara Stierch har tillfrågats om att delta.
  • Diskussion om att hålla ett fysiskt styrelsemöte på plats i Göteborg.

Projekt:Wiki Loves Monuments 2012

  • Kalendrar - 15 fås gratis. Vi beställer 50 stycken till.
  • Budget. Reskostnader för de tre första pristagarna tas från oförutsedda utgifter.

Praktikanter / studenter

  • Beslut att erbjuda praktikanter en symbolisk summa om 100 kr/dag.
  • Beslut om att hemsidearbetet har en budget på 10 000 kronor.

Personalfrågor

  • Beslut om att erbjuda Sophie Österberg en projektanställning oktober till och med december.
  • Anställningsförhållanden delegeras till Jan och Holger.
  • Vi utlyser en halvtidsanställning för en ekonomiassistent till och med sista februari 2013.

Projekt (forts.)

Innehållsdonationer

Monmouthpedia

  • Diskussionspunkt.
  • Statens fastighetsverk skulle kunna vara en intressant samarbetspartner för nästa år.

Statistikverkyg

  • Det ska utlysas som ett examensarbete med en maximal budget på 5 000 kr. Holger ansvarar för det och kan ställa upp som handledare.

Wikipedias skolprogram

Se även: Projekt:Wikipedia utbildningsprogram 2012
  • Beslut att bjuda in Wikimedia Foundation att hålla en inspirationsföreläsning för frivilliga i samband med FSCONS i första hand och vid en annan tidpunkt i andra hand. Axel ansvarar för att ta kontakt.
  • Beslut om att delta på Mötesplats skola i Göteborg, med budgeten för Wikipedia utbildningsprogram.

Wiki loves company

Se även: Projekt:Wiki Loves Company
  • Informationspunkt.

Närvaro på evenemang

Verksamhetsplan 2013

  • Deadline 30 september.
  • Helst ska planen färdigställas på medlemsmötet 22 september så att styrelsen dagen efter kan arbeta med budgeten.

AVSLUTNING

Nästa styrelsemöte

  • Datum: 23 september
  • Tid: 10.00
  • Plats: Kontoret, Stockholm

Övriga frågor

Beslut om tidigare utbetalade traktamenten

  • Tidigare felaktigt redan utbetalade traktamenten skall ej återkrävas.
  • För resor som har inträffat innan resepolicyn antogs men som ännu inte har utbetalats skall utbetalningar enligt den vid mötet antagna resepolicyn utbetalas. Detta beslut röstades på av Jan, Harald och Mattias. Bengt röstade mot. Holger och Arild avstod från att rösta.

Beslut om Gemenskapens projekt - fornminnesjakten

  • Rekommendationen från utskottet bifölls.

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.