Mötesprotokoll/Protokoll 2012-12-11
- Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.
Justerat:
Ordförande Ainali (diskussion) 6 januari 2013 kl. 23.11 (CET)
Justeringsman Adville (diskussion) 19 december 2012 kl. 19.27 (CET)
Tid: 11 december klockan 19.00 - 23.35 kontoret/via Google Hangout
- Närvarande
- Jan Ainali (deltog ej under punkten Rapportering från HR-utskottet angående rekrytering av verksamhetschef), Mattias Blomgren, Ylva Pettersson (t o m punkten Projekt Riksdagsfoto), Holger Motzkau, Arild Vågen, Bengt Oberger, Harald Andersson, Jakob Hammarbäck (t o m punkten Övriga frågor/HR-gruppen), Axel Pettersson (t o m punkten Workshops och frivilliga).
- Frånvarande
Mikaela Waxin
INLEDNING
Mötets öppnande
Jan Ainali öppnade sammanträdet.
Val av mötesordförande
Jan Ainali valdes.
Val av justeringsman
Harald Andersson valdes.
Val av sekreterare
Protokollet skrevs på Etherpad på denna länk: http://etherpad.wikimedia.org/WMSE-20121211
- anmärkningar från sista mötesprotokollet 2012-11-12
- Bengt gör jämkningar i frågan om jäv.
Stöd till gemenskapen
Teknikpoolen rapporterar denna gång enligt det förslag till ledningsrapport som lades fram på styrelsemötet 2012-11-12. Rapporten för december 2012 finns här.
Rapport från Lennart Guldbrandsson: Han har nyligen börjat skicka ut meddelanden till användare på svenskspråkiga Wikipedia och på Bybrunnen samt på skrivarstugan på Regionarkivet (se nedan). Intresset var störst bland de som Lennart träffat. Att hela summan blir uppanvänd ser Lennart som osannolikt.
Rapport från Lennart Guldbrandsson: En skrivarstuga på Regionarkivet resulterade inte i några artiklar just där och då, eftersom antalet närvarande var lågt (6 wikipedianer och 3 representanter från Regionarkivet) trots marknadsföring till nära 800 personer. Dock har 1) några artiklar tillkommit efteråt baserat på material som framtogs under skrivstugan, b) lite bilddonationer påbörjats, c) fler skrivarstugor (som är bättre tajmade än två veckor innan jul) på Regionarkivet, och d) personalen på Regionarkivet blivit mer positiva till Wikipedia.
Gemenskapens projekt rapporterar denna gång enligt det förslag till ledningsrapport som lades fram på styrelsemötet 2012-11-12. Rapporten för december 2012 finns här.
Rapport från kulturskatter på nätet
För information: Lennart Guldbrandsson har påbörjat en andra omgång av arbete med Kulturskatter på nätet. Arbetet kommer inte att bli klart förrän i vår, troligen till digitaliseringskonferensen i april.
Kvalitet
Holger Motzkau rapporterade att undersökningar är under utförande.
Ingen rapport lämnad.
Rapport från Lennart Guldbrandsson: Under arbetet med den andra omgången av Kulturskatter på nätet (se ovan), har Lennart upptäckt ett stort intresse för att skapa ett nätverk för personer som jobbar med kulturarv och upphovsrätt/fria licenser. Lennart har därför tillsammans med flera andra lite vaga tankar om hur det nätverket skulle kunna se ut. Är det här något som Wikimedia Sverige skulle kunna stå värd för, antingen i form av en mailinglista eller en Facebook-grupp (likt OpenGov som i dagsläget har ca 600 deltagare)? Finns det andra lösningar? (Lennart är för övrigt medveten om att det här inte direkt leder till innehållsdonationer, men det hjälper till med en attitydförändring inom ett område där han snart tror att det kommer till en tipping point.)
Flera projekt på gång, se även projekt nedan och bland andra Livrustkammaren och Hallwyllska.
- Inga förslag till förändringar föreligger (Ledningsrapport 2012-12).
- Fotomicke som är professionell flygfotograf i Luleå är intresserad av att göra en bilddonation.
Outreach
Utbilda lärare och GLAM-anställda
- Inga förslag till förändringar föreligger.
Rapport från Ylva Pettersson: Ylva är inbokad att föreläsa om Wikipedia i utbildning på BETTmässan i London i januari, på SETT i april och på Skolportens konferens i Malmö i mars.
Rapport från Ylva Pettersson: Projekt "Utveckla ortsartikel för att försöka uppnå utmärkt kvalitet" är i gång. I samråd med Sophie Österberg har Ylva Pettersson utarbetat en arbetsplan, som bl.a. utgår från att det är en pragmatisk lösning att erbjuda elever att få räkna insatser i en Wikipediaklubb som moment i lämplig kurs. Projektet beskrivs bl.a. i artikel i decembernumret av DIU.
Fråga från Lennart Guldbrandsson: John behöver ett svar på frågan om överflyttning av timmar. Som det ser ut nu har John jobbat upp alla arbetstimmar i projektet för 2012. Ska han sluta att jobba nu? Eller ska vi flytta över timmar från 2013 till i år? Eller går det att ta ut komptid under 2013 för timmar han jobbar in nu? När John anställdes gällde delvis andra regler för övertid och ett klargörande av hur tidsbudgeten för liknande stora projekt behövs därför. Dessutom har John jobbat över ca 120 timmar i år, eftersom CiviCRM (enligt Johns förståelse) inte räknar bort semester och annan ledighet. Hur gör vi med de timmarna? (Projektets behov är sådana att den största delen av arbetsinsatsen behövs göras under våren 2013 medan andra halvan av året inte har särskilt stora projektaktiviteter inplanerade.)
Önskemål från Lennart Guldbrandsson: Inför årsslutsredovisningen skulle Lennart behöva lite tid med Holger. Det finns vissa oklarheter vad gäller resebudgeten.
Styrelsen beslöt att:
- Holger tar kontakt med Lennart och reder ut frågan.
- Holger får mandat från styrelsen att ta beslut för hur timmarna ska fördelas.
Ingen rapport lämnad. Sophie har gjort ett bra blogginlägg på http://wikimediasverige.wordpress.com/2012/12/08/wikipedia-i-utbildning/
- Bengt presenterade lite kortfattat om ett nytt projektförslag med WMFI. Se Projekt:Nordiskt samarbete.
Styrelsen beslöt att:
- Projektet genomförs enligt förslag.
- I första hand tas budget från Chelha, i andra hand delegeras det till Holger att besluta om vilket konto som ska belastas.
Rapport från Jakob Hammarbäck: Nordisk årsbok är utskickade till de chapters som har haft adress angiven.
Möjliggörande
CRM och PUL
Rapport från Jan Ainali: Jan har haft kontakt med jurister. Det finns mindre punkter som behöver fixas till. Mail kan lagras och kopplas till CRM om det finns ett behov av att göra det, men bör inte göras automatiskt. Uppdrag ska ges till den blivande verksamhetschefen att anpassa policyn efter råden.
Justering av tidsfördelning på projekten
- Axels förslag angående timmar till Innehållsdonationer utskickat per mail godtas.
- Holger tar Axels fråga om timmar på Europeana Awareness i samband med den frågan ovanför.
Extern kommunikation
Aktivitetsplan
- Bordläggs.
PR-material
- Ska vi beställa lite mer saker? Förslag finns på Diskussion:Marknadsföringsmaterial. Diskussion om vilken inriktning detta ska ha.
Styrelsen beslöt att:
- 15 000 kr av budgeten kan beställas saker för.
- Jan genomför beställning.
Strategi, policy eller riktlinjer
Frågan bordlades vid mötet 2012-11-12 och förslaget har omarbetats av Mattias.
Styrelsen beslöt att:
- Riktlinjen för representation antogs. http://se.wikimedia.org/w/index.php?title=Riktlinjer_f%C3%B6r_representation&oldid=17172
Kollektivavtal
- Föreningen har blivit ansluten till kollektivavtalet mellan IDEA och Unionen.
- Försäkringar som krävs har också tecknats.
Framtidskonto
Styrelsen beslöt att:
- Stänga framtidskontot.
KPMG - Minimering av risker
- KPMG hade föreslagit att ändra möjligheten till bankutbetalningar till att två i förening kan betala ut.
Styrelsen beslöt att:
- Bankutbetalningar ska kunna göras av ordföranden, ekonomiassistent och kassör, två i förening.
Slut på året middag
Önskemål från de anställda: Att hålla en slut på året samt hejdå till Jakob middag. Detta är förslagsvis en möjlighet som ges årsvis till de anställda (alltså en årlig middag för de anställda), t.ex. istället för att ge presenter till de anställda som får barn, vilket verkar vara en del av vår policy i nuläget. En förändring av denna önskas till att istället årligen kunna erbjuda de anställda en gemensam middag till en kostnad av 150 SEK per anställd. Se Skatteverkets riktlinjer för vad man kan ge som julgåva, eller julbord utan att det förmånsbeskattas. Mycket trevligt om styrelsen och de anställda gör detta tillsammans.
Styrelsen beslöt att:
- Avsätta 150 kr/person för anställda och styrelsemedlemmar till en slutet-av-verksamhetsåret-fest.
Nytt kontor
Diskussion om kontoret på Ynglingagatan 19.
Styrelsen beslöt att:
- Vi förlänger kontraktet hos Skyddsvärnet månadsvis tillsvidare.
- Jakob försöker byta till rum 1 och 2.
- Jan meddelat Alferan att vi inte kan ta beslut före årsskiftet.
Kontorsutrustning
Styrelsen beslöt att:
- Uppdra åt Holger att köpa kontorsutrustning för 20 000 kr i samråd med de anställda.
Verksamhetsplanering 2013
"Tid och ort för mötet skall vara beslutad före årsskiftet och kommunicerad till medlemmarna i god tid före motionstiden utgår." Styrelsen beslöt:
- att fastställa datum, tid och ort för årsmöte: 9 mars 11:00, Stockholm.
- att godkänna Holgers förslag till dagordning.
- att skicka ut kallelsen innan jul, tillsammans med en julhälsning, årsboken och påminnelse om medlemsavgift.
- Jan skriver brevet.
- Holger fixar det tekniska med utskicket.
Flödesschema projekt
- Diskussion om att ta fram ett bättre flöde för hur en idé går till projektförslag, ansökningar och sedan till ett färdigt projekt. Styrelsen ansåg att det var en nyttig diskussion och att flödet kan förbättras.
Preliminär Verksamhetsplan och budget
Styrelsen beslöt att:
- anta en preliminär verksamhetsplan 2013 som gäller till årsmötet
- anta en preliminär budget 2013 som gäller till årsmötet
- antas tills vidare och ska anpassas till Baskontoplan snarast möjligt. Personalkostnadsbudgeten behöver förtydligas.
Projekt
Wiki Loves Monuments
Styrelsen beslöt att:
- Projektet bör arbetas in i verksamhetsplanen fram till årsmötet.
WLPA SE
Styrelsen beslöt att:
- Tävlingen ska genomföras i Sverige våren 2013. Ytterligare punkter finns i bilaga på styrelsewikin.
Rapport från Jakob Hammarbäck: Jakob träffade Brit Stakston som gärna ville hjälpa till med att öppna dörrar till detta projekt om hon kan.
Styrelsen beslöt att:
- Projektet kan genomföras under förutsättning att externa medel beviljas.
- Projektägare är Jan Ainali.
Styrelsen beslöt att:
- Styrelsen är positiv och ger Jan och Axel i uppdrag och mandat att formulera målsättningar för projektet som ska vara kopplade till verksamhetsmålen.
- Projektet kan genomföras utan extern stöd, men då med mindre budget.
- Projektägare är Jan Ainali.
Styrelsen beslöt att:
- Projektbeskrivningen behöver utvecklas med avseende på mål, genomförande (djup i stället för bredd) och aktivering av frivilliga.
- Projektägare är Mattias Blomgren.
Styrelsen beslöt att:
- Projektet kan genomföras under förutsättning att externa medel beviljas.
- Projektägare är Arild Vågen.
Styrelsen beslöt att:
- Projektet ska genomföras, även utan extern finansiering.
- Projektbeskrivningen ska kompletteras med Smarta mål, något som är mätbart med inriktning på vad pedagoger ska göra efter Skolforum.
- Projektägare är Harald Andersson.
Styrelsen beslöt att:
- Projektet kan genomföras utan extern finansiering, men då med mindre budget.
- Projektägare är Bengt Oberger.
Styrelsen beslöt att:
- Ge Arild och Axel i uppdrag och mandat att formulera målsättningar för projektet som ska vara kopplade till verksamhetsmålen.
- Projektet genomförs med egna medel.
- Projektägare är Arild Vågen.
Styrelsen beslöt att:
- Projektet genomförs med egna medel.
- Projektägare är Arild Vågen.
Styrelsen beslöt att:
- Ge Arild och Axel i uppdrag och mandat att formulera målsättningar för projektet som ska vara kopplade till verksamhetsmålen.
- Projektet genomförs med egna medel.
- Projektägare är Arild Vågen.
Projektet är till huvuddel finansierat av externa medel med en egeninsats på 50 000 kr. Styrelsen beslöt att:
- Projektet ska genomföras 2013.
- Projektägare är Jan Ainali
- John är projektledare inom ramen för Europeana Awareness.
- HR-gruppen får ansvar att rekrytera en person som kan genomföra projektet, i samråd med projektledare och projektägare.
Diskussion: Att ta fram en databas för offentlig konst hade, om inte pengar tilldelats från Vinnova, gjorts inom ramen för Europeana Awareness. Projektet kan således ses som en avlastning och minskat antal arbetsuppgifter i EA. Arbete med koordinering borde dock inte lyftas ut från EA utan det finns en samordningsvinst om det även fortsättningsvis leds av John som en del av hans befintliga arbetsuppgifter. Likväl finns ingen arbetstid för projektledning angiven i ansökan till Vinnova.
AVSLUTNING
Nästa styrelsemöte
Nästa ordinarie möte:
- Datum: 8 januari
- Tid: 19:00
- Plats: Distans/Kontoret
Extra möte för frågan om Verksamhetschef:
- Datum: 19 december
- Tid: 19:00
- Plats: Distans/Kontoret
Övriga frågor
HR-gruppen
Styrelsen beslöt att:
- Mattias Blomgren ingår i HR-gruppen för alla typer av tjänstetillsättningar.
Arbete inom strategiska områden
Styrelsen beslöt att:
- 10% av områdets budget används till kontinuerlig planering och utvärdering av verksamheten.
Inbjudan styrelsemöte WMNO, 14 december
Styrelsen beslöt att:
- Föreningen bekostar kostnader för flygbiljett och vid behov rimliga logikostnader för Bengt Oberger att närvara.
Information från Lennart
Rapport från Lennart Guldbrandsson: Lennart har just nu en serie upphovsrättsutbildningar i regi av Regionarkivet. Där finns också en advokat från den advokatfirma som Regionarkivet har anlitat under arbetet med Över minnesmuren. Lennart förmedlar gärna kontakten med den advokatfirman (Gärde Wesslau). Jan har haft en kort kontakt med byrån, några ytterligare åtgärder kommer inte vidtas.
Workshops och frivilliga
Bordläggs.
Rapportering från HR-utskottet angående rekrytering av verksamhetschef
- HR-utskottet rapporterade arbetet med rekrytering av verksamhetschef.
Styrelsen beslöt att:
- HR-utskottet får en budget för att slutföra rekryteringen.
Mötets avslutande
- Mötet avslutades.