Mötesprotokoll/Protokoll 2016-02-06

Från Wikimedia
Hoppa till: navigering, sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 8 mars 2016 kl. 18.59 (CET)
Justeringsman MariaArneng (diskussion) 8 mars 2016 kl. 15.44 (CET)


Tid
Lördag 6 februari 2016 klockan 10.30-17.00 på kontoret.
Närvarande
Mattias Blomgren, Maria Arneng, Karin Åström Iko, Brit Stakston, Bengt Oberger, Holger Motzkau, Kristina Berg, Anna Troberg (föredragande)
Frånvarande
Ylva Pettersson

INLEDNING

Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Val av justeringsman

  • Maria Arneng valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2014-06-15
  • Jan fick i uppdrag att se över backup-rutiner avseende elektroniska dokument inför framtiden.
    • 2014-08-24: Kansliet har undersökt möjligheterna med att köpa tjänst eller egen server. Kansliet sätter upp en kravspecifikation så kontrollerar Holger om det kan lösas på Glesys och FS-data.
    • 2014-09-20 Kravspec för backuprutiner har ej tagits fram än, planerat till efter FDC-ansökan.
    • 2014-10-13 Arbete för genomgång av hela IT-miljön påbörjad.
    • 2014-11-08: Pågår, möte ska planeras in med Holger och André.
    • 2014-12-08: En funktionell specifikation har tagits fram. En backupstrategi har påbörjats. Kravspecifikation på Cloudminne och dess organisation behöver tas fram.
    • 2015-01-23: Jan tar kontakt med Andreas för att sätta upp server för Drupal/CiviCRM med mailserver. Holger har uppdaterat till ny version av Drupal. Vi har nu tvåstegsverifiering. Mål är att detta är klart till nästa styrelsemöte.
    • 2015-02-23: Jan har haft kontakt med Andreas och en diskussion pågår nu mellan Holger och Andreas. Jan kontrollerar om någon kan sponsra med server.
    • 2015-03-22: Diskussion om teknisk specifikation pågår.
    • 2015-04-18: Tekniska specifikationen framtagen, diskussion med leverantör pågår, det ser positivt ut med sponsring.
    • 2015-05-23: Överens med leverantör, avtal skall skrivas och pressrelease publiceras. Tillgång till server beräknas kunna ske i nästa vecka.
    • 2015-08-23: Avtal skrivet. Server uppe! Frågan om backup-rutiner kvarstår.
    • 2015-09-19: Detta samordnas med dokumentplanen i oktober.
    • 2015-11-21: Inte klart då dokumentationsplanen inte är klar.
      • Styrelsen beslöt att ge Jan i uppdrag att kontakta Andreas angående etablering av OwnCloud på egen server, samt på sikt teckna avtal för underhåll av servermiljö.
    • 2016-01-11: Styrelsen gav förnyat uppdrag till verksamhetschefen att lösa serverfrågan.
    • 2016-02-06: Anna har fått en lista över vad vi har var från Andreas. Listan kommer att överlämnas till Ola N, som kan komma att hjälpa till. Offert kommer att begäras in. Konsolidering kommer att göras till en serverleverantör.
Från styrelsemötet 2015-03-22
  • Styrelsen gav Jan i uppdrag att dra igång arbetet med att ansöka om 90-konto.
    • 2015-04-18: Arbete pågår.
    • 2015-05-23: Arbete pågår.
    • 2015-08-23: Avvaktar ansökan till Postkodlotteriet.
    • 2015-09-19: Svar på ansökan till Postkodlotteriet förväntas i november.
    • 2015-11-21: Positivt svar, förhandling om projektbidragets storlek inleds.
    • 2016-02-06: Väntar på underskrift av avtal.
Från styrelsemötet 2015-08-23
  • Styrelsen beslöt att ta fram en finansieringspolicy för att visa på hur föreningen förhåller sig till olika typer av finansiärer, såväl offentliga som privata. Den skall även omfatta sponsring och eventuella logotyper på webbplatsen, samt konsultkostnader inom projekten. Det uppdrogs åt Mattias att ta fram ett utkast, som styrelsen fattar beslut om under hösten.
    • 2015-09-19: Avvaktar till kommande möte.
    • 2015-11-21: Frågan bordlades på grund av tidsbrist.
    • 2016-02-06: Se beslutspunkt Finansieringspolicy nedan.
  • Styrelsen beslöt att uppdra åt Jan att ta fram en dokumentplan inspirerad av exemplet och anpassad för föreningens verksamhet, senast till oktober. Karin kan utgöra bollplank.
    • Framtagande av systemdokumentation görs i ett följande steg, senast i december.
      • 2015-09-19: Skall vara klart till decembermötet.
Från styrelsemötet 2015-11-21
  • Styrelsen uppdrog åt Jan att förbereda julutskick och julgåvobrev.
    • 2016-02-06: Inget utskick hade gjorts.
  • Integritetspolicyn behöver uppdateras i början av 2016, bland annat till följd av ny personuppgiftslag.
    • 2016-02-06: Nytt EU-direktiv kommer i april. Därefter är det två års implementeringstid.
  • Styrelsen gav Mattias i uppdrag att färdigställa "Policy för en mångfald av perspektiv" till nästa styrelsemöte, samt bryta ut handlingsplanen ur policyn.
    • 2016-02-06: Utfört. Policyn antogs efter bearbetning 2016-01-11.
  • Styrelsen gav Mattias i uppdrag att sammanställa fråga om förmånsbeskattning, traktamente, med mera och till nästa styrelsemöte ta fram underlag för beslut och eventuella förändringar av policys och riktlinjer.
  • Styrelsen gav Holger i uppdrag att utreda frågan om föreningen som beskattningsbar person vidare och till nästa styrelsemöte ta fram underlag för beslut och eventuella förändringar av policys och riktlinjer.
  • Styrelsen gav Jan i uppdrag att kontakta revisorn beträffande revision och löpande granskning.
    • 2016-02-06: Möte med revisorn i nästa vecka beträffande offert, liksom genomgång inför årets revision. Offerter från andra revisionsfirmor begärs också in.
Från styrelsemötet 2016-01-11
  • Ekonomihanteringen mm
    • Anna rapporterade att hon börjat titta på frågan i samband med rekrytering av tekniker.
    • Maria hör med kontakter inom redovisning gällande rådgivning och årsredovisning.
      • 2016-02-06: Maria återkommer via mejl efter möte i veckan.
    • Styrelsen gav förnyat uppdrag till verksamhetschefen att lösa serverfrågan.
  • Årsmötet (Behandlas under Årsmöte 2016 nedan.)
    • Styrelsen beslöt att ge Anna i uppdrag att fundera över programpunkt utöver årsmötesförhandlingar.
    • Styrelsen beslöt att avsätta en pott för resesubventioner. Det gavs i uppdrag till Anna och Holger att fastställa totalsumma.
    • Styrelsen beslöt att ge Anna i uppdrag att begära in offerter från revisorer.
  • Styrelsen beslöt att stryka Jan Ainali som firmatecknare från firmateckningsordningen.
    • 2016-02-06: Uppdaterad firmateckningsordning skrivs under idag.

Rapportering från verksamhetschefen

Genomgång av checklistor

Projekt/budget 2015

Budgetuppföljning

Ledningsrapporter för projekt

Årsmöte 2016

  • Årsmöte 2016
    • Årsmötesordförande och sekreterare
      • Ordförande Karin Linder.
      • Uppdrogs åt Anna att söka efter sekreterare.
    • Programpunkter
      • Styrelsen diskuterade programpunkter/stämmotalare
    • Vision – ny formulering enligt förslag vid styrelsemöten 2015-05-23 och 2015-08-23. Styrelsen beslöt att lägga fram visionen som proposition till årsmötet:
      • Fri kunskap för en bättre värld. Att hjälpa människor och organisationer att skapa och bevara fri kunskap, och att göra den enkelt tillgänglig för alla.
    • Strategi
      • Styrelsen beslöt att komplettera strategin med ett område Möjliggörande enligt följande:
Möjliggörande
Föreningen ska vara kompetent. Föreningens arbete ska vara transparent. Föreningen ska sträva efter organisatorisk stabilitet.
Program Strategi Mål 2016
Möjliggörande Föreningen ska vara kompetent. M.1. Styrelsemedlemmarna ska sträva efter att kompetensutveckla sig inom relevanta områden och kanslipersonalen ska ges möjlighet att kompetensutveckla sig.
Föreningens arbete ska vara transparent. M.2. Föreningen ska aktivt arbeta med kommunikation till viktiga intressenter, så som gemenskapen, Wikimedia Foundation, allmänheten och opinionsbildare.
Föreningen ska sträva efter organisatorisk stabilitet. M.3 Föreningen ska verka för en bred och hållbar finansiering där ingen bidragsgivare överstiger 50 %, ett dubblat medlemsantal, öka volontärengagemanget med 20 % och ett 90-konto.
  • Budget 2016
    • Tas fram när årsredovisningen är klar.
  • Motioner: En motion (se länken) har inkommit.
    • Styrelsens yttrande: Styrelsen tackar för motionen, men frågan ligger utanför styrelsens och föreningens befogenheter.
  • Medlemsavgift 2017
    • Styrelsen beslöt att lämna medlemsavgifterna oförändrade för år 2017.
  • Kallelse: Utskick av kallelse enligt stadgarna minst fyra veckor före årsmötet.
  • Revision: Revisorerna skall enligt stadgarna senast fyra veckor före årsmötet av styrelsen få tillgång till samtliga handlingar som skall ligga till grund för revisionsberättelsen.
  • Praktiska saker: Fika. Kansliet kommer att ordna det.
  • Hållbara ekonomiska ramar för styrelsens befogenheter:
    • Max 50 % från en enskild finansiär.
    • Max inflationsuppräkning i FDC-ansökan
    • Max 25 % årlig ökning av verksamhetens utgifter jämfört med budget 2015.
    • Fokus/sträva efter ökning fria medel (donationer, organisationsbidrag, medlemsavgifter).
    • Budgetera med årligt överskott för att långsiktigt öka från minst 10 % till 20 % reserv.

Stadgerevision

  • Revidering av föreningens stadgar inför årsmötet 2016.
    • Stadgerevision 2016 har inletts och förslag på nya formuleringar finns framtagna. Beslut om förslag till årsmötet tas av styrelsen den 6 februari.
      • Styrelsen beslöt att lägga fram ändringarna som proposition till årsmötet.

Skatteregler

Fråga om förmånsbeskattning, traktamente, med mera.
Föreningen som beskattningsbar person

Finansieringspolicy

Lönesystem

  • Planera för behov av nytt lönesystem.
    • Bluegarden kommer att upphöra med tjänsten. Styrelsen beslöt att ta in utredning av framtida system i arbetet med en övergripande översyn av redovisningssystem etc.

Per capsulam beslut

  • Styrelsen har tagit per capsulam-beslut via e-post om att teckna kontrakt avseende Connected Open Heritage.

Personalfrågor

  • Anna har gått igenom hur det fungerar på kontoret. Istället för att anställa en ny kommunikatör kommer Anna att ta över kommunikationsuppgifterna och lägga en grund för kommunikationen. Istället läggs resurser på administration, samt att förtydliga och utöka ansvaret för Katya. En halvtid som kompletterar i ekonomiska och administrativa arbetet kan behöva anställas.

Övriga frågor

  • Offentlig konst. Anna informerade om aktuellt läge.
  • Önskemål om en träff mellan styrelsen och kansliet hade framförts av de anställda. Beslöts att en sådan hålls i samband med konstituerande styrelsemötet den 20/3 som lunchmöte.

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.