Mötesprotokoll/Protokoll 2012-09-23

Från Wikimedia
Hoppa till: navigering, sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Ainali (diskussion) 27 september 2012 kl. 23.26 (CEST)
Justeringsman Prolineserver (diskussion) 8 oktober 2012 kl. 22.29 (CEST)


Tid

23 september 10.00-15.00 på kontoret

Närvarande
  • På plats: Jan Ainali, Holger Motzkau, Mikaela Waxin, Arild Vågen, Bengt Oberger, Harald Andersson och Mattias Blomgren
  • Via Google hangout: Ylva Pettersson
  • Adjungerad: Jakob Hammarbäck och Lennart Guldbrandsson


INLEDNING

Mötets öppnande

Val av mötesordförande

  • Jan Ainali valdes

Val av justeringsman

  • Holger Motzkau valdes

Val av sekreterare

Protokollet skrevs gemensamt på Etherpad på denna länk: http://etherpad.wikimedia.org/WMSE-20120923

RAPPORTERING

Beslutsuppföljning

Beslut tagna per capsulam sedan senaste mötet

  • Beslut att följa utskottets förslag togs.

Gemenskapens projekt 2012 Internationella bekantskaper

  • beslut att följa utskottets förslag togs

Justering av tidsbudget efter Sophies anställning

  • Arbetstid av Axel, John och Sophie justerades.

Gemenskapens projekt 2012 Effektiv fotosafari

  • Beslut att följa utskottets förslag togs.

Gemenskapens projekt 2012 Bok & Bibliotek

  • Beslut att följa utskottets förslag togs.

Ansökan .SE SFI

Ansökan .SE QRpedia

Ansökan .SE CatApp

Gemenskapens projekt 2012 Fornminnesjakten

  • Beslut att följa utskottets förslag togs.

Strategiarbete

  • Beslut har ej tagits än.

Möte 2012-06-09

  • Strategi om vi får väldigt mycket förfrågningar från GLAM-organisationer: Axel ansvarar för att ta fram ett beslutsunderlag till styrelsen för en sådan strategi till nästa styrelsemötet.
  • Jakob ska inkomma med en rapport om hur fundraisingarbetet hittills har gått senast den sista juni.
  • Före styrelsemöten ska en arbetsplan med prioriterade arbetsuppgifter för kommande månad lämnas till styrelsen. Den ska innehålla mål och nödvändiga resurser.
    • En vecka till ges till att författa planen för september. Varje anställd ställer upp sina mål för månad och vad som väntas hinna med. Detta för att förtydliga för styrelsen och i rapporten. Även projekt WikiSkills ska inkomma med en rapport varje månad.
      • Plan med mål, behövda resurser och planerad arbetstid färdigställs innan 1 oktober.
  • En kvalitetsrapport av den detaljerade planen skall skrivas nästkommande månad.
    • Mikaela får ytterligare en vecka på att ta fram rapportmallen.
      • Mallen avser rapportering efter avslutat projekt, inte utvärdering av varje månad.
      • Mikaela får ytterligare en vecka på att ta fram rapportmallen.
  • Alla resor som görs betalda av föreningen ska summeras i en reserapport. Bengt tar fram en mall för denna.

Möte 2012-08-26

  • Arbetsplan med målsättningar fram till Wikimania+resultat
    • En arbetsplan finns, men saknar tid och mål. Framför allt målen är viktiga.
  • Arbetsplan augusti, arbetsplan september.
    • Ska tas fram inom en vecka.
    • Enligt föregående punkt.
      • Se ovan om oktober.
  • Bidrag till Wiki Loves Monuments
    • Faktura har skickats till .Se
    • Inga övriga har hittats än.
      • Inget ytterligare att rapportera.
  • Bidrag till filmprojekt
    • Kontakt har tagits med Ung Media, de är öppna för att stå som medansökande på en projektansökan till ännu okänd mottagare.
      • Ingen ansökan har gjorts.
  • Status Nikon Professional Service
    • Ingen kontakt har lyckats etablerats.
      • Inget att rapportera.
  • Dokumentation hur bokföringsrutiner i civiCRM är.
    • Har påbörjats. Skärmdumpar och vidare detaljer kommer att läggas till. Skall vara klar innan 8 september inför möte med KPMG.
      • Möte med KPMG har hafts. Holger och Jakob deltog. Det första utlåtandet var att det såg bra ut.
  • Dokumentation hur löneutbetalningar går till.
    • Har påbörjats. Skall vara klar innan 8 september inför möte med KPMG. Det första utlåtandet var att det såg bra ut.
      • Möte med KPMG har hafts. Holger och Jakob deltog.
  • Dokumentation rutin för dokumentation&kontroll innan/efter lån av teknik.
  • Ny tidrapporteringsmodul se (tid.wikimedia.se)
    • Saknas frånvarokoder för tex Tjänstledighet. Holger bygger.
      • Klart.
  • Organizational best practices
    • Jakob skall till nästa styrelsemöte [2012-08-26] kartlägga vilka krav vi redan uppfyller, och föreslå åtgärder och rutiner som behöver anpassas/sättas upp.
  • Strategiarbete
    • Jan ansvarar för att ta fram utkastet.
      • Utkast finns klart.
  • Resepolicy
  • PUL
    • Jan tar kontakt med samma jurist som hjälpte oss med fundraisingavtalet för rådgivning.
      • Har ej gjorts.
      • Görs innan 14 oktober.
  • Öppna se.wikimedia.org
    • Vi begär att den öppnas för alla med konton.
      • Den är öppnad.
  • Extern kommunikation
    • Axel bloggar om vårt samarbete med Centralmuseernas samarbetsråd i Wikimedia Foundations blogg.
      • Ej klart.
    • Vi gör en satsning på att bli mer synliga internationellt.
  • Justering av arbetstidsbudget
    • Tas i samband med augusti- och septemberplanen.
  • Arbetskläder
    • Beslut om en maxbudget för profilkläder om 1 000 kr per person.
      • Fråga om förmånsbeskattning har pausat detta.
      • Det blir frivilligt för anställda att beställa. Förmånsbeskattning kommer att ske.
  • Tryck av material. Förslag att trycka nytt av dessa.
    • Broschyren Wikipedia är helt slut. Vi uppdaterar broschyrens kända fel under kommande två veckorna och beställer sedan 1000 stycken.
      • Uppdatering påbörjad.
    • Vitboken finns det bara några få exemplar kvar av. När broschyrens kända fel är uppdaterade kan 250 stycken beställas.
      • Planering för version 2 har påbörjats.
    • Vi har beställt 40 stycken "How professors use Wikipedia" och fått källfilerna. Vi beställer tryckning av ytterligare 500 stycken på engelska.
      • Ej beställt.
  • Skyddsvärnet - anställningarna
    • Vi ger ett motförslag till Skyddsvärnet där vi erbjuder något istället för att underteckna ett åtagande.
      • Ärendet bordläggs.
  • Gemenskapens projekt
    • Vi ska göra en satsning på att hitta ersättare i utskottet så att de blir fyra.
      • Riktade förfrågningar har gjorts, en person har tillkommit.
      • Arild fortsätter arbetet.
  • Praktikanter / studenter
    • Beslut om att erbjuda Sophie Österberg en projektanställning oktober till och med december.
      • Anställningsavtal undertecknad.
    • Vi utlyser en halvtidsanställning för en ekonomiassistent till och med sista februari 2013.
      • Tjänstebeskrivning klar, tas upp i punkt nedan.
  • Statistikverkyg
    • Det ska utlysas som ett examensarbete med en maximal budget på 5 000 kr. Holger ansvarar för det och kan ställa upp som handledare.
      • Examensarbete utlyst.
      • En ansökan har inkommit.
  • Wikipedias skolprogram
    • Beslut att bjuda in Wikimedia Foundation att hålla en inspirationsföreläsning för frivilliga i samband med FSCONS i första hand och vid en annan tidpunkt i andra hand. Axel ansvarar för att ta kontakt.
      • Wikimedia Foundation kommer inte.
      • Eventuellt kommer WMDE istället.
    • Projekt:Wikipediavänlig skola - Sophie fortsätter att utveckla idén.
      • Något vidareutvecklat utkast finns nu.
      • 21 eller 22 oktober tar Ylva möte med Sophie.

Kansliets arbete

  • Jakob rapporterar om kansliets arbete sedan sista styrelsemötet.
  • Sophie har avslutat praktikplatsen.
  • Vi skriver ett veckobrev till alla som är aktiva.

Status projekten

Teknikpool

Genomförda inköp:

  • 16 GB minneskort till Zoom H4N
  • Minneskortläsare
  • 2 st bärbara datorer

Utlån som är genomförda i år: 24 st, planerade 7 st till oktober.

Årsbok

  • Lennart har gjort klart copy på text.
  • Vi har fått en offert på layout om 4000 kr plus moms. Arbetet kan göras i början av oktober.
    • Beslut att den offerten kan godtas, och beställning kan göras.
    • Beslut att Holger kan beställa tryckning enligt kvarvarande budget.

FSCONS

  • Lars kontaktad och erbjuden resebudget.
  • Holger bjuder in andra chapters.

WLM

  • Pågår.
  • Vissa tekniska problem finns för fornminnen.

Wiki Skills

  • En professor i pedagogik i Karlstad, Christian Lundahl, har tagit kontakt med Ylva. Kontakt förmedlas till projektet.

Europeana Awareness

  • Den finansiella halvårsrapporten är inskickad.
  • Rapport på planerade GLAM-event inskickad. Kommer att delas till styrelsen.
  • I april nästa år kommer en stor konferens att arrangeras av oss, Regionarkivet i Göteborg och Länsstyrelsen i Västra Götaland, i Göteborg.

Examensarbeten

  • Pengar överförda till Kvalitetsundersökning.
  • Användarundersökningar har fått godkännande från KTH, arbetsplan ska tas fram.

Styrelseutbildningar

VERKSAMHETSPLANERING

Verksamhetsplan 2013

  • Jan, Arild och Holger bildar ett arbetsutskott som får mandat att skicka in ansökan till WMF när arbetet är klart.

Strategi

Beslut om att tills vidare arbeta efter denna version http://se.wikimedia.org/w/index.php?title=Strategi&oldid=13748 och att lämna in den till årsmötet för fastställande samt till Wikimedia Foundation för ansökan om bidrag.

Möjliggörande

Organisationsutveckling

Riktlinjer för trevliga möten

  • Punkten bordlades.

PUL

  • Jan får i uppdrag att ta kontakt med jurister före 14 oktober.

Föreläsningsvärdering

  • Inget vidare arbete med denna görs tills vidare. Ses som ett hjälpmedel för beslut.
  • En lista om förfrågningar om föreläsningar bör skapas.

Extern kommunikation

  • Mikaela tar fram en aktivitetsplan som är klar 4 oktober.

Överordnade/närmaste chef

  • Ordförande är linjechef för alla anställda och närmaste kontakt för arbetsmiljöfrågor, arbetstider lönefrågor, personlig utveckling och liknande.
  • Om ordförande är otillgänglig (på grund av till exempel sjukdom eller resa) är kassören tillförordnad.
  • Genom vår matrisorganisation med projekt kommer det dagliga arbetet att beslutas om av styrelsen utsedd projektledare.

Delegering av beslutsrätt enligt resepolicy

  • Alla av styrelsen utsedda projektledare har rätt att besluta om alla resor i Europa inom den egna resebudgeten (även sina egna).
  • Ordförande har rätt att besluta om alla resor.

Policy för intern representation

  • Jakob och Bengt tar fram ett utkast på en policy.

Betalkortspolicy

Beslut om att denna version gäller tills vidare.

Tjänstebeskrivning ekonomiadministratör

  • Tjänstebeskrivning fastslogs.

Utbildningsmaterial

Beslut att köpa in nedanstående litteratur:

Kansliets arbete

  • Beslut om arbetsplan oktober
    • Bordlades.
  • Justering av arbetstidsbudget
    • Förslag om justering av arbetstidbudget inför sista kvartalet skall inkomma innan 1 oktober.

Personalplanering 2013

  • Diskussionspunkt.

AVSLUTNING

Nästa styrelsemöte

I slutet av oktober, tid bestäms per epost.

Övriga frågor

Femårsjubileum

  • Axel får två arbetsdagar för att ordna pressaktiviteter och en budget på 10 000 kr. Samordning sker med Mikaela.

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.