Mötesprotokoll/Protokoll 2022-04-24

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 30 april 2022 kl. 20.51 (CEST)
Justerare JONSSSVE (diskussion) 30 april 2022 kl. 09.31 (CEST)Svara[svara]


Tid
Söndag 24 april 2022 klockan 10.30–16.30 på kontoret.
Närvarande
Mattias Blomgren, Sven-Erik Jonsson, Sofie Jansson, Brit Stakston (t.o.m. kl. 14.30), Olle Terenius, Bengt Oberger, John Andersson (föredragande)
Frånvarande
Ylva Petterson, Johanna Berg, Per Hasselberg

Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Val av justerare

  • Sven-Erik Jonsson valdes.

Presentation av styrelsens ledamöter

  • Olle T hälsades välkommen och alla närvarande presenterade sig för varandra.

Styrelsens arbete/Schema för styrelsemöten

  • Styrelsen beslöt att hålla följande styrelsemöten under verksamhetsåret:
    • Söndag den 22 maj klockan 10.30–16.30 på kontoret
    • Tisdag 21 juni klockan 19.00–20.30 (online)
    • Lördag 27 augusti klockan 10.30–17.00 på kontoret
    • Lördag 1 oktober klockan 10.30–17.00 på kontoret, söndag 2 oktober workshop klockan 10.30–12.30, möte/social aktivitet med kanslipersonalen klockan 12.30–16.00.
    • Lördag 19 november klockan 10.30–17.00 på kontoret
    • Lördag 21 januari 2023 klockan 10.30–17.00 på kontoret
    • Torsdag 16 februari 2023 klockan 19.00–20.30 (online)
    • Lördag 18 mars 2023 klockan 10.30–17.00 på kontoret
    • Lördag 22 april 2023 – årsmöte
    • Söndag 23 april 2023 – styrelsemöte
  • Inget styrelsemöte hålls i juli, september och december.
  • Plats för årsmötet 2023: Preliminärt Stockholm
  • Ämnen att behandla på styrelsens möten och revidering av årscykeln diskuterades:
    • Workshopen i oktober: "Vilka är vi som förening? – Värde och värdeskapande internt/externt"
    • Policyer revideras
    • Politiskt påverkansarbete (tas upp under våren)
    • Deltagande i förfrågningar från WMF (tas upp under våren)
    • Verksamhetsmål (tas upp under våren)
    • Föreningens förbättringsarbete: Vilka rapporter vill styrelsen ha?
    • Punkten om mångfaldsrapporten tas bort ur årscykeln och arbetas in i mångfaldsarbetet.
    • Riskanalys hanteras inom Sårbarhet/Hållbarhet.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

Projekt/budget 2021

Budgetuppföljning

  • Diskuterades inte.

Ledningsrapporter för projekt

Rapportering från verksamhetschefen

  • Rapport hade skickats ut till styrelsen inför mötet. John redogjorde, samt svarade på frågor.
Ansökningar
  • Ny version av ansökan till Postkodstiftelsen för Wikipedia för hela Sverige tas fram med start vecka 17.
  • Ny ansökan till Allmänna Arvsfonden för Wikispeech börjar utvecklas.
  • Avtal med Nordiska museet för konsultarbete inom ett digitaliserings- och massuppladdningsprojekt tas fram de kommande veckorna.
Viktiga händelser
  • Arbete med bokslutet för 2021 har färdigställts.
  • Arbete med förvaltningsberättelse 2021 har färdigställts.
  • Verksamhetsberättelse 2021 har färdigställts.
  • Verksamhetsplan 2022 har färdigställts.
  • Budget för 2022 har färdigställts.
  • Verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar 2023 har färdigställts.
  • Impact report till Wikimedia Foundation har färdigställts.
  • En rapport över föreningens miljöpåverkan har färdigställts.
  • Vi har flyttat in till nytt kontor.
  • Årsmötet och Wikipediadagen har genomförts.
  • Expertkommittén för Helpdesk har etablerats med de tre första medlemmarna från den internationella Wikimediagemenskapen. De kommer att ta fram ett förslag på ytterligare experter att bjuda in samt hantera den första förfrågningen vi fått in.
  • Diskussioner med Wikimedia Foundation och WHO om en kommande Wikimedian in Residence.
  • Arbetet med den regionala hubben Wikimedia Europe går framåt och fokuserar för närvarande helt på stadgar etc.
  • Vår ansökan om att delta på Stockholm+50 har godkänts
Kommande händelser
  • Sammanställning av intervjuerna med Wikimediaföreningar om hur de arbetar med innehållspartnerskap kommer snart att färdigställas.
  • En ny version av Wikipedia för hela Sverige tas fram och avtal skrivas med Postkodstiftelsen.
  • Fortsatt arbete med policy för distansarbete sker baserat på initial feedback.
  • Stödjande dokument för föreningsengagemang kommer att utarbetas.
  • Arbete med att utveckla nya måltal fortsätter.
  • En mer omfattande kommunikation om vår Helpdesk samt expertkommittén sker. Det första praktiska stödet kommer att färdigställas.
  • Flera Wikimedian in Residence-roller kan komma att organiseras hos FN-organ och vi planerar för hur detta kan ske mer strukturerat och inkludera stöd från andra Wikimediaföreningar. Diskussioner med flera föreningar sker kommande veckorna.
  • Fortsatt planering med Nordiska museet om större digitaliseringsprojekt. Avtal diskuteras vecka 17.
  • Presentation på Biblioteksdagarna.
  • Diskussioner i Bryssel med WMF om ansvarsfördelning och samverkan runt politisk påverkan.

Placeringstillgångar

  • En PM om de testamenterade medlen i enlighet med placeringspolicyn hade tagits fram och Mattias redogjorde för den. Det konstaterades att aktiernas andel av placeringstillgångarna ligger i övre gränsen (satt till 60 %) för aktierelaterade svenska instrument.
  • Styrelsen beslöt:
    • att behålla aktierna och inte göra någon försäljning,
    • att utdelningen från aktierna skall överföras till verksamheten,
    • att avstämning av aktiernas andel av placeringstillgångarna ses över en gång om året, då aktiernas värde varierar.

Policyer

Styrelseutbildningar

  • Informerades om möjliga utbildningar för styrelseledamöter, till exempel hos Grant Thornton.

Personalfrågor

  • Redogjordes för i verksamhetschefens rapportering.

Övriga frågor

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.