Projekt:Organisationsutveckling 2019

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök
<< 2018 | 2020 >>

Kort projektbeskrivning

Projektet syftar till att förbättra organisationens verksamhet och effektiviteten i arbetet. Detta sker genom riktade aktiviteter mot identifierade flaskhalsar.

2019: Vi kommer utveckla vårt arbete runt en ekonomisk hantering i våra projekt, av ett förbättrad effektivitet i vårt programmatiska arbete, utveckla vårt arbete med frivilliga i våra projekt, stärka vår medlemsbas och kommunikationen med dem om vårt arbete, förbättra anställdas kapacitet, säkra våra tekniska system som våra projekt är beroende av samt säkerställa att våra policies är i linje med våra behov i projekten (övrigt policyarbete sker utanför projektet).

Tidplan

Ekonomi

Datum Aktivitet Kommentar Phabricator

WMSE-Organisational-Development-2019

Jan. Ekonomi: Rapport med en Root Cause Analysis gällande våra ekonomiska problem publiceras Rapporten återfinns här.
Maj-jul. Ekonomi: 90-kontoansökan skickas in efter årsmötet 90-kontot godkändes.
Mar.-dec. Ekonomi: Utveckling av partnerskap med Wikimedia Foundation Vårt partnerskap fördjupades markant under året med flera olika team där.
Aug.-dec. Ekonomi: Ökning av antalet donationer Ökningen uteblev och kvarstod på ungefär samma nivå som tidigare år. Förberedelser för att förenkla donationer under 2020 pågick.
Dec. 2019-apr. 2020 Ekonomi: Ansökan om att bli förmånstagare för Postkodlotteriet Ansökan öppnade först i januari 2020. Vi förberedde oss bl.a. genom 90-kontot samt genom att bli medlem i Giva Sverige och med att etablera våra kommunikationskanaler ytterligare.
Feb.-aug. Ekonomi: Förbättring runt organisationsmedlemskap och -sponsring Diskussioner och förberedelser runt sponsring skedde inför Wikimania. Huvudsakligen etablerade vi principer runt partnerskap med myndigheter för att dra in finansiering.

Programmatiskt

Datum Aktivitet Kommentar Phabricator

WMSE-Organisational-Development-2019

Jan., mar.-apr. Programmatiskt: Utöka antalet anställda Personalstyrkan ökade inte i faktisk storlek då vi hade ett par personer som slutade under året. Under sista kvartalet förbereddes nyanställningar av tre personer vilka avslutades i januari 2020.
Jan.-dec. Programmatiskt: Stärkt koppling till Globala målen och i förlängningen till biståndssektorn och internationella organisationer Positionering sker genom FindingGLAMs, WikiGap, Wikimania och Wikipedia-dagen. Detta arbete bedöms som mycket framgångsrikt och vi har sett ett ökat internationellt engagemang inom detta område efter Wikimania. Inom ramen för projektet Kunskap i krissituationer 2019 har vi initierat samarbeten med andra civilsamhällesorganisationer verksamma inom detta område.
Feb.-dec. Programmatiskt: Ökat internationellt arbete (WikiGap, FindingGLAMs, Wikispeech, Wikimania, Wikimedia Northern Europe Meeting) Detta har skett på ett positivt sätt och vi ser ett utökat intresse från flera organisationer utanför Sverige som vill arbeta med oss, både innanför och utanför Wikimediarörelsen.
Mar.-dec. Programmatiskt: Positionera oss som viktig aktör inom öppna lärresurser (OER) inom Wikipedia i Utbildning På grund av personalförändringar kunde detta inte genomföras som planerat.
Sep.-dec. Programmatiskt: Centre of Excellence för GLAM-arbete Ett intensivt arbete för att lägga grunden för detta genomfördes och vi säkrade över 1,5 miljoner för arbete fram till mitten av 2020.

Volontärer

Datum Aktivitet Kommentar Phabricator

WMSE-Organisational-Development-2019

Jan.-feb. Volontärer: Förenklad ekonomisk rapportering för volontärer En förenklad redovisningsmall togs fram.
Feb.-jun. Volontärer: Ta fram volontärstrategi Huvudsakliga arbetet sker inom ramen för projekten Wikimania 2019 och FindingGLAMs 2018. En strategi för evenemang togs fram och nyttjades framgångsrikt under Wikimania 2019. Stora delar bedöms kunna återanvändas för en generell volontärstrategi som tas fram under 2020.
Feb.-dec. Volontärer: Publicering av volontäruppgifter på olika platser Detta skedde i mindre omfattning än vad som ursprungligen planerades på grund av oförutsedda personalförändringar.
Feb.-dec. Volontärer: Utökat stöd till lokala volontärgrupper Huvudsakliga arbetet sker inom ramen för projektet Stöd till gemenskapen 2019.
Mar.-aug. Volontärer: Fortbildningsmaterial och -kurser för volontärer Huvudsakliga arbetet sker inom ramen för projektet Stöd till gemenskapen 2019.

Medlemmar

Datum Aktivitet Kommentar Phabricator

WMSE-Organisational-Development-2019

Mar.-dec. Medlemmar: Nytt regelbundet nyhetsbrev lanseras Huvudsakliga arbetet sker inom ramen för projektet Föreningsengagemang 2019. Tre nyhetsbrev skickades ut under året.
Aug.-dec. Medlemmar: Medlemsvärvningskampanj med kommunikationsbyrå designas och pilot genomförs Huvudsakliga arbetet sker inom ramen för projekten Wikimania 2019. Kampanjen färdigställdes under året och lanseras i slutet på januari 2020. En kampanj för att öka antalet följare på Facebook och Instagram genomfördes i december 2019.

Policies och stödjande dokumentation

Datum Aktivitet Kommentar Phabricator

WMSE-Organisational-Development-2019

Jan. Policies och stödjande dokumentation: Lansering av Handbok för anställda Handboken lanserades under året.
Feb.-apr. Policies och stödjande dokumentation: Guider till personalen för hur vi förmedlar konsultarbete till företag Detta arbete intitierades men avslutades inte under året.
Feb.-apr. Policies och stödjande dokumentation: Guider runt jävssituationer för personalen Detta arbete initierades men avslutades inte under året.
Feb.-dec. Policies och stödjande dokumentation: Genomgång av policies och riktlinjer för föreningen för enhetligt format En förslag på enhetlig struktur togs fram av kansliet och antogs av styrelsen. Genomgång  av existerande policies påbörjades och nya policies följde det nya formatet.
Feb.-dec. Policies och stödjande dokumentation: Utveckling av guider för att bidra till Wikimediaplattformarna och våra projekt En onlinekurs togs fram inom ramen för projektet Wikipedia i biblioteken 2019.

Fortbildning av personal

Datum Aktivitet Kommentar Phabricator

WMSE-Organisational-Development-2019

Feb.-jun. Fortbildning av personal: Utbildning för verksamhetschef Flera utbildningar genomfördes
Mar.-apr. Fortbildning av personal: Utbyte i Tyskland för konferensgeneral Genomfördes i samband med Wikimedia Summit
Mar.-jun. Fortbildning av personal: Projektledarutbildningar Kunde ej genomföras som planerat under året då utbildningsansvarig saknades efter att personal slutat. Flertalet i personalen genomgick andra separata utbildningar.
Sep.-dec. Fortbildning av personal: Utvecklare på utbyte i Tyskland Planerades in under januari 2020, på grund av begränsningar både hos oss och Wikimedia Deutschland

Tekniska system

Datum Aktivitet Kommentar Phabricator

WMSE-Organisational-Development-2019

Feb.-apr. Tekniska system: Ny webbplats baserad på WordPress (med integrerad blogg) Webbplatsen lanserades under året enligt plan. En hel del arbete skedde runtomkring för att samtidigt minska teknisk skuld inom angränsande områden.
Jan.-dec. Tekniska system: Överlappande kompetens bland tekniker Flertalet insatser skedde för att säkerställa detta och för att dokumentera vårt arbete internt.
Apr.-sep. Tekniska system: Nytt donationssystem En kravspecifikation sammanställdes och ett flertal möten skedde med Wikimedia Foundations fundraising team för att koordinera arbetet.


Samarbetspartners

Se även

Projektdata

Projekt nr. 196101 Ansvarig John
Projektstart 2019-01-01 Projektslut 2019-12-31
Finansiär Budget
FDC 100 000
Interna mål
  • M.1a - Styrelseutbildning för 9/8 stycken.
  • M.1b - Kansliutbildning för 9/9 stycken.
  • M.3.2 - Överlappande kompetenser ökas. 
Lägesrapport: 
Uppdaterad senast STATUS Button Icon White.svg
Utförda aktiviteter Måluppfyllnad

2019-11-20

  • Rapport med en Root Cause Analysis gällande våra ekonomiska problem publiceras.
  • 90-kontoansökan har genomförts.
  • Ansökan för medlemskap i Giva Sverige pågår.
  • Ett partnerskap med Wikimedia Foundation har utvecklats.
  • Koppling till Globala målen har skett.
  • Lansering av Handbok för anställda har skett.
  • Framtagande av enhetligt format för policies har skett.
  • Flera i personalen, inklusive verksamhetschefen, har genomgått fortbildning av olika slag.
  • En ny webbplats har lanserats.
  • Kriterier för ett nytt donationssystem har tagits fram.
  • Upprensning av personuppgifter som en del av GDPR-arbetet har skett.
  • En förenklad blankett för redovisning av utlägg har tagits fram.
  • Arbete med att förenkla hanteringen av föreningens verifikat pågår.
  • M.1a - Styrelseutbildning har genomförts för 1 stycken i styrelsen.
  • M.1b - Kanslieutbildning har genomförts för 6 stycken i personalen.
  • M.3.2 - Överlappande kompetenser har ökat.
Viktigt nästa månad Öppna huvudsakliga problem
Aktuell kostnad Dragna erfarenheter
För aktuella kostnader se Ekonomiska rapporter 2019.
Kommentar från verksamhetschefen